水文档案信息电子化研究

刘 伟，吴志敏，刘晓玲

（1.吉林省水文水资源局白城分局，吉林 白城 137000；2.吉林省畜牧业学校，吉林 白城 137000）

1 现状

1）水文档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性，各自开发的软件不能互用，缺少一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统。由于信息不能互调，就不能及时利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，因而制约了档案信息电子化的进程。

2）在水文档案信息系统和网络建设上，形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3）标准化、规范化工作有待提高。水文档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，档案自动化工作尚无统一标准，这也制约了水文档案信息工作电子化。

4）档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

5）档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从水文系统档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用。

2 发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

3 水文档案信息电子化的益处

1）可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆（室），对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2）水文档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。

3）水文档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，既扩大了社会影响，又拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

4）做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

5）水文档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求。

4 实现水文档案信息电子化需解决的问题

1）解决好水文档案电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

2）要掌握先进的数字化技术，选择好建库软件，做好水文档案的著录和标引工作，按照档案数据标准，统一著录项目，统一著录格式，统一检索语言，规范制作数据，规范检索标识，提高档案数据检索的准确性和完整性，使利用者可以迅速准确、多途径、多角度地对数据库中的信息进行检索。

3）要做好水文电子文件归档和管理工作，为信息资源开发奠定基础。在收集归档中，要注意电子档案的系统性、完整性、真实性和有效性。

4）要和归档人员密切配合，做到多渠道、全方位地收集各种水文电子文件材料。理顺关系、分清各环节的职责范围，并采取考核、检查、监控等措施防止电子文件分散在各个部门，杜绝“各自为政”的现象。