浅析高校院系资料室的建设

徐佑敏

(重庆文理学院化学与环境工程学院，重庆 永川 402168)

长期以来，高校院系资料室工作常常不被重视，资料管理工作的滞后影响了其服务质量，大大降低了资料的利用率，阻碍了其功能的发挥.随着我国高等教育的发展，高校招生规模不断扩大，在校人数逐年增加，加之院校合并，高校图书馆的压力也随之增大.为缓解图书馆的压力，高校院系资料室存在的必要性、不可替代性及它的科学性、专业性就日益显现出来［1-2］.随着网络、信息技术的迅猛发展和图书、情报事业的不断进步，加强高校院系资料室建设，充分发挥其功能，更好地服务于教学、科研工作，值得我们认真研究和探讨.

1 院系资料室的任务

高校院系资料室，主要任务是收集、整理和研究与本院系有关的专业文献情报，并为院系的教学、科研提供服务.

1.1 专业文献信息的收集

文献信息的收集是资料室的主要任务之一.院系文献信息具有很强的专业性，收集时应把握其实用性、完整性、连续性，以及科学性原则.资料的收集范围可适当放宽，增加信息量.既保证专业资料的相对集中，又兼顾对辅助材料的需求.

1.2 系统资料的整理

资料整理是资料室管理工作中一个十分重要的组成部分，也是管理过程的高级阶段，它是对资料进行再利用或二次开发(亦可将它们作为大型数据库里的专题库使用).我们要从根本上改变过去资料管理工作只注重收藏、管理，而不生产信息产品的运作模式，从而提高服务层次，拓宽服务项目［3］.这主要包括:(1)专题资料整理:即根据需要确定一个主题，通过各种渠道收集大量有关信息重新排列组合，形成有序文献;(2)网络信息整理:是通过网络采集大量文献信息，加以分析研究，重新分类入库;(3)资料整理工作具有很好的市场发展前景，它可以独立成书，也可制作成电子读物或以网络信息的形式发布.

1.3 数据库、网站建设

随着计算机信息和互联网技术的飞速发展，高校院系资料室要充分利用自身特点和优势，将网络、数据库技术引入资料管理工作，提供方便、快捷的查询、传输，从而达到资料的有效利用.

2 院系资料室的特点

2.1 特定的读者群

在科学技术高速发展的时代，知识更新的速度非常之快.高校教师和科研人员需要及时得到信息并有选择地获取自己最需要的新知识，掌握新的科技动态，更好地进行教学和科研.院系资料室面对的主要是本院从事理论研究和实践教学的科研人员和教师以及部分高年级学生，其整体文化层次高.他们要求图书资料必须具有一定的学术水平和专业特色.他们在阅读兴趣、阅读需要、阅读能力上，也往往比一般读者要高出许多［4］.这种高层次文化结构的读者群，对院系资料室文献服务提出了更高的要求.

2.2 专业性强

高校院系资料室是专为各院系教学、科研服务的文献信息资源供应机构，它收集、保管的文献信息资源与本学科结合紧，内容专、深.专门为教学、科研提供直接有效服务的场所，专业性就是院系资料室的特殊本质属性.这是由它的服务对象及需求特点决定的.院系资料室服务的对象具有一定的专业特长和研究能力，都带有较明确的教学和科研目的，长时间从事专业性很强的科研工作，培养了这个读者群独特的阅读心理.所借阅的文献资料针对性很强，往往关注那些与他们的专业接近的文献情报资料.

2.3 针对性强

由于资料室设置在各院系，与教学科研一线接触多，便于及时了解本院系师生的需求，尤其与教师专业工作岗位联系密切，可以尽快掌握最新的科研成果，把握本专业学科或专题研究轨迹、动态、热点、争论的焦点、不同的学术意见、发展方向、尚需深入研究的课题等，有选择地将教学、科研项目中亟待解决的问题作为服务内容.

3 院系资料室的功能

3.1 弥补图书馆的不足

高校图书馆的藏书量大，涉及的专业面广，但在经费有限的情况下，考虑到文献资料的利用率，常常采取有选择性的收藏.一般来说，图书馆收集的资料大多注重广泛性和多样化，对一些专业资料的收藏，由于受到种种条件的限制，其收藏数量还不能尽如人意.该类资料对专业发展、学科学位建设又是非常重要的.院系资料室可以弥补图书馆在这方面的不足，在院系的教学、科研服务中发挥很好的作用［5］.

院系资料室收藏有规模大、门类齐全、功能完备的专业文献资料.在学科强项形成的同时，资料室文献也成为不同级别的学科文献保障体系.为学院学科建设、专业设置、课程开发、学位建设等制定规则和文件提供信息和决策咨询，为学院与兄弟院校交流、学习提供支撑.

3.2 服务教学、科研

在教学过程中，学院的教师和学生经常需要大量的参考文献资料和科学发展前沿新信息，院系资料室可利用丰富的信息资源为学院师生教学、科研、自修提供服务.资料室应积极深入了解教师和学生的需要，开发资料现有资料信息，优化藏书结构，多方面满足师生要求.资料室人员应主动与有关科研人员合作，了解他们的要求，利用现有资源及现代科技手段为其收集、整理相关资料，为学科专业建设和学位建设提供服务，使科研人员能跟踪科研前沿，掌握本学科的最新发展动态，确定科研方向，借鉴国内外先进的科研方法和手段［6］.

4 院系资料室存在的问题

4.1 经费不足，环境建设较差

近年来高校大幅扩招，学生人数急增，而教学基本设施建设滞后，特别是资料室面积过小，造成藏书量与读者入室量不断增长，共同争夺空间.

4.2 规章不健全，管理不规范

院系资料室管理不严格，一方面造成收集的资料不完整，无连续性，无法装订成册.另一方面，资料室服务的对象主要是本系老师和学生，对逾期未归还的图书资料无强有力的追讨制度，往往是有借无还，造成部分资料流失.

4.3 收藏单一，资料不能共享

资料室主要是情报职能，但目前绝大多数的院系资料室只注重印刷型文献的收藏，提供静态的服务，缺少对文献资源的二次开发.随着信息量的增大，人们不再满足于单纯的文献检索和原文的提供，而是需要获得经过情报人员综合分析、含有情报人员智力劳动的增值情报.加之资料室一般只对本院系教师和学生开放，使外系师生无法得到所需的文献资源，形成了文献资源短缺和闲置的局面.资料室的这一管理模式不利于资料室的可持续发展.

4.4 硬件落后，服务水平低

目前，资料室仍偏重于手工检索和局限于馆藏印刷型文献的查找，而对网络信息的利用缺乏足够的认识.管理人员的计算机知识不够深入和全面，不能熟练地掌握和运用计算机技术来进行网络信息的检索和利用;而日益网络化、信息化的社会环境，使资料室传统的工作手段受到极大的冲击.随着计算机的普及和信息技术的发展，手工操作的资料信息管理将被现代化的管理方式所取代.

5 重视院系资料室建设，提高服务质量

院系资料室建设是一项十分重要的基础性工作.它既要服务于科研，更要面向教学.管理人员、预算经费、设备设施等硬件建设，在很大程度上制约了院系资料室工作的开展.“管理出效率、管理出精品”，要想充分发挥资料管理在教学科研中的辅助作用，就必须加大管理力度.

5.1 加强队伍建设

管理人员素质决定着各项事业发展的速度和水平.随着续修工作的稳步推进和信息技术的不断提高，培养一支高素质、高效率的资料管理人员队伍势在必行.

加强业务培训.知识的陈旧阻碍着现代化管理的发展，现代管理技术对资料管理人员的要求在不断提高.一名优秀的资料管理人员应该具备一定的相关专业理论知识和图书管理知识，以及计算机应用能力.这就要求我们不断加强专业理论学习，组织、举办业务培训.通过参加图书管理、计算机应用技术等各类业务培训，逐步提高现代化管理的理论水平和实际操作能力.

5.2 转变观念、提高认识

观念的守旧制约着现代化管理的发展水平.过去，大家认为资料管理工作只是简单的收藏和管理，工作缺乏挑战性和创造性.随着信息化建设的快速推进，管理技术不断提高，信息产业化框架逐步形成，迫使我们必须转变旧的思想观念，重新认识资料管理工作的科学性、重要性.只有认识到位、管理到位、不断研究、努力创新，才能真正提高资料的现代化管理能力.

5.3 加强管理，增进交流

资料管理系统应组织一个由资料管理人员组成的、相对稳定的资料信息交流网络，定期举办资料管理交流研讨会.各院系管理员通过资料信息管理交流，加强资料管理研究，增进相互了解，更好地提高资料管理水平.

5.4 改进手段，提高服务水平

借助现代高科技手段，加以科学的管理方法，提供方便、快捷、准确的信息查询检索系统，为教学、科研提供更为便捷的服务.根据多年的实践经验以及全国各高校的先进经验，院系资料管理工作已逐渐走向正规化、科学化、系统化.这包括资料的收集、整理、科学分类、数据库的建立、网络的运行，等等.

6 结语

为支持教育教学和学术研究，推广教育资源，建设具有专业特色的资料室是高校院系资料室的发展方向.高校院系资料室应通过加强内部管理和制度建设，进一步提高院系资料室的使用效果，更好地满足师生对文献信息的需求.

［1］沈惠萍.高等院校如何搞好资料室建设［J］.苏州职业大学学报，2004(4):141-142.

［2］马克芬，金玉玲.谈高校系资料室的前景［J］.高校图书馆工作，2000(4):86-87.

［3］来丽.系资料室的独特功能与新技术环境下的发展优势［J］.图书馆杂志，2000(6):50-52.

［4］宫文红.新形势下高校院(系)资料室的建设和发展［J］.辽宁税务高等专科学校学报，2005，17(1):47-48.

［5］马熙融.论高校系(部)资料室的整合及其功能转变［J］.前沿，2004(12):250-252.

［6］刘连玉.院系图书资料的管理和改革浅析［J］.泰安教育学院学报岱宗学刊，2005(2):121-122.