浅析教学秘书应具备的几个重要基本能力

代启勋

(重庆文理学院电子电气工程学院，重庆 永川 402160)

教学管理是为了实现教学目标，按照教学规律和特点，对教学过程全面管理［1］.高校教学管理，是指高等学校为提高教学质量，为国家现代化建设培养大批栋梁之才、提升民族文化素质和发展民族经济而建立的一系列重要举措并实施的过程.在具体实施过程中，结合院校的实际情况，把拟定的人才培养方案科学地转化为教学实施方案，经过周密组织、严密实施、监督管理井然，使教学有秩序.教学管理工作是高校各项管理工作的核心，教学秘书工作的质量高低直接影响教学质量［2］.

教学秘书服务于教学管理，参与教学过程管理、教学业务管理和教学质量管理，在高校管理中占据特别重要的位置.教学秘书是教学组织者的参谋和助手，是教学计划的中转站，是实施教学计划的神经中枢.教学秘书是教学效果的晴雨表，其思想理念、工作作风直接反应出一个学院的精神面貌.教学秘书是教学运转的程序库，是收集、反馈教学信息的中心;同时，教学秘书还是教学工作计划的执行者、实施者与管理者.所以，充分认识到教学秘书工作在教学管理中重要性，是激励教学秘书工作信心的一种催化剂，对更好地做好教学管理工作具有重要的现实意义.

1 教学秘书的主要工作职责

1.1 当好领导助手

教学秘书是教学院长的得力助手，帮助教学院长处理大量的教学日常事务.教学秘书与教师、学生建立良好的关系，成为广大师生的良师益友.他们除了把学校教学主管部门的教学信息以及规章制度及时高效传达到各处室、教师、学生外，同时还要把师生在教与学过程中的信息反馈上去，做好“上情下达，下情上达”工作，保证政令畅通，提高执行力，确保教学活动正常有序.

作为直接参管教学事务者，为了尽量避免在教学实践过程中出现任何细微的差错，教学秘书必须时时聚精会神、眼观六路、耳听八方、明察秋毫，一旦出现偶然事故，应及时向主管领导反馈信息，并启动应急预案，采取补救措施.

1.2 制订开课计划

人才培养方案是保证教学质量和人才培养的重要文件，是组织教学过程、安排教学任务的基本依据.教学秘书必须会同各专业教研室主任，根据人才培养方案的要求与学院教师的实际情况，将学院的治学理念、教学任务、教学计划等通过周密安排课堂教学，及时贯彻落实于师生之中，科学、合理地安排各学期、各年级、各学科的教学环节，使各环节有序进行.同时，教学秘书合理安排各学期、各年级、各专业教研室的教学实践环节，周密地进行课程安排，使任课老师上课时间不冲突，学生上课地点不冲突.

1.3 教学常规运行

教学秘书应竭力协助教学院长实施人才培养方案(教学计划)，协助进行教学检查，及时处理教学过程中所出现的问题.为了使教学秩序正常稳定，对于个别教师有事请假调课、停课，教学秘书要及时办理手续并通知有关教师和学生，避免教学事故的发生.教学秘书还要经常深入到教师和学生中，组织参加座谈会，倾听师生对教学工作的意见和建议，并将收集的信息及时反馈给教学院长.

1.4 考务工作

教学秘书应努力做好考务工作、学生成绩管理和学籍管理工作，实现对考试工作的科学化、规范化管理，保证考试工作的公开、公正、公平、客观、严肃、权威.除了每学期期末的考务工作外，还会面临每学期开学的补、缓考，学校教务处主管的外语、计算机等级考试，实习学生返校后的补、缓考和毕业生补考等.考务工作必须保证流程正确、安排科学合理、结果真实可靠.

1.5 教学管理材料归档

教学秘书要一丝不苟地做好教学管理档案的收集、整理和管理工作.应归档的教学管理资料主要有4类.第一，人才培养方案(教学计划)、开课计划、教学大纲、教学工作量等信息，可为学院领导搞好教学管理提供基本依据，保证教学管理顺利进行.第二，教学周历、教学课表等，为学院领导提供日常教学信息，便于安排听课等教学检查督导活动.第三，学生名册、学生档案、学生成绩表等，为学院领导和教师提供学生的全部资料，以使教师在教学中全面地掌握学生的情况，更有效地因材施教、教书育人.第四，过往的试卷、课程论文、课程设计、毕业实习材料、毕业论文、毕业设计，等等.做好教学管理材料归档工作对学院的教学历史有典藏之功，对以后的教育教学改革有极大的参考价值.

一些学院专门设置有档案资料管理员，教学秘书可将教学管理材料归类编目整理好后移交档案资料员管理.

2 教学秘书应具备的几个重要基本能力

2.1 灵活机智的沟通协调能力

沟通协调具有较强的综合性、艺术性和技术性［3-4］.教学秘书要具备善于处理上下左右、各部门之间、校内、校外各种关系的能力.要协调处理学院师生间、教职员工间以及学校各部门之间的关系［5］，努力为师生员工创造一个宽松的外部工作环境，以实现教学及教学管理的目标.

教学秘书主要协助院领导管理全院教学工作.院领导是决策人，而教学秘书是决策执行者.院领导在管理上不可能面面俱到，那么，教学秘书在执行决策以及处理一些突发性、偶发性事件时，根据当时的情况，在不违背原则的情况下灵活处理.当然，这种灵活性是在原则性基础上的.秘书工作的灵活性还表现在处理师生关系上.使全院成为一个坚强的整体，拧成一股绳，不仅要靠领导的力量，还有赖于教学秘书协调各种关系，缓和矛盾，营造和谐、友善的工作氛围.

部门之间的协调沟通更要善于听取不同意见，求同存异，善于协调，尊重他人;在灵活性的基础上，要坚持各方利益不受侵害的原则，各种事务办理要重视依据留存，以免出现不必要的麻烦.

2.2 敏锐干练的信息处理能力

信息技术发展带来现代秘书与传统秘书的极大区别.面对当今信息量的飞速增长，教学秘书必须要有强烈的信息意识，对信息有敏锐的感受力和判断力，主动识别潜在信息源，并能在纷繁的信息中去粗取精、去伪存真，形成一种主动发现、搜集、过滤、处理、反馈、运用各种有用信息的习惯;同时，还要具备信息技术的应用能力，具有信息选择能力、信息处理能力、信息的运用能力.

教学秘书非常有必要提高办公自动化软件使用水平和掌握新型自动化办公设备(如数码存储复印机、数码传真机、数码相机、数码摄录机等)的使用技术［6］.尤其要求对 WORD、EXCEL等软件的使用要非常熟悉(包括软件的高级功能)，要熟悉E-mail收发以及即时在线聊天软件(比如QQ、飞信、MSN等)的使用.这将会极大提高办公效率.

教学秘书还应具有较好的文字和语言表达能力［7］.教学秘书工作的协调职能决定了其在工作中必须要有良好的口语表达能力，对上要能清晰简要地汇报工作情况和进度，对下要能简洁明确地组织安排教学任务，做到语言得体、表达清楚.同时，写作能力也是一个合格教学秘书的基本要求.教学秘书要经常根据教学中的实际情况撰写一些教学文书，如请示、报告、通知、学期工作计划或总结等.这就需要教学秘书具有较强的文字表达能力，做到及时、准确、简洁.

2.3 持之以恒的自我学习能力

一个称职的、成功的教学秘书应是“通才”和“杂家”，不仅要学习专业知识，还要学习辅助管理知识，不断调整、更新自己的知识结构.如果一位教学秘书不及时汲取新的营养，看问题就没有新见解，起草公文没有新观点，办事情没有新方法，无法在新的形势下有效地开展管理工作.教学秘书应该系统学习各种有关高等教育管理知识，如教育管理学、教育心理学、教育哲学、高等教育学等，加强理论研究和创新能力，提高文化素质和业务素质，还要学习一些法律、历史、心理学等相关学科的知识，从各方面充实自己;定期或不定期参加有关教学管理方面的培训班或研讨会，学习、交流教学管理工作的经验，不断提高业务水平.

2.4 自我可控的情绪调适能力

良好的情绪自我控制是建立良好人际关系的基础.教学秘书最主要的日常工作是教学服务，这就需要秘书具备较高的心理素质，具有良好的适应能力，正确处理好各方面的人际关系，调节自己的情绪，在日常工作中要沉着、宽容、耐心、冷静、豁达，善于控制自己的感情冲动，始终保持乐观向上、热情诚恳的心态，从容不迫、不卑不亢的风度，和善地与人共事;冷静、客观分析遇到的问题，正确地处理好工作中的各种矛盾.

3 结语

文章强调教学秘书在教学管理中应具备的几个最重要的基本能力——沟通协调能力、信息处理能力、自我学习能力和情绪调控能力.其实，教学秘书的工作非常繁杂，很容易产生职业倦怠［8］，其思想意识、政治理论水平、工作态度、责任意识、服务意识、质量意识、法律意识、自我学习意识［9］都会对教学管理的质量产生非常大的影响.为了提高教学管理水平和进一步深化教学改革，必须重视教学秘书的能力培训，改善教学秘书的业务素质，提高教学秘书队伍整体素质.

［1］孙绵涛.教育管理原理［M］.广州:广东高等教育出版社，1999.

［2］王坤侠.浅谈教学管理工作中教学秘书的重要性［J］.黑龙江科技信息，2008(36):227.

［3］高林琴.高校教学秘书在教学管理中的协调功能［J］.包头医学院学报，2008，24(3):314-316.

［4］王继芳.沟通艺术在高校教学秘书工作中的作用［J］.文教资料，2009(17):188-189.

［5］王蓓.高校教学秘书沟通艺术初探［J］.湖北函授大学学报，2010，23(4):96-97.

［6］丁梅芳.浅谈高校教学秘书的素质及提高工作效率方法［J］.皖西学院学报，2004，20(1):146-147.

［7］曹磊，周燕芳.高校教学秘书的工作职能与必备素养［J］.中小企业管理与科技，2010(7):139-140.

［8］陶敏.高校秘书职业倦怠及应对方法探讨［J］.现代商贸工业，2010(20):226-227.

［9］叶曙平.论高校教学秘书应具备的几种基本素质［J］.湖北师范学院学报:自然科学版，2001，21(4):72-74.