如何建立高效出差管理制度

李文跃 李红记

麦卡锡的 4P （即 Product，Price，Place，Promotion，中文意产品、价格、渠道、推广）经典营销理论从提出到今天已经50多年了，但依然历久弥新地指导着各行各业的营销工作，种子行业也不例外。就蔬菜种子行业的现状看，由于知识产权保护意识较差，产品同质化、价格趋同化的现象十分普遍，所以想把蔬菜种子的推广工作做好，就要最大限度地发挥营销4P中的后两P，即渠道建设和市场推广与促销的作用，而这两项工作都要靠业务人员大量的出差时间来完成。那么怎样才能充分利用有限的出差时间做好业务工作呢？建立完善的出差管理制度，调动业务人员的出差积极性，并提高出差效率就是一种行之有效的措施。

1 高效出差管理制度的设计原则

①最大限度调动业务人员的积极性。蔬菜种子市场绝大多数在县乡一级，交通、食宿等方面的条件都很差，业务人员常年在外会非常辛苦，因此在条件允许的情况下应该最大限度地提高业务人员的出差待遇，保证让他们吃得好，睡得好，行得方便。除此之外，超过规定出差天数的，还要给予额外的出差补贴，这样业务人员才愿意主动出差，公司的业务出差时间才会得到保证，出差过程中的工作效率也会大大提高。

②把制度设计成一种提高业务人员出差效率的工具。我们的许多制度都强调流程管理，出差管理制度也是一样的，制度对出差前、出差中、出差后的每一个环节应当做些什么、应当怎么做都应有明确的规定。这样出差管理制度就成了业务人员的出差宝典，在制度的指导下安排出差就可以少走弯路、达到事半功倍的效果。这种制度对于那些新入职的业务人员更加有效，可以帮助他们很快进入业务工作状态。

2 做好业务出差前的准备工作

①业务人员出差前应详细查阅目的地相关资料，如：蔬菜种植面积、种植模式、主栽品种、竞争对手、竞争产品、经销商分布情况等。这样可以大大提高出差的针对性，提升出差效果。

②尽量通过各种渠道了解目标经销商的情况，做到有的放矢。向单位领导、同事、其他经销商咨询目标经销商基本情况，如：客户信息、客户性格、客户爱好、主销品种、账务往来等，拟出与客户打交道应该注意的事项等。

③认真填写出差申请表，交由主管经理审批并提出指导意见后交财务部门登记备案。出差申请表内容应包括：出差目的、出差线路、每个市县的停留时间、出发时间、返回时间、所需费用、出差人员数、拟携带的试种样品、宣传材料及其他所需物品。

3 加强业务人员出差过程中的管理

①业务人员出差过程中每天务必拜访一定数量的客户或种植户，并认真填写市场调查表，调查表要求务必有被访客户或农户本人签名。业务人员每天还要详细记录当天的行程和业务费用使用情况，并及时认真详细填写出差日志卡，不得事后补填，同时要求业务人员定时向部门或公司领导汇报出差情况。

②根据工作需要遇到特殊情况需临时改变原计划出差路线或调整出差时间的，必须提前向部门和公司领导请示，获得批准后方可调整，并要及时向财务主管备案。出差人员每天还要用出差地固定电话向财务主管手机打一次电话进行备案，以便公司了解业务人员的实际行程和安全状况。

③在同客户洽谈业务过程中，正常情况下我们都要求按照公司既定的销售政策进行，但是对于重要的战略市场和战略品种来说，按照公司销售政策无法和客户达成合作时，可以请示部门或公司领导对销售政策作出调整。否则未经请示擅自做出决定给公司造成损失的，责任自负。

4 出差返回后的管理一样重要

①业务人员出差返回公司后的首要工作是尽快处理出差过程中的业务事项。例如：回复出差中未能解答的疑问；及时给客户邮寄示范种子；落实同客户达成的初步购销意向，争取成交等等。

②业务人员返回公司后应及时就出差情况写出书面总结，在规定时间内向部门或公司领导作出出差汇报，以便公司及时掌握当地市场情况，并根据工作实际调整销售政策，最大限度地支持当地市场的推广需要。

③及时报销出差费用。业务人员持部门和领导审阅后的手续到财务部报销时，财务主管在核对业务人员的电话后方可审核票据。未向财务主管电话汇报者按天次进行相应处罚。每月由财务部公布各业务人员的实际出差天数和每人月均业务费用评比情况，并由营销中心公布上个月业务人员的出差考核情况，通报违反规定的人员和事项。

④公司督察部门对业务人员出差全过程进行监督和抽查，以保证出差制度得以完整地执行。若业务人员在出差过程中弄虚作假，除了不报销出差费用外，还会受到通报批评，取消评优资格，扣减绩效工资等处理。