茶叶科研文件材料的收集和归档难点及对策

章细英

（福建省农科院茶叶研究所 福建福安 355015）

茶叶科研文件材料是茶叶科研工作者在从事茶树育种、栽培、加工和病虫害防治等课题研究活动中形成的文字、图表、声像等各种形式文件材料的总称，是茶叶科研档案的“前身”。茶叶科研文件材料收集是否完整、准确、系统，直接影响着茶叶科研档案的质量。

科学研究活动具有一定的继承性，需要吸取和借鉴已有的科技成果。恩格斯曾经说过，“科学的发展是同前一代人留下的知识量成比例”。继承和借鉴前人的成果，是科学研究的基础和前提条件。科研档案是科研成果信息的载体，借鉴他人的研究成果档案，不仅可以了解过去的工作，并在此基础上开展新的工作，减少不必要的重复劳动，又可以启发思路，开阔眼界，提高科研工作的效率和水平。科研人员在接受一个新课题后，从制订课题计划、拟制研究大纲，到编写实验或调查方案、分析有关数据等等，都要利用到有关的科研档案。可以说，查找利用科研档案几乎贯穿于一项课题研究的全过程，科研档案对茶叶科研工作是不可或缺的。然而，由于茶叶科研工作具有研究周期长及研究工作具有连续性等特点，使其文件材料在收集、归档上存在一定难度。为此，笔者根据自身档案管理经验，提出有关对策。

1 茶叶科研档案完整性的要求及其文件材料收集归档的难点

根据国家《科学技术研究课题档案管理规范（DA/T2-1992）》要求，一套完整的科研课题档案应该包括科研五个阶段（准备阶段、研究试验阶段、结束阶段、成果鉴定报奖阶段、成果推广应用阶段）形成的不同形式、载体的文件材料，具体包括课题立项申请、合同书或任务书、年度设计、年度工作总结、田间与室内的实验记录记载、技术总结、工作总结以及课题验收、成果奖励申报等全过程的文件材料。然而，由于受自然或人为因素的影响，茶叶科研文件材料存在收集难以完整、归档不及时等问题。

1.1 收集难以完整

茶叶科研文件材料的形成、积累以及归档是与整个茶叶科研活动交织在一起的。茶叶科研活动具有两个显著的特点：

其一，研究周期长。一般农作物在自然条件下一年一个生长周期，而育成一个茶叶新品种，则需一段较长的时间，例如，我所 1978年以来育成的并通过审认定的 19个茶叶新品种，平均选育年限为20年以上。再以我所获2005年度福建省科学技术奖二等奖的成果“茶树新品种茗科1号、悦茗香的选育与应用”科研课题档案为例，2个品种的选育过程都历时20多年，形成18卷科研档案，共计约9百余份文件材料。研究周期长，形成文件材料多，收集归档自然有一定难度。

其二，由于农业生物体是与外界不断进行能量和物质交换的开放系统，许多观察记载都要在田间或野外进行，长期被日晒雨淋或汗水的侵蚀，科研文件材料容易遭受损坏，甚至遗失。

1.2 归档不及时

由于茶树新品种选育以及茶树资源调查等课题都具有连续性的特点，其过程基本程序包括杂种圃→选种圃→鉴定圃→品系比较试验→区域试验→品种审定→示范推广等项工作。同一批参选的品系或中间材料一年后向下一个试验递进，在递进的过程不断地选优汰劣，直至育成一个或数个新的品种。与此同时，每年又都不断有新的品种材料补充参选，重复上述的工作。再以茗科1号和悦茗香品种为例，追溯其亲本组配来源年代，分别为 1978年和1981年。

研究内容的连续性使许多茶叶科研课题没有“结束”的时候。反映在课题科研文件材料上则是原始记录的连续性，即每一项试验的记载本里可能记录的是不同年代的成百个品种的生长发育情况，同一原始记载本上反映的是多个而不是某个品种的选育过程。而每年又可能同时形成不同试验的记载。因此，一个新品种选育出来并形成成果后，通常其原始记载本无法随科研成果的有关文字材料一起归档。

此外，由于有些科研人员对档案工作缺乏足够的认识，认为科研文件材料属于个人所有，当成私有财产据为已有。有的科研人员则是担心科研文件材料归档会造成自己研究内容失密，不愿意或仅将一般性的文件材料归档，而一些记载重要数据的文件材料仍保存在个人手中等等。这些都影响了科研课题档案的质量致使其失去查考价值。

2 茶叶科研文件材料收集、归档的对策

2.1 加强《档案法》宣传、普及工作，增强科研人员的档案意识

《档案法》第二章第七条指出：机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案……；第三章第十条指出：对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。科研过程形成的文件材料与科研成果一样，其所有权属于本单位，应当归档由单位统一保管、利用。

2.2 加强《保密法》、《专利法》、《合同法》等国家法律法规学习，提高档案人员自身的保密意识，自觉维护科研人员的合法权益

农业是弱质产业，农业生产周期长、可控性差、保密难等特点，出科研成果非常不容易。因此，档案人员要有维护科研人员知识产权的意识，把知识产权以及科技秘密的保护纳入档案管理制度，特别是制订科研文件材料以及课题档案的借阅利用权限，并做好借阅登记工作。档案保管要有专门库房，防止丢失，让科研人员放心。

2.3 建立健全档案管理规章制度，科研工作与建档工作实行“四同步”管理

与科研管理部门联系协调，科研工作与建档工作实行“四同步”管理。（1）在课题立项时提出科研课题文件材料形成归档要求同步。例如，向新立项的课题组分发科研文件材料“积累袋”，课题组指定专人负责本课题文件材料收集工作；（2）检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步。在课题实施过程，密切关注每个课题科研情况，跟踪管理。把科研文件材料的形成、积累情况纳入课题进展考核，在项目结束后，及时督促、协助课题组做好文件材料的整理归档工作；（3）验收鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步。当科研成果验收或鉴定时，要由档案人员同时验收形成的档案材料是否完整、归范，否则，科研管理部门不予授理成果鉴定或验收事宜；（4）上报登记和评审奖励科研成果要由档案部门或人员出具该课题档案归档情况证明。

2.4 结合茶叶科研特点，规范档案整理，做好利用服务工作

研究周期长的课题可按阶段—课题—成果三结合的方法整理档案。（1）课题申请报告、年度设计书、年度总结、整理记录等材料按阶段归档。“阶段”可与计划本上研究起止时间相同，在不妨碍科研文件材料利用的前提下，也可将这些文件材料每年向档案室移交一次，待一个研究阶段结束后，系统整理，装订归档，作为一个课题档案统计；（2）当选育出一个新的品种时，则将与这个品种密切相关的一些材料，如品种审定、示范推广材料、效益证明等以及从历年原始记录中摘抄出来的能够说明这个品种选育过程的材料，系统整理后组成成果卷归档，也作为一个课题档案统计。

[1]王君彩主编.科技档案管理概论[M].北京：档案出版社，1993.

[2]林花.怎样做好文件材的收集工作[J].福建档案，2010，（2）：15-16.

[3]郭树银.归档文件整理工作指南[M].北京：中国大百科全书出版社，2001.