浅析文书档案管理工作的创新

罗文妍

(黑龙江第一测绘工程院，黑龙江哈尔滨150086)

浅析文书档案管理工作的创新

罗文妍

(黑龙江第一测绘工程院，黑龙江哈尔滨150086)

本文阐述了文书档案管理工作的重要性，通过分析文书档案管理工作的滞后表现及新形势下文书档案管理工作面临的机遇论证了创新文书档案工作的必要性，并就如何创新文书档案管理提出了现实可行的意见和建议。

文书档案;档案管理;档案工作

文书档案记载着社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、科学决策、强化管理、生产经营、研究开发等方面的过程和成果。文书档案工作是档案工作的重要组成部分，是一项政治性、服务性、技术性较强的工作。随着时代的发展，如何创新文书档案管理工作，提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求及适应日趋发展的新形势，已成为文书档案工作面临的新课题。

一、文书档案管理工作的重要意义

做好文书档案工作是机关团体、企事业单位健康发展的前提。文书档案工作是企事业单位管理工作的一部分，是提高工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。档案记载着企事业单位发展的优秀成果，对研究本单位的经营业绩和科学发展提供了第一手资料。文书档案工作为决策者及时了解本单位整体经营状况、适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据。因此，创新文书档案工作对于促进经济社会全面发展、不断提升企事业单位在市场经济中的竞争力具有重要意义。

二、新形势下创新文书档案管理工作的必要性、迫切性

改革开放以来，我国的经济水平发生了翻天覆地的变化，在经济全球化和政治民主化的影响下，人们对档案服务的要求越来越高。手工管理的落后手段已无法解决当前档案工作面临的种种难题，因此，改革落后的档案管理手段已成为十分紧迫的任务。

(一)文书档案管理工作存在的滞后表现

制度创新缺乏，与科学化管理的要求不适应。新的发展形势下，大部分国企、事业单位制度创新力度很大，大的制度建设有分管领导主抓，而具体到档案规制修编就很少有人问津，这严重地影响了档案管理的科学化、法制化、规范化。

缺乏大局意识，机制变革迟缓，与新的外部环境不适应。文书档案管理工作基本上是几十年一贯制，带有明显的党政机关档案管理的色彩。同时，实际工作中一直存在“重藏轻用”的传统思维方式，档案人员将大部分精力都集中在档案的收集、整理、鉴定、保管等业务上，而忽视了对其他工作的渗透及体现现实价值的服务，使得档案工作机制滞后于可持续发展的大环境变化，文书档案工作的价值大打折扣。

工作手段落后，与高效便捷的时代要求不适应。大多数单位的文书档案部门往往是匆忙地配备上微机，进行电子文件接收保存，再脱网单机编目或提供检索。这种被动、孤立的档案信息化过程，充其量仅能使档案成为信息化“孤岛”，而无法成为基础性、知识性的资源被便捷利用。

人才队伍素质参差不齐，与丰富的人文需求不适应。在显性价值标准体系下，文书档案部门往往成为机构改革、机关精简的对象，成为职称评聘、薪酬改革、闲杂人员安置的“灾区”。这种与新环境、新技术、新要求背离的队伍状况，将会给档案工作本身或单位的发展带来无法弥补的损失。

(二)创新文书档案管理工作面临的机遇

改革发展使文书档案工作面临新的人文环境。瞬息万变的信息社会，对企事业单位信息的运转效率提出了更高的要求;国企及事业单位改革破题攻坚，伴有大量的深层次历史问题，需要文书档案工作提供佐证;激烈的市场竞争，使得信息的收集、整理和利用比任何一个时期都更加重要，档案部门理应承担起这些重任。

信息化使文书档案工作面临新的技术环境。随着国家信息化建设的逐步推进，各个企事业单位在局域网和远程互动平台建设以及产品资料的数据化生成、流转、利用、共享等方面均取得了不同程度的进展。文书档案管理部门作为企事业单位各种信息归集、编研、提供利用的部门，其管理手段、存储介质等不可能游离其外，也不应该落后于技术环境的发展 。管理关系变化使文书档案工作面临新的组织环境。无论是企事业单位的战略性重组还是单位内部的适应性改革，也无论是产业结构调整还是业务链条的完善，其间必然有资源权属的变化和相应组织结构的调整。为了适应这种情况，在文书档案工作层面必须对原有的相关档案资料进行分析、界定，在保持统一、齐全、完整的前提下，就档案资料的分拆、移交和继承作出相应安排。

三、创新文书档案管理工作的具体措施

(一)加强制度建设，保障执行力度

着力推进制度创新，即清理原有规章制度，在合法且不违背主管上级规定的前提下，根据本单位的管理体制、机制、机构变化，甄别废除完全不适宜的规定，修改完善部分不相宜的规则，建立新兴业务的管理办法，扬弃结合，弥补缺失，反映变化，全面覆盖。重构制度体系，即梳理档案领导和管理关系的变化，持续地完善领导体制、管理网络和责任制，为档案工作提供强有力的组织制度保障。在此基础上，制定电子档案管理标准，同时将这些新的制度与原有制度有机结合，形成横到边、纵到底的完整体系。

建立阶段性修编档案规范的制度。在档案部门外围环境不断演进变化的过程中，档案工作制度建设不可能一蹴而就。为此，我们应定期对现有的规章制度进行评审，组织系统内的管理力量集中进行筛选、修订或补充，以使我们的制度符合实际和行之有效。

(二)创新工作机制，顺应档案规律

档案工作要适应日益开放和注重现实利益的环境，至少需要建立以下三种机制:

自我营销机制，即根据企事业单位的总体部署和阶段性安排，常做常新地宣传档案工作的作用，并在中心工作或重大活动的筹划、准备阶段提出档案工作的相关要求，以期引起领导重视，为保证档案生成质量奠定前期基础。主动参与机制，把上游的生成环节延伸到下游的利用环节，有形有益地参与到中心工作或重大活动中去，这不仅有利于提高档案工作的质量，更有益于彰显档案工作的作用，提高档案管理的地位。

互动、衔接、协调机制，即通过宣传和参与，与相关业务或活动的主办部门就档案工作要求达成共识，形成良性互动的行动路线;在参与实际活动过程中履行指导、监督、服务职责，使档案工作的生成加工和利用环节顺利对接。

(三)优化队伍结构，满足人文要求

合适的体制机制和制度，还必须有合适的人来执行和落实。

把好入口关。根据档案工作的实际需要引进、招聘有一定文化层次、有相应知识基础的人员。

要加强档案管理队伍的素质锻炼和培养，提高文书档案管理人员的业务修养及对文书档案工作的认识，对现有档案从业人员本着“缺什么补什么”的原则，从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式、有计划、有重点地进行继续教育，更新业务知识，提高综合素质;还可以组织地域性、行业性的管理业务横向交流，实行系统内的岗位轮换，增强档案人员的复合能力。

建立优胜劣汰的用人机制。一方面要公平，保证档案工作人员在职务晋升、职称评聘、福利待遇等方面享有与其他岗位平等的权利，保持骨干队伍的稳定;另一方面，要加强职业危机教育，建立日常的考核机制，充分调动档案人员的积极性和创造性，促进企业档案管理工作的良性循环。

(四)深化管理变革，适应需求变化

面对新形势下企事业单位改革攻坚的实际，档案部门要随时注意企业重组、资源整合、组织结构和队伍结构的变化，适时调整档案工作的领导机构，保持健全的专兼职档案管理骨干队伍，使档案工作始终有人管、有人干，有责任制，同时要做好历史档案的接转传承。

要提高创新意识，从原有的档案管理等、靠、要的状况中解脱出来，努力使档案工作成为企事业单位服务的先行官和创造者，以期形成档案管理工作由事后的搜集材料变为事前介入、事中参与、事后跟踪的档案管理工作理念。

为适应信息的开放性和对档案的显性化需求，档案管理应该由“闭系统”向“开系统”转变。在符合保密规定的前提下，档案部门可定期将库存的档案目录和编研的专题成果在特定或公众媒体上向用户公布，方便用户的选择和查考，使大家随时都能感受到档案的用处，充分发挥档案的作用，赢得社会的认可。

(五)着力技术创新，提高服务效率

要树立现代的档案管理理念，无论是档案业务工作，还是档案管理工作以及档案信息的交流，都应以现代化的技术手段作为媒介，充分利用计算机及网络进行现代化管理，帮助解决问题，提高管理水平和效率。要确立档案管理网络化是信息化建设重要组成部分的主流意识，扭转研发者对档案管理无效益的片面认识，克服软件应用者嫌麻烦的思想，转变管理者认为手工方式可靠的传统观念，形成研究新需求、接受新技术、应用新手段的强烈使命感。

要把电子文档管理系统的研发融入网络大系统，把档案管理的计算机化纳入企事业单位信息化建设的总体方案，使档案从收集、整理到检索、利用与企业物流、资金流、信息流的形成部门资源共享、网上流转，这不仅关系档案管理的技术进步，而且事关企事业单位信息化建设的进程和成败。

抓紧解决历史问题，根据信息化建设整体需要，对档案部门先期采用新技术的情况进行排查，解决与整体信息化的系统接口、技术接口问题，使之融入网络运行环境。同时要着手解决历史档案的数据化问题，逐步实现全信息计算机检索，满足全方位、多层次、便捷高效的服务需要。

综上，在我国经济全面发展的历史背景下，创新文书档案工作，不断更新档案管理观念，积极探索和尝试新的档案管理手段，全面、真实地反映机关团体、企事业单位整体发展状况和经营成果，对于实现企事业单位经营战略、不断提高管理效率具有深远的影响。只有高度重视文书档案管理工作，不断创新工作方法，才能使之顺应新时期档案事业的发展需要，更有效地实现档案的价值，为社会提供优质的档案服务。

［1］ 徐萍.试论档案部门管理中的“和谐”问题［J］.兰台世界，2006(20):1～2.

［2］ 韩宏.浅析文书档案的现代化管理［J］.机电兵船档案，2010:(4):2～3.

［3］ 梁军萍.如何做好文书档案管理工作［J］.十堰职业技术学院学报，2010，23(4):3 ～4.

［4］ 李玲.文书档案现代化管理的思考［J］.山西档案，2009:(1):1～2.

On Archives’File Management

Luo Wenyan
(No.1 Engineering Academy of Surveying and Mapping，Harbin Heilongjiang 150086)

This paper describes the importance of archives management.We proved the need for innovative archives work and made realistic comments and suggestions on innovative archives management through the analysis delaying performance in archives management and the management of documents and archives of facing the opportunity under the new situation.

archives，file management，file work

G271

A

1672-3805(2011)03-0117-03

2011－02－20

罗文妍(1983－)，女，黑龙江人，黑龙江第一测绘工程院行政办公室秘书;研究方向:档案管理