提高技术文件质量的方法研究

2011-03-28李哲王永

航空标准化与质量 2011年3期

李哲王永

（飞行自动控制研究所，陕西西安 710065）

各个单位的质量目标通常都是针对产品实物提出的，如物料投放合格率、零组件加工合格率、部件装配调试成活率、产品一次验收合格率等要满足何种指标。因此，难免有些人会将完成产品实物作为唯一的目标，对于时间紧的项目，某些设计员更以“要产品还是要文件？”来回应提交技术文件的要求。用户要产品，要的是质量有保障的产品，伴随着产品实物形成过程所产生的技术文件等非实物产品对产品的实物质量有很大的影响，同样需要高度关注。

技术文件和图样是最主要的非实物产品，其中技术文件是以文字和表格的形式说明产品的技术特征、组成情况、实现要求、使用维护约束等方面，为产品实现、使用和维修提供指南。尤其是对于复杂产品，由于不能（从技术或经济角度考虑）通过事后的测试来进行全面的验证，需要依靠对其研制的过程控制来保证产品质量，而过程所需的技术文件的描述是否正确、要求是否明确、规定的方法是否可行，等等，这些技术文件的质量要素直接影响到产品实物化的正确性、批量产品形成的一致性以及产品检验的可操作性等，对产品实物质量起着至关重要的作用。

1 技术文件体系及质量要求

技术文件应在产品的实现过程中适时形成，用于约束产品设计、生产和检验等环节。通常，在一个系统级产品的研发过程中至少应形成如图1所示的各类技术文件。

图1 系统级产品基本技术文件体系

除图1中提到的技术文件外，通常还应包括系统及部件级的技术方案论证及指标的分析文件、可靠性等“五性”相关设计与分析文件等。而对于有软件部件和/或复杂电子硬件的适航取证项目产品，因需要按照RTCA DO–178B机载系统和设备合格审定中对软件的要求和/或RTCA DO–254《机载电子硬件的设计保证指南》进行开发过程的控制，遵从相应标准的规定，还需形成必要的过程文件，如项目计划、设计标准、质量保证记录、配置管理记录和总结性文件等。

技术文件的质量要素主要包括：正确性、准确性、完整性、一致性、可操作性、客观性和有效性。

正确性和准确性是对技术文件的基本要求。技术参数应是正确的，需经必要的分析或验证，不正确的技术参数将可能使产品不能满足使用要求；对产品所用材料的定义应是准确的，按照标准应包括材料的名称、牌号、规格和标准代号，不准确的表述可能导致不同人员的理解差异，产品生产的一致性将无法得到保障。

完整性有两层涵义，宏观上技术文件的体系要完整，能够覆盖产品实现所需要的各个环节，包括设计、生产、装配、调试、试验、检验以及使用和维护等；而具体到某份技术文件，其中所包含的内容要完整，能够全面约束对应工作项目的活动，如试验大纲中必须包括参试产品状态说明、试验设备说明、试验室环境要求、试验内容／方法步骤及合格判据、试验中的质量控制措施以及试验记录表格。

一致性（可追溯性），强调的是输入／输出文件之间在内容和技术参数上的统一与协调，也包括技术文件与产品实物的对应统一。研制合同或技术协议中的每一个要求，在逐级分解细化的技术文件体系中可做到层层追溯，直至实物产品的最终实现。

对于试验大纲／试验程序类技术文件，必须具有可操作性和客观性。试验条件若只规定“在舵机输出端施加25N.m的扭矩”是不具有可操作性的，不同的人会有不同的做法，可使用力矩扳手亦可采用转盘挂质量载荷的方法，使用不同半径的转盘所挂法码的质量也不同，并且不能保证每个具体进行试验操作的人员都能够准确完成转换计算。同样，验收准则中使用“目视观察指示灯亮度可调节”这样的判据，也可能会由于检验人员个人的主观因素导致不同的人得出不同的结论。

有效性，是指技术文件应根据审批要求经授权人批准，现场使用的文件均应是经过批准并通过受控途径发放的正式文件。

上述各种特性共同构成了技术文件的质量要素，技术文件的质量好坏反应在其所具备质量要素的种类及程度上。

2 提高技术文件质量的方法研究

为了提高技术文件质量，各单位都会采取一些措施，如标准化要求宣贯、技术文件编制培训等，可实际上，这些常规培训并不能起到很好的效果。我们在某型适航产品研制过程中，为了使提交的技术文件具有较高的质量、能够顺利通过局方审查，进行了一些方法的探索与研究，并开展了相关实践，效果不错。

2.1 方法1—工作效果显形化，作用过程—技术文件的校对

虽然相关质量文件中对技术文件的校对、审核人员的职责有明确的要求，可实际工作中仍不乏以下情况：校对不认真，只负责签字不负责校对；审核没时间，抽空签字没空审核。这种现象背后的深层原因是校对／审核的工作不容易体现，其工作质量对技术文件质量的贡献不容易被认可。

为了更好地体现文件校对人员的作用，约束校对人员的工作，我们认为首先应将校对的工作显形化。为此，我们专门设计了《技术文件校对检查单》，文件校对工作以完成检查单的填写为结束标志。这种检查单采用的是反馈跟踪式检查单，使技术文件编制者与校对者之间有问有答有交流，校对者填写《技术文件校对检查单》，编制者针对校对意见逐条反馈，或采纳，或解释说明，或提出其它修改方法。编制者和校对者双方均能从这一过程中有所收获。

广义地理解校对可将其分为自校与互校两种。在一段时间的互校强化之后，我们根据上百份《技术文件校对检查单》，统计技术文件编制中的常见问题，将其中与技术能力关系不大的项目整理列入《技术文件自检检查单》，由编制人员自行检查较低级的错误。

自检检查单中的检查项目主要分为两大类，一类是标准化检查项目，另一类是技术内容检查项目（详见表1）。通过标准化检查，可使技术文件的写法更规范。长期的实践表明，按统一标准进行编制的文件具有较好的继承性，遵循统一的、标准化的符号定义、图形定义、图样标注方法、单位标识和术语定义等，有助于设计思想的延续以及保证产品的长期一致性。通过技术内容检查，可减少技术文件中的错误和/或不准确的描述。正确和准确的技术内容可有效避免产品实现过程中的不确定性。

利用两种检查单将校对的工作显性化，激发了校对人员的责任感，而通过认真的自检与互校，技术文件的质量有了明显的提高。同时，在“批评”与“自我批评”的过程中，相关技术人员的文件编制水平也有了显著的进步。

当然，为达到较好的校对效果，应注意校对人员的选择。通常，对标准、对专业、对项目不熟悉的人员不适宜作为校对者。如若能将检查单的使用范围向上延伸至审核人员，同样可起到约束审核工作并进一步提高文件质量的作用。

表1 技术文件自检检查单主要项目列表

2.2 方法2—再造流程、重心前移，作用过程—技术文件的评审

评审原本应是一种有效的确认和验证方法，但是在具体执行过程中，有许多评审都只是走过场，先是将评审活动片面地理解为召开一次评审会，又因缺少必要的会前准备导致评审会效率较低并且效果不理想。

这种效果不好的评审会多采用如下程序：“隆重引见”（会上通读文件全文），“一面之缘”（评审会上方见文件）,“蜻蜓点水”（来不及细看细想，随便提个意见）,“草草收尾”（意见综述，全体通过）。

为提高文件的评审效果，我们将评审方式进行了局部改革，将原来的工作重心（评审会）前移，形成了新的评审流程（见图2）。在这个评审流程中明确了两个需要重点关注的环节，即文件预审和会前准备。

文件预审，是要求提交评审的技术文件必须经过自检和互校两个环节，这样可提高上会文件的质量，减少低级错误造成的技术问题理解差误。

图2 评审流程

会前准备工作分两部分，一部分是被评审人进行的自查工作，主要检查的方面是：技术文件输入输出的一致性、文件内容完整性、设计准则符合性以及技术标准的符合性。这些检查点，有的是评审人员根据提交的文件不能涉及到的，如被评审文件与其输入文件的一致性、设计准则的符合性等；有的是评审人员在短时间接触被评审技术文件不易发现的，如文件内容的完整性。针对上述要点，我们设置了相应的检查表单进行工作约束。如，对于软件任务书，按照GJB 438B–2009的要求编制了内容完整性检查表进行逐项自查。

会前准备工作的另一部分是要求评审人员完成对文件的独立审查，填写《文件评审检查表》并反馈给被评审人。被评审人负责整理和分析评审意见，准备逐条分析与说明。《文件评审检查表》也是将评审人员的工作显性化，也可看作是对评审人员工作的一种约束。

在准备工作完成后，正式召开的评审会的程序通常是先由被评审人说明自查的结果，然后针对评审人员的意见进行说明，对有不同理解的条目开展现场讨论并最终达到意见统一。

上述评审流程的改革，一方面增加了评审人员与被评审文件的接触时间，使评审人员有时间认真审阅文件，使被评审人有时间理解评审意见、明确文件该如何修改，可有效提高文件质量；另一方面，省去了评审会上的文件通读，缩短了评审会的时间，原本需一个工作日才能完成的评审会通常可在2～3小时内完成，大大提高了评审会的效率。

2.3 方法3—化整为零、步步为营，作用过程—技术文件的更改

在产品研发过程中形成的技术文件，难免会因为各种原因需要更改。在更改过程中保证现行技术文件的有效性及其与实物的对应性属于技术状态控制范畴。目前，技术文件状态不清、文件更改不受控或者文件更改费时较长的情况屡见不鲜。

我单位的技术文件利用PDM（项目数据管理）软件进行管理，对更改的控制很有效，但周期较长，任何更改都需要将整个技术文件换版并重新执行审批流程，若遇到某环节负责人不在，则需花费很长的时间。

图3 研讨纪要的作用方式示意图

为了提高工作效率，同时避免口头协调可能产生的状态混乱，我们想到了“化整为零、步步为营”的方法，将长周期的整体文件修改分解为多次短周期的及时修改（化整为零），而每次短周期的修改都利用《研讨纪要》来控制（步步为营）。我们在项目内试行了这种内部的技术状态控制办法，也就是将《研讨纪要》日常化，强调“口说无凭，立据为证”。

图3所描述的技术文件版本变化过程中研讨纪要的作用方式是这样的：当用来约束工作项目的A版技术文件中出现问题时，立刻组织相关人员召开研讨会，将经讨论确定的修改措施及实施办法形成《研讨纪要1》，作为A版文件的补充，与A版文件同时作用于工作项目。第二次发现问题时处理方式相同。待技术状态相对稳定后，根据A版文件和所涉及的研讨纪要，修改生成B版技术文件，既可保证B版文件与工作项目完全对应，又不致影响工作项目的进度。

当然，除研讨纪要以外，协调单、会议纪要也可以按同样的方式来处理，一方面可缩短问题处理周期。同时也可使更改依据书面化，能够做到有据可查。