IT得简化标准化管理集中化

霍娜 刘光强

简历

Paul Greenwood在大学学的是化学，毕业后进入一家化工工程公司，后因对知识管理和业务有浓厚兴趣而转行，进入信息咨询公司麦肯锡，任策略顾问，负责英国范围内的研究信息和知识管理，并于1998年，在印度参与了麦肯锡知识中心的建设；2000年4月，Paul Greenwood加入世界最大的法律公司Clifford Chance，任国际知识与信息部门的负责人。

化学专业出身，曾经是知识策略和信息管理分析师的Paul Greenwood现在是世界上最大法律公司Clifford Chance的CIO。该公司在20个国家的27个办公室拥有大约3900个法律顾问。

凭借前期研究分析工作的积累，半路出家入行IT的Greenwood通过对公司基础架构进行简化、标准化和集中化管理，将公司应用从800个减少到300个，将19个数据中心合并成6个。

兴趣引导转行 先咨询再IT

Greenwood于2000年4月加入Clifford Chance，是国际知识与信息部门的负责人，负责面对客户的技术工作。两年后，他开始同时负责内部技术工作。

在过去的几年时间里，Greenwood的工作是通过全球化实现Clifford Chance技术基础的标准化，并加强6个区域性中心和印度托管全球服务中心的运营。在负责公司内部和面向客户技术的同时，他还负责公司的知识策略和信息管理。

在加入这家法律公司之前，Greenwood是Research Associates的一位主任研究员。在此之前，他是麦肯锡公司的策略顾问，负责英国范围内的研究信息和知识管理，领导一个有100名分析师、研究员和开发人员的团队。他在1998年在印度参与了麦肯锡知识中心的建设。

在开始IT职业之前，Greenwood在大学里学习的是化学，并进入了一家化学工程公司，“但我一直对知识管理和业务具有浓厚的兴趣。”他说。

尽管具有雄心壮志，但Greenwood还是很冷静地认识到，要想有机会管理大型项目，就必须从咨询开始。因此，他抛开自己的专业，到信息咨询公司——麦肯锡工作，初期负责公司合并事宜的咨询。

那段时期的经验对Clifford Chance来说价值很大，因为在Greenwood加入之前，公司刚刚和德国公司Punder、Volhard、Weber & Axster以及美国公司Rogers & Wells合并。

简化、标准化、集中化

尽管Clifford Chance公司具有大量有钱的客户，但这并不意味着公司可以坐等收钱，就像成千上万其他领域的公司一样，他们也试图通过技术转型来提升效率。

Greenwood和他的团队花费了2005年到2010年的绝大部分时间来对基础架构进行“简化、标准化和集中化”管理。公司在此期间将应用从800个减少到了300个，并将其19个数据中心合并成了6个中心，分别位于纽约、伦敦、法兰克福、巴黎、阿姆斯特丹和香港。

之后，Greenwood所做的一个大型项目是将所有6个中心的IT团队进行全球性的整合，建立起一个现在总部位于Canary Wharf的集中管理团队。

另外，他们还在印度建立了一个共享服务中心。这个中心负责应用支持、任务管理、网络监控、电子邮件系统监控和除基础架构之外所有事情的日常管理。

在此期间，公司还对桌面和服务技术进行了标准化。公司使用的是Office 2009和基于Oracle Financials并经过高度客户化的ERP系统。“我们对于简化的终极目标是：一套系统、一个基础数据源和一个业务流程支持系统。” Greenwood说。

但这并不是一个简单的过程，让业务部门支持这样的想法也是一件让人头痛的事。“这是一个昂贵的过程，但从长期来看，我们能够节约更多成本。不过，让他们同意掏钱出来为未来投资，这并不简单。”Greenwood说。

同样，离岸外包也是一个不受欢迎的决策。“建立印度的服务中心，这与IT部门的集中化管理是相悖的。” Greenwood说，但这个迁移最终消减了30%的人工成本。

Greenwood认为，转型实际上更多的是管理文化的变更，而不是技术之间的更迭。“需要花费不少的时间来沟通，让这个新的全球性IT团队不要去想‘我们还是‘他们的问题。最开始，我们有不少的争论，对于中心做出的技术决定总是有无休止的辩论。另外，团队里各个技术专家之间的决定权斗争，也需要管理。为解决这些问题，要花费好几年的时间。”

踏入“云”中

实际上，Greenwood领导的技术转型进行得很顺利，目前他们所关注的焦点包括云计算迁移、信息集中化管理、使用更好的业务智能辅助决策，以及在工作场所使用消费电子技术。

接下来，Clifford Chance将在德国建立一个大型数据中心取代目前在巴黎和阿姆斯特丹的数据中心。Greenwood所说，这个项目是一个更大策略，即要在2015年建立自由基础架构环境的一部分。

然而，他认识到这个项目的成败取决于使用的解决方案是否适合。“我们需要从两个角度来关注我们的系统，一个是客户对我们系统的需求，另一个是所提供的安全级别。”

他继续说：“对于一个法律公司而言，按等级将事情划分清楚很重要。高度客户化和高度保密的信息，将由我们自己保存，而客户化程度较低但需要保密的信息将会使用私有云计算环境，而那些可以直接出售的产品，将会以软件即服务的方式展现。”

公司目前使用微软的业务在线产品软件包（BPOS）来管理电子邮件、防病毒 和反垃圾邮件服务，同时还应用了微软的Lync统一通信技术。这也是使用云计算环境管理的。

Greenwood说：“在5年后，我们将不再拥有自己的数据中心，但这并不意味着所有的信息都使用云计算，其中一部分将会被外包，或者放到一个托管的私有云环境中。我不知道我们究竟能不能真正做到这一点，但有这样一个明确的目标是有好处的。”

说到外包，Greenword表示，他对签订一个庞大的合同并不感兴趣，而是更愿意为公司寻找领域专家或者专利技术。Greenwood介绍说，公司现在准备进行几个并购，其中一个是业务智能领域的。至于更多的细节，Greenwood表示不能透露。

尽管Greenwood承认，这样一种既使用云计算又使用普通外包的形式不会是最节约成本的策略，但他还是希望这些举措能够在5年时间内将IT预算缩减20%到25%。

实时协作

对于Clifford Chance而言，有条不紊的数据管理是至关重要的。因此，他们订制了一套名为matta的系统在全公司范围内使用。这套系统可以让公司职员访问和搜索大量结构化或非结构化信息，包括电子邮件、财务信息、账务信息、研究报告等。这意味着任何一个将进入公司的人，都能够很快地熟悉要处理案例的各种细节。

“这个订制系统看待信息的方式是以问题为中心，而不是以人为中心。” Greenwood说。公司还在调研微软的SharePoint，这个系统能够实现实时的协同工作。“我们和微软一起配置这套解决方案，以适应我们的需要。如果这能够成功，那么我们就会在接下来的12个月时间内进行全面推广。”他说。

为律师提供服务的过程变得越来越复杂了。“以前的法律公司都是按小时计费的，这样你才能够充分利用时间来挣更多的钱。但现在，事情变得更加复杂了。” Greenwood说，“要搞清楚公司或者律师是否在挣钱，需要考虑很多固定的、随机的因素，客户满意程度，这些都会影响最后的收费。”公司希望通过使用微软的Business Intelligence平台来管理其财务，这个平台是在SharePoint系统中运行的，预计将于今年开始使用。

同样，Clifford Chance也有应用消费电子产品方面的计划。和很多创新型公司一样，他们认识到：员工如果发现在公司使用的技术还不如在家里自己玩的技术，那他们必然会失去激情。这家法律公司计划给职员更大的自由，让他们能够选择购买各种时尚的电子设备用来办公，或者给大家更多的选择。

Greenwood表示：“CIO的角色在5到10年时间内将会发生巨大的变化，将来CIO也许主要是管理共享的基础架构，研究技术策略和程序管理，和技术本身或许无关了。”