高校档案管理与电子文件归档的要点

魏晓萍

（江苏海事职业技术学院，江苏南京211170）

高校档案管理与电子文件归档的要点

魏晓萍

（江苏海事职业技术学院，江苏南京211170）

本文通过对高校档案管理工作现状的分析，阐述了高校档案管理中电子归档工作的重要性，通过电子文件归档体系建立、方法与路径，以及纸质、电子文件归档并举等措施，提出了高校档案管理与电子文件归档的要点。

高校档案管理工作 电子文件归档工作 系统工程

随着信息技术的迅猛发展，计算机网络、多媒体技术已延伸到社会的每一个角落，使世界信息化、网络化；由此产生的大量电子文件，不仅意味着一种新型档案载体的诞生，而且标志着记录、传达、留存信息的方式发生了形式的根本变化，电子文件归档亦成为档案管理工作的必然。做好档案管理的电子文件归档工作，是社会发展的必然要求，也是时代向档案工作者提出的严峻挑战。正确认识电子文件的特点和性能，是档案工作者必备的知识点，采取各种措施确保电子文件档案的完整、真实、准确与安全应成为档案工作者不懈的追求。

一、高校档案管理工作的现状

（一）学校档案应客观完整地记录学校各方面的工作，为学校发展留下真实的轨迹。但由于建设与管理投资原因，档案保管设备不齐全，规格不一，不能满足新时期档案多样化的需要；不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件等国家相关标准要求，使得学校档案管理工作的发展受到严重制约。

（二）由于目前档案归档大多数为纸质、实物，管理工作量大，使用查询困难；而人们对档案管理工作重视不够、对档案工作意识不强，以及对档案工作在学校建设中的重要性和必要性认识不到位，造成档案的实际利用率低下。

二、高校档案管理的重要性

如何做好高校档案管理工作，提高高校档案的实际利用效率，对高校的教育、教学、教研活动，有十分重要的作用。档案管理是高校发展与建设历史最真实面貌的反映，是提高教学质量与水平的必要条件；高校档案是学校教育活动、教学管理、学生学习和学校建设等活动中凝聚而成具有保存或参考价值的档案资料，反映了学校在各个历史时期的工作和活动情况；同样，学校电子文件归档也是高校档案管理最基础工作之一，随着办公自动化程度的不断提高，必须高度重视并规范电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和开发利用，以便更有效地分析利用学校档案，帮助提高教育管理和学校教学水平，更好地为学校的教学管理服务。

三、电子文件归档

（一）体系的建立。

电子文件归档工作的完成，必须建立一个体系，依靠一支队伍，按照一定的流程。在原有档案归档的基础上，形成一整套电子文件归档体系，是一种切合实际的有效途径。

1.传统的文件——纸质文件的归档已有很长历史，经过多年实践，已形成相对完善的工作流程和归档制度，有较好的工作基础。开展电子文件归档也必须形成一支队伍来承担此项工作。但现状是：一方面，大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员、档案管理人员具有相对稳定的工作流程和熟练业务水平。另一方面，由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段。为此，必须对现有的计算机与信息管理人员或现有的立卷归档队伍进行必要的相关业务学习的技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化或立卷归档等相关基本知识的技能培训，担负起电子文件归档工作的重任。

2.相对于传统的纸质文件，电子文件归档所涉及的业务面更加广泛，受制约的因素更多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三方结合的方法。电子文件形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，对电子文件最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位，三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文件。

（二）方法与路径。

1.选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的分散各异转向集中统一，打破子立卷单位的界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文件信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无疑是最佳归档途径之一。可以利用学校网络技术建立校行政信息管理系统，比如可分为教学、科研、人事管理三个子系统。教学管理系统与学生注册中心、财务中心、教务处构成数据交换网，注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；财务中心负责学生交费信息的传递；教务处负责学籍、教学计划、课程、毕业数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。

2.借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专门网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按照信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的，具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求。无论利用何中途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自动从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。已经归档的电子文件一律用光盘保存。

（三）纸质、电子文件归档并举。

1.在现有技术条件上，对一些具有至关作用的文件必须以纸质文件保存。由于电子文件的不稳定性和易修改性，有必要将一些重要的电子文件制成拷贝存档，以确保文件的安全。在现有基础上，对一些重要的文件最好采取纸质文件和电子文件一起归档的方法，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以利于参照互补。不仅如此，还要高度正视电子文件对纸质文件带来的影响，在做好纸质文件传统归档工作的同时，依靠计算机和网络技术，将归档文件实体与计算机检索利用相结合、优势互补，既可完好地保存纸质文件的原貌，又可以实现多途径检索、多用户共享的功能。另外，在做好纸质文件管理工作的基础上，还要适时做好纸质文件向电子文件的有机转换工作。

2.在磁盘、光盘贮存文件耐久性留存的问题尚未解决之前，电子档案与纸质档案将并存很长时间。但从长远看，在电子档案存储的技术条件进一步提高之后，可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光盘归档为主，纸质归档为辅的做法，而对那些价值高的档案，则采取以纸质归档为主，磁盘、光盘归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，而且能够减小档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种归档方案简化合一，要经过论证后才能实施。

四、结语

档案管理的电子文件归档实质上是一项系统工程，电子文件收集积累和整理归档等工作是一项长期的、艰苦的、细致的、难度较大的系统工作。对高校来说，做好电子文件归档工作，首先要领导重视，并且要亲自抓好这项工作，各有关部门须尽快接受这一新生事物；其次，制定相关的规章制度，分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求作出具体的规定。只有电子文件归档，才能保障学校日常工作及教学、科研中产生的大量的电子文件的档案管理，才能真实地保证其原始性、真实性和齐全性。电子文件归档是档案工作的发展趋势，电子文件的出现给档案工作带来了一次巨大的变革，把档案工作人员从大量繁重而低效的手工劳作中解放出来。作为档案工作者，我们要高度正视电子文件对纸质文件带来的影响，积极更新知识，学习和发展档案管理的理论、原则、方法和技术，使两类文件档案更好地结合在一起，满足社会的需要。

［1］傅荣校.档案管理现代化.杭州：浙江大学出版社，2004.4.

［2］刘家真.电子文件管理理论与实践.北京：科学出版社，2004.10.

［3］禹英.试论高职院校档案工作存在的问题与对策.科教资讯，2009，（1）.