对于档案管理工作的几点建议

2011-03-18张玉芬张檀郑浩天津市环境监测中心天津300191

天津科技 2011年4期

张玉芬张檀郑浩（天津市环境监测中心天津300191）

档案是信息的重要载体，是主要信息源。随着市场经济的不断发展，档案工作在经济社会中的重要作用和重视程度得到了不断提升，这对档案管理工作提出了更高的要求。因此，作为档案管理人员，必须提高档案工作科学管理水平，逐步实现档案工作规范化、科学化、现代化，为社会和本单位提供更多有价值的档案信息资源。因此，为了应对和解决档案工作出现的问题，要从以下几个方面着手：

1 提高档案人员业务素质是做好档案管理工作的基1 本条件

档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学化、规范化、现代化的管理技能，提高工作效率。积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案人员应努力的方向。档案管理工作与办公自动化息息相关，一篇文稿不论是从起草、修改、删减、检索和打印，还是登记、汇集统计等，各个环节都离不开办公自动化，这就要求档案管理人员必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术，以适应现代化档案管理工作的需要。做好档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平是很有必要的。档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。

2 档案管理工作要运用信息网络技术

档案是历史的真实记录，记载着丰富的信息，汇集着大量的资源，利用计算机等现代科技手段整理档案，可按照文件形成的先后顺序进行排列打印，这样，对于降低文件归档工作量、发挥计算机管理优势、减少手工操作以及提高工作效率将发挥重要的作用。信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。计算机技术在各个领域中的运用，为我们的各项工作提供了极大便利，大大提高了工作效率。目前，国外档案管理基本使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。

3 健全档案管理制度

建立档案工作制度必须遵循以下要求：①规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。②简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。③坚持制度约束的双向性，既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。④坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。