对做好高校教学档案管理工作的思考

陈一红

(钦州学院，广西 钦州535000)

对做好高校教学档案管理工作的思考

陈一红

(钦州学院，广西 钦州535000)

高等院校教学档案的管理是高校档案管理工作中的重要组成部分，是教学管理、教学实践和教学研究等活动中直接形成的、具有保存价值的教学文件材料［1］.同时，高校的教学档案也是对高校教学进行评估的重要内容之一.但是，当前各高校的教学档案都存在着一定问题，为此，必须在分析问题、解决问题的认识态度下，制定和采取相应的管理措施，全力做好高校教学档案的管理工作，以便更好地服务于教学和科研活动.

1 教学档案管理中存在的主要问题

教学档案主要包括学生学籍材料，成绩登记表，教师的调课、停课记录，考试安排，休学、退学、转学材料以及对违规学生的处理文件等.目前，从高校的教学档案管理现状看，在管理模式、管理手段、管理人员配备等方面主要存在着以下几方面亟待解决的问题:

1.1 工作人员素质有待进一步提高;队伍建设方面缺乏必要的配套机制，队伍的稳定性得不到有效的保障

教学档案是为高等院校的教学和科研服务的，是教学改革的重要参考资料，要经常查阅，所以在高校档案管理工作中，教学档案的管理是一个重要的组成部分.在有关学校发展规划的制定过程中，教学档案对领导的决策也起着重要的信息支撑作用.

近年来，部分院校不断扩大招生规模，在校学生数急剧增加，由此也为高校教学档案的管理工作带来了巨大的压力和前所未有的挑战.许多地方院校升本前仅有学生几千人，升本后在校生人数已达一万人，短短几年，学生数量就以倍数增加.不言而明，这不仅使学校各部门的工作增加了不少，也必定给档案部门带来很大的工作量，如此一来，档案管理工作任务量的急剧增加，必然要求管理人员在技术上过得硬，思想上经得起考验.高校在人事师资配备计划中，一是必须重视档案管理专业人才引进，二是做好对现有在职管理人员先进管理经验的培训工作，提高她们的档案业务素质.只有这样，才能让档案人员无惧任何压力，出色地完成本职工作及其它各项工作任务.然而，在调查中我们发现，高校档案工作中的专业毕业人员很少，专业人才非常缺乏.虽然在目前的档案管理人员队伍当中，也有很多是具有多年丰富管理经验的老同志，但是，从档案管理工作理念方面看，他们的思想显得相对陈旧，创新能力不强，与实际工作需求相距甚远;不仅是行外的人，有些老同志也把档案馆(室)当作养老的地方，看轻了档案管理的作用.虽然有少部分年轻的工作人员有一定的创新能力，但是，因为这些人员没有接受过专业知识的学习，缺乏专业理论的指导，在实际工作中就显得底气不足、信心不够，整个档案管理工作质量也就难有实质性的提高.

在调查中还发现，许多高校的二级院(系)领导对教学档案工作思想上也没有足够的重视，在布置各项工作任务时，忽视了档案工作的落实及教学档案的收集和整理等工作，缺乏一套完整的规章制度作保证，缺少工作的监督与检查;在许多高校，特别是地方院校中的院(系)的档案管理，没有配备人员专门负责，有的虽然由该院(系)的教学秘书兼职，但由于秘书工作任务较多，兼职档案任务的人员就频频更换，经常是兼职档案工作做了不久，就给刚分配来的新人负责，而到了交接工作时，经常出现没把本院(系)档案工作的任务明确交付好的情况，这些情况，不仅影响了档案工作的连续性、稳定性和系统性，而且让没有受过档案专业知识培训的人员进行管理，也影响了管理的质量.所以，总的看来，许多高校都出现了档案管理人员队伍缺乏稳定性的局面［2］.所有这些，都在直接严重地影响了教学档案的管理水平.

1.2 管理方法和管理手段比较落后

目前，很多高校在档案管理方面还采用比较原始的管理方法，通过手动操作完成工作任务，以纸张和案卷为工具进行档案的收集、归档与检索，没有将比较先进的数字化多媒体技术应用到档案管理当中.不难想象，在高校的学生人数不断增加、办学规模不断扩大的情况下，仅凭传统的档案管理方法想要做好档案管理工作是多么困难的一件事情.比较先进的方法是借助计算机和网络技术进行档案管理，在工作过程中不仅要求工作人员具备档案方面的专业知识，也需要具备利用计算机等多媒体进行工作的操作能力.因此，档案管理的基本标准、基本手段、基本方法，计算机网络等新技术手段，都是现代模式下高校档案管理工作者必须掌握的.做一个复合型的高校档案管理人才，是我国现代化建设的必然要求，也是处在信息化时代的管理者必须面对的一个现实.高校档案管理要实现自动化，就要求档案管理人员打破原来陈旧的管理方法，熟练掌握多种现代新产品的使用及操作方法.实际上，几乎所有的高等院校都设立了自己的网站，有健全的校内网络，在档案管理方面也在逐步引入现代化的管理手段，在办公方面基本上实现了自动化，如借助计算机网络系统，基本实现对教学、后勤、财务等方面的自动化管理等，现代大学办公系统平台的构建已初成雏形.但是，还没有真正实现利用计算机管理系统对全校的各个部门进行管理，在自动化和网络技术的利用方面还有待于进一步完善.很多时候，是现代化的管理手段和传统的、原始的管理手段交替使用，互相配合，先进的管理工具在高等院校还没有得到更广泛的应用，主管部门的档案管理系统也没有实现各部门之间的互通和连接.因此，在有关部门上报档案材料的时候，总是需要准备电子档案和纸质档案两种材料，做了大量重复性的工作，增加了工作人员的负担，严重影响档案管理工作的效率.同时，由于一些高校的领导对档案工作的重视程度不够，因此，不能够保证在引进先进管理系统、管理设备方面所必要的资金投入，在人才使用方面，也不注重专业人才的引进，认为档案管理工作很多人都能干，没有什么技术含量，在这种情况下，就造成资金和人才匮乏，工作方法和先进技术的应用也就无法正常开展的局面.

1.3 利用档案意识差，服务功效得不到充分发挥

在现代的管理理念中非常强调人文关怀方面的需求，在这样的理念下，就要求从事管理工作的人员所做的一切工作都要坚持以人为本的思想，以人为所有工作的出发点和最终的归宿，教学档案的管理工作是整个管理工作的重要组成部分，也应该符合这一理念.从目前的教学档案管理工作现状来看，档案管理的工作实际与以人为本的思想不相符合，或者说与以人为本思想理念的要求还有很大差距.当前，许多高校的档案管理人员在实际工作中，更注重档案的完整保存，以档案的完好保存为追求的目标.同时，也错误地把档案的完好性作为考核档案工作成效的重要标准，他们认为，只要档案能够完整的保存，就算是完成了管理任务，因此，他们终日就是守着档案，保护档案不受到损坏，对如何合理利用档案考虑的很少.更有甚之，有的档案一般人员都无法借阅，仅有极少数的领导才能够利用.档案的完整性固然重要，但是我们进行档案管理的初衷毕竟是要为日后的利用创造条件，最终的目的还是利用，如果在工作中过分强调档案的完整性，就会导致大量有价值的档案资料被封存起来，档案本身的作用得不到重视，轻视档案的利用，档案的价值无法充分体现、充分发挥，那么一盒盒的档案就只能变成长期被封存的、毫无意义的符号.在就部分资料进行调查中发现，全国大部分高校的教学档案利用率都在20%以下.档案本身是能够促进社会经济建设、服务教学科研的重要资源，如果管理者长期把它们封存，得不到合理的利用，很珍贵的资源就应了外行人常给档案评论的一个词——废纸.

2 针对档案管理工作的合理建议与对策

鉴于以上对高校教学档案管理方面存在问题的分析，我们认为，在实际工作中应采取以下措施做好高校教学档案的管理工作，充分发挥档案资源的应有价值.

2.1 提高认识，加大管理的投入力度

一是学校的领导要高度重视档案管理工作，加强对档案管理工作的指导和监督.任何一项工作得到领导的重视都是做好工作的前提，只有领导在主观上重视档案工作，才能在工作安排中体现这项工作的重要性，才能将这部分工作放在其应有的重要位置;二是档案管理人员要充分认识自身工作的重要性，以积极主动的态度投入工作，克服消极应付思想;三是加大档案管理工作方面的投入力度，确保档案管理方面必要的经费开支，为工作人员创造良好的工作条件;四是加强对现有工作人员的培训，让他们不断学习先进的管理理念.

2.2 加强教学院(系)教学档案的规范管理

教学院(系)是高校教学档案主要来源单位，所以对这一档案的主要形成单位的档案管理，一是院(系)领导思想重视此项工作的落实，包括对兼职档案员的配备、培训，工作任务的布置，管理设备的购置等;二是制定规章制度，形成长效机制，做好对教学档案的收集、整理与归档;三是创造条件，实行管理手段的信息化、数字化，特别是新升本的地方院校的教学院(系)中，要尽一切办法规范档案的管理工作，建立健全整个学校的档案管理网络机制.

2.3 引进先进技术，全面更新管理手段

在档案管理方面，要打破传统的信息管理模式，将计算机网络等先进的技术引入到档案管理工作中，充分发挥科学技术的作用，并随时注意利用档案管理工作的其它先进方式，创新管理模式，做到既要重视传统载体、传统领域档案资源的建设，又要重视新型载体、新型领域档案资源的建设［3］，逐步实现档案管理的现代化、科学化、网络化.

2.4 以人为本，合理利用档案资源

在档案管理工作中，要充分体现“以人为本”的思想，在加强档案管理的同时，合理利用高校的教学档案，充分发挥档案资源的服务功能.主要措施有:一是在具备条件的环境下，在现代化的档案管理系统中，根据不同的档案对访问者设置一定的权限，在档案资料不被破坏的前提下对尽可能多的人员开放;二是补充电子档案这一存档方式，电子档案与纸质档案并存，做好电子文档的管理建设，用先进的方法使人们查阅档案资料更方便，让教学档案资源在教学和科研中发挥重要作用.

从某种意义上讲，高校教学档案管理工作是档案工作的核心，是学校档案的一个有机组成部分.教学档案是记录了重要教学信息的材料，能在教学过程中产生巨大的价值，对于提高高校的教学效果和办学水平有着非常重要的作用，所以，如何做好和利用好教学档案，如何在思想上对教学档案管理工作给予高度重视，是高校档案管理者值得深思的问题.

［1］李庆山.高校档案管理规范化建设的途径［J］.兰台世界，2006(21):32.

［2］王维川.如何加强高校系级档案工作的规范化管理［J］.才智，2009(26):286－287.

［3］曾波.人事代理档案管理之我见［J］.兰台世界，2006(21):33.

钦州学院校级课题项目“新升本院校档案信息资源开发利用研究”(2011XJKY－44C).

陈一红(1970－)，女，壮族，广西合浦人，钦州学院馆员.

(责任编辑:徐星华)