实行远程稿件处理系统的思考

2011-03-18王昕孙东建天津市医学科学技术信息研究所天津300074

天津科技 2011年6期

王昕孙东建（天津市医学科学技术信息研究所天津300074）

据统计，我国科研论文发表总量的年增长率已超过10%。[1-2]期刊编辑部的收稿量迅速增加，使编辑部管理稿件的压力增加。传统的人工稿件管理模式已经很难应对大量稿件的信息流程管理、出版管理、财务管理以及公文的处理等工作，更无法适应当前网络时代信息交流的要求。[3]通过远程稿件处理系统，可以实现投稿、审稿、编辑、出版等编辑出版全过程的网络化，为期刊发展提供了更为广阔的平台，且高效、经济，比传统模式更加灵活。[4]本刊从2009年11月1日开始通过该系统进行收稿、审稿、编辑、出版等工作，现将经验、体会介绍如下。

1 远程稿件处理系统的基本功能

1.1 存储审稿专家的信息

编辑部可以将审稿专家的基本信息录入、存储在该系统数据库中，包括：用户名、密码、姓名、性别、研究方向、单位地址、E-mail、家庭电话、办公电话、手机号码等，以备调用和查询。此外，系统还会记录每个审稿专家的审稿状况，它反映了目前专家是否有能力审稿。这些信息会帮助编辑准确、快速的找到审稿专家，提高了编辑的审稿效率。[5]

1.2 收稿

作者首次投稿时，首先登陆本刊网站（http://www.gjszjk.ac.cn）进入本刊网页，然后在作者区点击“在线投稿”进行注册投稿。投稿前需先进行注册。点击“注册”按钮，填写用户名、密码、姓名、性别、E-mail、单位、地址、电话等基本信息，注册成功后返回登陆界面，填写用户名、密码登陆远程稿件处理系统。登陆后，可点击“投新稿件”按系统向导提示进行投稿。投稿成功后，全文将自动存入系统，待编辑部人员将稿件入库后，会通过E-mail将“稿件收稿回执单”发给作者，其中包含稿件正式稿号、用户名及密码，并要求作者将单位推荐信、版权转让协议和稿件审理费通过邮局汇至编辑部。作者的基本信息将由稿件管理系统自动存档，以便调出、查询。

1.3 审稿

网络资源为编辑提供了及时、丰富、可靠的各类信息，在稿件的初审、遴选审稿专家以及进行网上审稿中都有着十分重要的作用。[6]一般来说，内容编辑首先要对作者来稿进行初审，“要审查论文内容是否符合期刊的办刊宗旨及出版规范，并在对论文的学术水平作初步评估的同时做出取舍”。[7]初审合格后的稿件进入同行评议阶段，送相关专家外审，系统会自动弹出窗口显示要给审稿专家发送的E-mail，邮件内包含审稿专家的用户名、密码、设计好的审稿单以及稿件的基本信息，编辑预览后可将E-mail发出，邮件同时保存在稿件相关邮件中。

1.4 接收审稿专家的审稿意见

审稿专家登陆本刊网页后，点击“专家在线审稿入口”，登陆后可对编辑部送审的稿件进行审阅。审毕稿件，将意见填写在审稿单上，提交后审稿单自动保存在远程稿件处理系统内，并在相应稿件的责任编辑的工作桌面上提示已审回，编辑部可对稿件进行下一步处理。

1.5 稿件退修或退稿

外审通过的稿件，责任编辑阅读审稿专家的意见后，将专家意见转达给作者，并经E-mail通知作者其稿件需要修改，请作者登陆远程稿件处理系统进行查询。待作者修改合格后再对稿件进行编辑加工，提交二审及终审审阅合格后等待编期。对于外审未通过的稿件，则提交终审，终审同意退稿后将专家的具体审稿意见以及退稿通知一并转达给作者，这样做有利于作者、编者及审稿者之间的交流。

2 应用远程稿件处理系统所需的准备工作

实现远程稿件处理，首要条件是审稿专家、作者均应具备一定的计算机网络操作能力并会使用E-mail，审稿专家能接收编辑部经该系统送审的稿件，并将审稿意见传回编辑部；作者能够登陆该系统自行查询稿件进度、对稿件进行修改等。

本刊于2009年9月始以启事的形式反复宣传本刊将全面使用远程稿件处理系统进行投稿、审稿和修稿，在本刊组办的全国性学术会议和本刊编委会上也反复讲解了使用该系统的意义，并以启事、网站公告的形式详细讲解该系统的使用方法。自2009年11月，本刊正式全面使用该系统，并不再接受纸样稿件。对少数不了解本刊已使用远程稿件处理系统的作者，编辑经信件、E-mail或电话讲解本刊施行该系统投稿的基本流程和意义。对于无法使用该系统的作者，编辑部仍接受附有光盘的纸样稿，由编辑手工将稿件登记到稿件处理系统内进行审稿。

3 应用远程稿件处理系统的优点

3.1 加快审稿速度

远程稿件处理系统显著缩短了审稿流程。[8]传统的纸样稿件审稿时间主要由2个因素决定：①挂号信经邮局往返邮寄的时间；②专家审阅稿件的时间。由于本刊审稿专家几乎均为兼职审稿，审稿的时间长短是有一定弹性的，工作压力大、社会活动多或对审稿工作不重视，审稿的时间就可能延长，反之则可能在很短时间内审回稿件。通过稿件远程处理系统可以缩短经邮局邮寄的时间，以及信件在双放收发室停留的时间，发E-mail当天即可收到。对于需要加急、抢发的稿件，该系统有明显的优势，可以通过电话、E-mail等联系好审稿专家，两三天之内便可审回。基于网络的编辑部稿件远程处理系统的成功运用，可以建立“催审”、“催退”的常规制度，加上“快速通道”的启用，均可作为缩短编辑流程的调控策略。[9]

3.2 缩短修稿时间

未能实现退修稿件的有效“传递”，没有及时完成编辑部与作者间的有效联络，[9]是造成退修时限延长的主要原因。经该系统修稿大幅减少了修稿的往返时间。且编辑部可以建立“催修”的常规制度，在设定退修时限后，该系统可以自动显示需催修的稿件，编辑与这部分稿件作者及时联络，可以补救退修稿传递中出现失误的稿件，也可以尽早发现由于“一稿两投”而不准备再修回的稿件。

尽管影响稿件刊出的因素有很多种，甚至有的原因很复杂，难以解决，但无论如何，修稿时间的缩短毕竟解决了其中的部分问题。

3.3 减轻编辑工作压力

传统纸样稿审稿模式下，编辑修稿、退稿时要写出修稿、退稿意见，还要将专家的审稿意见誊写在修稿信、退稿信上。经远程稿件处理系统修稿、退稿，编辑可以在预先设计好的修稿、退稿意见栏中很方便的复制、粘贴专家和编辑的审稿意见，退修信或退稿信，完成后点击“保存”，即可经E-mail通知作者查看稿件信息，作者还可直接从网络上下载版权转让协议，签字后邮寄给编辑部。如此，既减轻了编辑的工作压力，也使作者、编者、审稿专家之间的交流更便捷、快速。

3.4 便于管理

所有录入稿件处理系统的信息均自动存档，可以方便地进行稿件的各种信息统计、查询。利用存档的专家信息、作者信息，在日常工作中可以非常方便的查询所记录医院的具体地址、邮编以及作者和审稿专家的电话、E-mail等，具有很强的灵活性。

3.5 节省纸张和邮资

传统纸样稿稿件处理模式中，需要使用大量的纸张和信封，例如退修信、退稿信、送审单等，费时、费力。现在，这些工作均可以通过稿件处理系统完成，方便、快捷。此外，由于不必与审稿专家和作者互相邮寄纸样稿，也为审稿专家（邮寄审毕的稿件）、作者（邮寄新投稿和修改稿）和编辑部节省了邮资。

Regazzi等[10]研究认为，刊物的声誉、出版周期（文章刊出时限）及读者身份地位水准是体现刊物质量最重要的3个方面。而远程稿件处理系统的应用，可以通过加快审稿速度、缩短修稿时限等方式有效缩短出版周期，由此可见该系统的应用对提高期刊质量十分重要。

4 使用远程稿件处理系统应注意的问题

目前科技期刊新的投稿模式虽有如上所述的种种优势，但同时也存在着局限性。[11]

4.1 投稿信任度低

该系统使用初期，投稿者不愿使用远程稿件处理系统进行投稿，或通过系统投稿后，又通过邮寄打印稿再次投稿，致使同一稿件连续接收、重复登记。[12]说明稿件处理系统的稳定性和准确性不被投稿者所信任。在尝试网络投稿的同时又邮寄打印稿，在作者看来这是“双保险”，可以保证编辑部及时收到自己的稿件。对于这个问题，我刊采取的做法是除特殊情况外，拒绝接收任何打印稿，要求作者必须使用远程稿件系统进行投稿。对于投递纸稿的作者也及时与其联系，说明本刊的投稿要求。

4.2 E-mail邮路故障

任何原因引起的作者、编辑或审稿专家的E-mail通路不畅，均可导致三者间的E-mail信箱接收或发送邮件障碍，以至不能及时收到由系统发出的通知，这包括电脑的软、硬件问题：①局域网或个人E-mail故障；②远程稿件处理系统可能被病毒破坏。应安装杀毒软件，对邮件实时监控，定时扫描电脑，及时更新杀毒软件，确保电脑和E-mail的安全。

4.3 解决边远地区作者的投稿问题

对一些边远地区作者来说，确实不具备网络投稿的条件。基于此，本刊编辑部在使用远程稿件处理系统期间也同时接受附有光盘的纸样稿，由编辑进行手工登稿，以便对稿件进行审阅。

4.4 加强审稿队伍的建设

本刊使用远程稿件处理系统一年多以来，多数审稿专家均能完成网络审稿，但尚有部分专家，尤其是年龄较大的专家不会使用该系统进行审稿，对此仍需进一步宣传网络审稿的意义。同时在吸收新的审稿专家时，其能否使用远程稿件处理系统进行审稿也应作为考虑因素之一。

5 展望

国内外越来越多的期刊开放存取浏览。[13]调查表明，39%的国外期刊有网上预出版，23%有超前出版，58%有现刊；而国内集中上网的期刊98%为滞后出版。相比之下，差距明显，说明国内的期刊出版者未能充分认识和利用网络的及时性的优点。而远程稿件处理系统就是为缩短这个差距提供技术平台。[14]编辑出版流程的数字化、期刊上网是扩大期刊影响、占领网络读者群的有效手段，也是提高编辑部工作效率的重要手段。本刊使用远程稿件处理系统，是实现开放期刊系统[15]的第一步，为将来由纸质期刊向网络期刊的转型奠定了基础。随着数字化期刊的理念不断深入人心，因特网日新月异的发展，以及远程稿件处理系统的进一步改进升级，相信上述问题都将得到圆满的解决，该系统的优势也会更加明显。未来本刊网站将不断完善，期刊数字化服务还将继续延伸，例如网上继续教育、远程网络会议、网络广告园地、远程专家会诊等，届时将更加及时、大量地为广大读者提供我国生殖医学、计划生育领域各方面的信息。■

[1]中国科学技术信息研究所．2002年度中国科技论文统计与分析[M]．北京：科学技术文献出版社，2003：25-26.

[2]中国科学技术信息研究所．2004年度中国科技论文统计与分析[M]．北京：科学技术文献出版社，2006：35.

[3]南红梅，潘新社，陈建平，等.期刊编辑部办公系统的设计与开发[J].编辑学报，2008，20（1）：74-76.

[4]胡健飞，刘飚，李怀谷.网络时代的编辑工作现代化[J].编辑学报，2000，12（2）:85-86.

[5]陈海清，吴悦，王毅俊，等.基于层次分析法的科技期刊审稿专家信息管理系统[J].编辑学报，2008，20（4）：356-358.

[6]郑瑛.如何利用网络资源促进高校学报的审稿工作[C].中国高等学校自然科学学报研究会第12次年会论文集，2008.

[7]方卿，冯蓓.网络科技期刊内容模式研究[J].出版科学，2010（1）：80-86.

[8]闫苏平，张印朋.网络技术在科技期刊办刊中的应用[J].中国综合临床，2008，24（12）：1296.

[9]王爽娟.科技期刊编辑流程中的限速步骤及调控策略[J].编辑学报，2006，18（3）：179-180.

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[11]杨小平，林家乐，王莉，等.科技期刊在线审稿系统的应用[J].中国科技期刊研究，2003，14（增刊 1）：818-821.

[12]周志新，刘雪立，徐刚珍，等.科技期刊在线投稿系统应用中的问题分析及对策[J].编辑学报，2006，18（6）：435-436.