高校人事档案管理现代化探讨

马 蓉

（唐山师范学院 继续教育学院，河北 唐山 063000）

高校人事档案是指高等学校在各项人事管理活动中形成的，记载和反映个人经历、德能勤绩、工作业绩的，以个人为单位保存起来以备考查的文字、表格以及其他形式的历史记录。人事档案的材料来源于各种人事管理活动，包括个人履历表、职工登记表、年终考核表、职称聘任表、干部任免考核表、奖励材料、处分决定等有参考利用价值的材料。人事档案是一个人思想品行、工作经历、政治素养等情况的原始记录，是个人情况真实的反映。

1 人事档案的特点和作用

1.1 人事档案的特点

1.1.1 人事档案的真实性

真实性是人事档案内在的本质要求。每一份人事档案的来源、形式和内容等各方面都必须真实、可靠、完整，那些来源不明确，内容不详实，信息不准确和没有经过相关人事部门审核的材料是不能归入人事档案的。真实性是人事档案存在的前提和基础，没有真实性，人事档案就失去了其存在的根本，也就失去了保存和利用的价值。

1.1.2 人事档案的机密性

人事档案是一种机密性很强的档案，这是由它自身的特点和国家的利益决定的。人事档案是单位考查使用职工的参考和依据，它既涉及到工作上的重大事件，又关系到职工的个人隐私，所以人事档案在很长时间内是保密的，不对外开放，任何私自查阅泄露他人的档案的行为都是违法行为。

1.1.2 人事档案的专门性

人事档案是由组织部门、人事部门、劳动部门在人事管理领域形成的文件材料，具有特殊的形成条件和专门的名称。人事档案以个人为单位，案卷的内容只能是同一个人的相关材料，是个人专卷，不能与他人材料混杂。否则就会给工作带来不必要的麻烦，造成严重的后果。

1.1.4 人事档案的动态性

人事档案不像其他档案从立卷直到销毁，无论内容还是形式都不变动。人事档案从组建之日就是动态的、不断更新的。内容上，档案当事人的个人情况总是处在变化之中，其学历提高、岗位变动、职务任免、工资晋级等情况都要及时补充到人事档案中，以备后查。另外，人事档案会随着人员的流动而流动，人员调动到哪里，人事档案就跟到哪里。“人档统一”是人事档案的管理的原则之一。

1.2 人事档案的作用

人事工作的根本任务就是合理地开发和选用人才，使每一位职工都能找到最适合自己的岗位，才尽其用。人事档案为这一工作提供了最直接最有利的证据。通过人事档案，可以全方位地了解人才，做到知人善任，合理配置人力资源。

2 加强人事档案现代化管理的措施

新形势下人事档案的管理，要适应人事制度改革的需要，在扎扎实实做好基础工作的同时，不断完善管理制度，努力改进方式方法，实现人事档案的现代化管理。

2.1 提高认识，增强现代化管理的意识

人事档案的管理水平的高低首先取决于对档案工作的重视程度。但是，目前人事档案管理工作中普遍存在着重视不够的问题，档案工作不能被摆在应有的位置。要改变这种现象，就要增强档案意识，首先领导层要给予关心，重视和支持，强调人事档案工作的重要性，并把人事档案工作提高到与各项日常工作同等重要的地位。档案工作人员也要加大人事档案的宣传力度，让人们全面认识人事档案的价值作用。同时，档案工作人员要不断提高档案的现代化管理意识，把人事档案工作同社会活动联系起来，实现档案工作由封闭型向开放型的转变。在信息飞速发展的时代，强化档案的现代化管理意识是至关重要的。

2.2 提高业务水平，加强人事档案的现代化管理

随着计算机技术和网络技术的普及和进步，大量的电子文档涌入档案领域，档案管理现代化逐渐取代了传统的手工操作，档案工作也由纸质档案的收集、整理、入库等繁琐、低效的工作过渡到将档案信息数字化的阶段。

2.2.1 人事档案管理人员要有过硬的业务素质

业务素质是指档案管理人员在履行职责时的知识水平和实践能力。目前，从事档案的专业人员比较少，对计算机技术、网络技术和摄影扫描等技术掌握不足。所以，档案工作人员要不断加强学习专业知识，努力拓宽知识面，学习计算机知识，掌握现代信息科学管理技术，另外，不断提高自己的语言文字表达能力和综合分析能力，使自己能够适应新时代科技发展对档案管理人员的要求。

2.2.2 建立人事档案电子信息数据库

建立电子信息数据库是实现人事档案现代化的有效途径。数据库的基本内容可以把人员的基本情况全部包含在内。例如：人员基本情况一览表、学习经历、工作经历、职称评聘情况、奖惩情况、工资晋级情况、科研成果等等。信息录入时，一定要保证信息的准确无误、全面详实，并且做到及时更新维护，确保信息的安全。通过数据库，可以迅速查询到个人信息，另外，通过对数据库中信息的统计、分析，可以生成各种表格，大大提高人事档案的利用率和利用质量，深层挖掘人事档案的内在潜力。

2.2.3 建立人事档案网络化管理系统

人事档案的现代化管理的目的是实现档案信息资源的科学开发、合理配置和有效的利用。在建立了人事档案电子信息数据库的基础上，利用多媒体技术，将个人的电子照片、声音、视频等资料，作为补充内容丰富到人事档案中，可大大增加人事档案的信息量。在网络环境中，对人事档案进行采集、整理、鉴别、归档、保管、利用和编纂工作，一方面，节约了成本，另一方面，可提高了劳动效率和劳动质量。通过网络为利用者提供最新的第一手资料，又能大大提高的档案信息的时效性。另外，通过局域网加强与社会各方面之间的联系，在满足公众的知情权的同时又可以实现人事档案信息的共享和交流。

2.3 重视现代化管理下人事档案的安全

现代化技术为人事档案管理提供了高效、快捷的方法，同时也带来了安全隐患。如果在现代化管理过程中安全意识不够，疏于防范，往往会造成档案信息的流失和泄密，损失惨重。因此，一定要处理好档案资料利用和保密之间的关系，既要克服封闭保守的观念，又要防止不负责任、麻痹大意的思想。在对人事档案进行现代化管理时，一定要对各种信息的密级进行严格界定，运用计算机的加密功能，对数据库中数据的使用权限进行系统的分类加密。通过身份和密码验证才能为利用者提供所需信息。

另外一个不可忽视的环节是努力完善人事档案现代化管理的法律、法规。完善的法律、法规是人事档案现代化管理工作健康发展的重要保证。建立健全人事档案现代化管理工作的各项规章制度，可使人事档案工作的各个环节做到有章可循，有法可依，从而确保人事档案在现代化管理工程中万无一失。

总之，在科学技术高速发展的时代，人事档案现代化管理已成为不可逆转的趋势，档案管理人员要积极采取行之有效的措施，尽快实现人事档案现代化管理的变革。