宁夏图书馆办公自动化的实现及其应注意的问题

2011-03-18占红霞宁夏图书馆银川750011

图书馆理论与实践 2011年9期

●占红霞（宁夏图书馆，银川 750011）

办公自动化简称OA（Office／Automation），即将先进的技术和设备，运用于各种办公活动中，使之科学化、自动化。它的目的在于提高办公效率和办公质量，使行政工作跨进科学管理和科学决策的新时代。一个单位实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。

1 国内办公自动化普遍存在的问题

在我国，办公自动化建设取得了很多成绩，同时也暴露了很多问题，如投资大，效果不明显；水平低，重复建设多；硬件投入多，软件投入少；模拟手工作业，增加管理负担等。产生这些问题主要有三个方面的原因：一是对办公自动化的本质作用理解不深，通常只是把办公自动化理解为办公过程中的先进技术和设备的使用，使用目的是为了提高工作效率。实际上，通过实现办公自动化，提高管理机构的决策效率更为重要。二是忽视了办公自动化发展的基础，通常认为只要有了先进的技术和设备，就可以实现办公自动化。其实，办公自动化发展必需依赖两个基础，一个是管理基础，另一个是信息积累基础，如果脱离了这两个基础，办公自动化就成了空话。三是技术条件的制约也会使得办公自动化建设难以达到预期的目的，如早期的网络技术在信息共享和沟通方面的支持就明显不足。

近年来，办公自动化在我国日益受到重视，它不仅节省大量人力、财力，而且迅速准确地提供最新信息，帮助人们处理日常事务，对问题作出明智的决断。宁夏图书馆在业务系统实现计算机自动化管理的基础上，也实现了办公自动化，给我们的工作和学习带来了极大的便利。

笔者在宁夏图书馆办公自动化系统中做了一些工作，现就实际运行情况作简要介绍。

2 宁夏图书馆办公自动化系统组成

宁夏图书馆办公自动化系统由硬件（Lotus Domino服务器、工作站及各类办公设备、计算机网络和通信线路）以及办公自动化软件功能及模块组成。Lotus Domino是一个客户机/服务器平台，通过它可以在网络上存取、共享以及管理信息，它给工作站提供文件、程序和备份选项。我馆使用的办公自动化软件是由国家图书馆数字技术有限公司开发的数字图书馆应用软件系统之一。该系统是安装在服务器中，各部室所设的工作站通过网络与服务器连接。

2.1 LotusDomino服务器

服务器向全系统提供信息和设备资源。服务器是功能强大的计算机，它与其他计算机通信，并为这些计算机完成各自工作提供所需的一切功能，办公自动化软件也是在它们的支持下开发和运行的。例如：LotusDomino服务器给每个工作站提供一个邮件信箱和一个可存放大家共享信息的空间。我馆的服务器由IBM公司的微机服务器组成。安装NE2000网卡，使用WindowsNTServer4.0中文版网络操作系统。它是一个多用途的网络操作系统，其易用性、灵活性及扩展的Internet／Intranet和通信服务能最大程度地满足当今环境的需要，同时，它还为未来提供了较好的网络基础。

2.2 工作站（Workstation）及各类办公设备

工作站及各类办公设备是直接面向办公人员的。工作站又称客户机，是访问服务器并使用服务器上资源的计算机。我馆现在所有部门计算机都已实现联网，只要安装了客户端软件就形成了工作站。办公设备包括打印机、显示器、传真机、磁盘、交换机、图像扫描仪等。

2.3 计算机网络和通信线路

计算机网络是指利用通信线路和设备将分散的计算机、工作站以及办公设备相联，从而构成一个完整的资源共享系统。计算机网络又可分为局域网（近距离连接）和广域网（远距离连接）两种。局域网是办公自动化的一个重要组成部分，其主要职能是传递信息、设备资源共享、电子邮箱、综合通信等。在广域网和某些办公设备的使用中，需使用通信线路。

3 宁夏图书馆办公自动化的使用情况

2009年起我馆在全馆范围内大力推广普及办公自动化技术，我们在各部室联网的计算机上安装办公自动化软件，并采取全员培训和个别辅导的形式，促进大家使用办公自动化系统，提高工作质量和效率。目前，虽然宁夏图书馆办公自动化系统的硬件及通信条件已基本具备，各种办公应用软件相互独立，但软件应用还仅仅限于发布通知、收发电子邮件的水平，没能形成信息流。下一步应在原有的基础上完善硬件系统，建立、健全功能完善的软件系统。

4 宁夏图书馆实现办公自动化应注意的几个问题

4.1 转变观念，积极推广办公自动化技术

很多图书馆人对办公自动化认识不够，抱着老观念不放，认为它可有可无。其实实行办公自动化无论对图书馆还是图书馆人都有很重要的意义。一是信息社会的需要。图书馆是信息资源的宝库，像以前那样用手工方式去处理大量的信息流，已不能适应现代图书馆的办公节奏，必须走自动化之路。二是图书馆未来发展的需要。图书馆要想在激烈竞争的时代站住脚，必须提高办公效率和管理水平，节约能源，增强竞争地位，这也正是实行办公自动化的目的。三是领导决策的需要。办公自动化系统能自动地分析采集到的信息，提出各种可供领导参考的优选方案，是辅助决策的有力手段。

4.2 统筹规划，制定技术规范

图书馆办公自动化不是一个封闭的系统，它的实施必须经过仔细调研、总体分析、统筹规划，根据图书馆的实际，制定出有利于信息资源共享的办公自动化规范；它必须和其他办公系统和业务系统交换信息、文件和资料，因此需要规定文件、报表的标准格式。命名如在Microsoft Word中的文件要保存成RTF格式，才能引入到UO3.0中。

4.3 设备及应用软件的引进要考虑方便维护和服务功能

网络设备、计算机设备和软件的选型是实施图书馆办公自动化的前提，所应用的办公自动化系统应简单易学，经过短期培训就能掌握使用；功能设置应多于用户需求，具有一定的超前性，且方便系统管理员进行维护。

4.4 努力提高工作人员的素质，适应办公自动化需要

工作人员的素质是图书馆办公自动化系统实施成败的关键。办公自动化要求工作人员具有较高的业务素质和较强的责任心，不仅要具有图书馆学的专业知识，还要具有掌握和运用信息技术设备的知识和实际操作能力，熟悉办公自动化系统软件。而目前我馆有些馆员还不知道什么是办公自动化，还不会操作OA，这种状况如不改变，将无法适应办公自动化的需求，也不能为读者提供更好的服务。

4.5 加强办公自动化网络信息的保密

信息泄露是办公自动化网络的主要保密隐患之一。信息在网络保密防护方面有两个弱点；一是数据的可访问性，终端用户可以不留任何痕迹拷贝数据信息。二是信息的聚生性，当信息以零散形式存在时，其价值不大，一旦网络将大量相关联信息聚集在一起时，其价值就重要了。对此，我们可以从三个方面入手，一是物理隔离。在信息设备上，不存储、处理和传递重要内部信息，并建立登记备案制度。二是数据加密。这是实现信息保密性的一种重要手段，可以用链路加密、节点加密和端对端加密等方式。三是充分利用系统自身提供的保密措施。第一级是入网认证。例如：我馆用户登录OA时，必须输入用户名、密码登录注册，如信息不符合，则被网络系统拒之门外。第二级是设置目录和文件访问权限控制。严格的权限划分能控制用户只能操作什么样的目录和文件，这需要网络管理员和保密人员协同工作。第三级是文件和目录的属性保密。属性直接控制对文件或目录的访问特性，它高于文件、目录的有效访问权限，可禁止有效访问权限所允许的操作。