浅论高校信息公开对档案利用工作的影响

潘 兰

浅论高校信息公开对档案利用工作的影响

潘 兰

（天津国土资源和房屋职业学院，天津市 300270）

文章以档案管理理论为基础，运用观察法、实证研究法、经验总结法的研究方法，首次在高等学校信息公开的环境下，分析探讨信息公开对档案利用工作的影响。提出从明确信息公开要求、拓展档案服务内容、提高处理信息能力入手，充分利用高校信息公开与档案工作的互动做好档案利用服务。

高校；信息公开；档案；利用

高等学校档案利用工作是指高等学校档案管理部门（档案馆或档案室）通过一定的方式、方法为社会提供服务，是档案工作的根本目的。高等学校主动公开信息，不仅是为信息利用者提供服务、满足社会需求的必然要求，也是档案管理部门充分认识自身优势，变被动服务为主动服务，拓展档案利用功能的重要体现。

一、提升高校信息公开机制下的档案利用效率是时代的产物

随着社会信息化进程的加快，优先获取信息已经成为社会进步的战略方式。2010年9月，国务院施行《高等学校信息公开办法》（以下简称“《办法》”），要求高校公开在教育教学、科学研究以及社会服务过程中制作或者获取的，有关教职员工、学生和其他主体的合法权益或者公共利益，以一定形式记录、保存的信息。高等学校信息公开从本质上说，是高校履行信息公开的责任和义务，促进依法治校，实现档案社会化服务的功能产物；从内容上讲，是档案信息为教育教学、科学研究、社会进步提供参考的数据资源。

在网络信息时代的冲击下，高校信息公开是实施教育教学阳光工程的举措，信息公开的内容均可以作为档案永久或长期保存。档案以其原始性、真实性、权威性无疑成为信息资源不可或缺的组成部分，更是其他各种信息产生的基础。

二、明确高校信息公开的要求是促进档案部门做好利用工作的前提

第一，明确信息公开要求，提高档案利用效率。高等学校档案利用的实质是主动挖掘档案信息资源，根据社会客观需求，为师生及其他主体提供高效的服务。《办法》规定，属于高校主动公开范围的信息，自该信息制作完成或者获取之日起20个工作日内予以公开；公开的信息内容发生变更的，应当在变更后20个工作日内予以更新；申请人提出信息公开申请时，应当在15个工作日内对依申请公开信息予以答复。《办法》的实施不仅大大缩短部分档案信息的公开时限，充分开发档案信息资源为广大公众共享，完善人民知情权，大大提高档案信息的利用价值，更有利于根据社会需求，有针对性地做好档案开发利用工作，提升档案利用价值在信息化中的作用。

第二，归纳整合档案信息，拓展档案服务内容。一是信息公开的内容有利于归纳整理档案信息。《办法》规定，高等学校除主动公开的12类信息外，教职员工、在校学生和其他主体还可以根据自身学习、科研、工作等特殊需要，通过依申请公开的途径，以书面形式（包括数据电文形式）向学校申请获取相关信息。与大量的馆藏资源相比，高等学校实行信息公开机制，从根本上要求根据需要公开的信息模式、类别，加速整合档案数字化资源的速度，提升信息量，保证信息资源动态更新和有效利用，共享信息资源。二是经公开的档案信息有利于更新档案数据库资源。属于高校信息公开的内容经过档案管理部门鉴定之后，可以直接导入档案信息资源数据库，丰富档案馆藏，保持信息公开与档案信息在内容上的一致性和时间上的同步性。与普通文书档案、科技档案的归档时间相比，高校信息公开与档案工作相结合加速了馆藏档案的数字化建设水平，使这部分档案信息真正被利用，实现档案信息化建设的飞跃。三是禁止借信息公开之机，修改档案信息。高校建立信息公开机制，补充完善信息公开内容，或是处理、回复依申请公开信息时，绝不能借信息公开的机会，修改拟公开信息与档案信息的差异，违背档案的原始性、真实性，违反档案工作原则。

第三，提高处理信息能力，提升档案人员水平。一是高等学校信息公开工作，作为一项涉及面广、工作量大、时效性强、服务要求高的工作，已经成为高等学校的日常工作并纳入领导干部的考核内容。信息公开工作的全局性，要求从业人员的政治素质的业务素质并重，特别是务必提高保密意识和文字处理能力。二是高等学校通过网络公开平台共享信息，已经成为满足师生及其他主体行驶知情权、获得信息的最主要方式。在高等学校信息公开环境下，处理信息公开申请时，信息答复工作不同于其他咨询服务性工作，必须在遵循社会主体要求的前提下，按照《档案法》、《保密法》等法律和工作纪律的要求，克服主观随意性，正确处理保密与档案利用的关系，在不违背保密原则的前提下，充分发挥档案信息资源的利用价值，做好档案信息有效共享的同时确保信息在政治上的安全。三是将公开的信息以便捷的沟通渠道、标准的表达方式让师生及其他主体获取，是目前高等学校提高档案从业人员文字处理能力的目标。高等学校档案管理部门人员的信息素质及文字应用能力直接反映信息公开工作的水平。信息公开工作的不断深入，要求从业人员必须具备捕捉信息的敏锐性、提炼内容的综合性、表述文字的规范性，才能进一步促进提高档案人员队伍的规范化水平。

三、高校信息公开与档案利用工作的互动是做好信息公开环境下档案利用工作的关键

高校信息公开是高校应用现代信息技术，将管理和服务通过网络，优化教育教学工作流程，向教职员工、在校学生和其他主体提供全方位、规范、透明的服务，是精简、高效、的运作模式。一方面，高校利用先进的网络信息技术实现办公自动化、管理信息化，提高高校工作透明度，对于提高办公效率，促进依法治校，充分发挥高校信息起到服务作用。另一方面，教职员工、在校学生和其他主体通过互联网可以及时准确了解高校所制定的政策、法规，发布的公告、信息等，能够充分体会到信息电子化的便利和效率，实现群众监督，对于实现学校与学生的直接沟通，促进高校信息公开的健康、良性发展至关重要。高等学校信息公开作为国家政务公开的延伸，信息公开程度已经成为深化校务公开、提高教育工作透明度的必然要求，也是接受社会监督、促进高校依法治校的迫切需要，更是办好人民满意的教育事业、构建社会主义和谐社会的必然要求。明确在高等学校信息公开环境下如何做好档案利用工作，将有助于高等学校信息公开工作的进一步深化，促进我国高等教育事业的进一步发展。

［1］中华人民共和国教育部．高等学校信息公开办法［Z］．2010．

［2］中华人民共和国国务院．中华人民共和国政府信息公开条例［Z］．2007．

［3］全国人大常委会．中华人民共和国档案法［Z］．1988．

［4］国家档案局．中华人民共和国档案法实施办法［Z］．1999．

［5］戴志强．我国政务公开环境下档案利用工作探讨［J／OL］．上海档案信息网，2008．http：／／pdda．pudong．gov．cn／pddaxx w＿lt wz／2009－08－10／Detail＿274194．ht m．

［6］黄存勋．走向公开：创新档案利用服务机制的最佳切入点［J］．档案学通讯，2005，1．

A Brief Discussion of Inf or mation Discl osure I mpacting on Files－using in Colleges

PAN Lan

（Tianjin Land Resources and Housing Vocational College，Tianjin 300270 China）

Based on file management theory，this article analyzes how infor mation disclosure i mpacts on files－using in colleges for the first ti me through observation，empirical research and experience．It also proposes to make good use of files service by interaction bet ween infor mation disclosures and files－using，started with defining requirements，expanding files service and improving ability to dispose inf or mation．

college；inf or mation disclosure；files；use

G273

A

1673－582 X（2011）10－0112－03

2011－02－25

潘兰（1979－），女，天津市人，天津国土资源和房屋职业学院，档案管理干部。