浅析医院人事档案管理工作中存在的问题及对策

王志敏

(江苏省 南通市第三人民医院 226006)

医院人事档案在医院人才培养、干部选拔、职称晋升、工资核定等各项工作中均发挥着重要作用，切实做好档案制度建设、业务建设、资源开发利用等各项工作对医院发展有着独特的重要意义。目前我院共有人事档案800余卷，其中:在职干部档案447卷，在职工人档案46卷，离退休干部档案145卷，退休工人档案36卷，离院未来办理手续的人事档案1 8卷，编外人员档案近100卷，死亡人员档案35卷。为了加强和规范我院人事档案管理工作，提高档案资源的利用效率，近期我院集中人力和精力对全院人事档案进行了重新整理。笔者在档案整理的过程中，发现在医院人事档案管理过程中还存在诸多的问题，并对存在的问题进行了思考和总结。

1 目前医院人事档案管理过程中存在的问题

1.1 人档分离现象严重，影响工作效率

1.1.1 在人才流动的过程中，有些单位以扣押人才的档案材料为手段限制人才外流。这样做不但不能真正的留住人才，反而会使原单位和人才之间弄僵，大部分人才不惜弃档离开原单位，可以说是“两败俱伤”，单位没有留住人才，人才也不得不面对“人档分离”的现实。

1.1.2 人事代理人员的档案都存放在人事代理处，这样必然导致人档分离。在编外用工越来越多的情况下，用人单位处于人档分离现象的人员也越来越多，这种情况势必给管理带来诸多的不便，影响工作效率。

1.1.3 在员工辞职或被解聘后，原单位或个人未及时办理档案转递手续，这也经常会导致弃档现象的发生。

1.2.人事档案管理不够规范，影响档案的利用价值

1.2.1 零散材料不能及时归档。形成档案材料的单位或部门归档不及时;管档单位没有主动催要应归档材料;对于没有及时送交应归档材料的部门或单位，没有相应的制度进行约束;在管档单位与应归档单位或部门之间没有建立良好的经常性的联系与沟通制度，诸多因素一起造成零散材料不能及时归档。

1.2.2 档案转递时手续不齐备、材料不完整等现象严重。档案转递时未提供调档函或未填写“干部人事档案转递通知单”，未通过机要通道转递或未派专人送取，有些单位甚至违反转递制度将人事档案交由本人自带。转递之前零散材料没有及时归档，人事档案没有及时整理，导致档案内容不完整，“乱而不全”的现象时常发生。

1.2.3 不同性质和不同类型人员，平时和接受检查对人事档案的管理松紧不一。(1)编内和编外人员人事档案管理标准不一，出现档案质量参差不齐的现象。(2)临时工档案、退职退养人员档案、死亡人员档案等管理松懈。(3)人事档案管理过程中存在平时与检查时、年中和年底要求不一，不能一如既往地保持高标准、严要求。很多单位都是在检查前对档案进行突击整理，平时基本是“不闻不问”。

1.3.新毕业生人事档案管理比较混乱，影响档案的规范管理随着人事代理制度的进一步推行，用人结构的不断变化，与实行人事代理制度的初衷相比，医院人事档案在代理的过程中出现了一些问题。对于新参加工作的毕业生人事档案管理办法，人事代理中心与各基层单位的处理意见不一。研究生档案一部分在用人单位，一部分在人事代理服务中心，在核定工资、工龄和预备党员转正等方面时就很不方便，这势必会影响工作效率。下面笔者将单位2007—2010年新录用员工档案的当时状况统计如下表。

2007—2010年新录用员工档案库存现状

从上表可以一目了然的看出新员工人事档案管理比较混乱的现状，在大大影响工作效率的同时，也不便于档案的统一管理。笔者建议为了便于工作，提高工作效率，对各种不同性质人员的人事档案管理尽快做出统一要求，制定统一标准。

1.4.计算机化程度不高，缺乏电子化档案的管理经验

有些单位领导对档案工作的重要性缺乏足够认识，观念没有根本转变。虽然现在很多单位的档案室都已经配备了相应的先进设备，但是这些设备往往被搁置在档案室一角，变成了摆设，没有真正发挥它们的利用价值。大部分单位购买这些设备完全是为了应付检查，等应付完检查后，就将这些设备“冷落”在角落里，平时很少有时间维护档案软件中的信息，这就使人事档案管理人员操作不熟练，先进设备没有起到先进作用。

2 加强医院人事档案管理工作对策与思考

2.1.加大宣传教育力度，增强档案意识。增强档案意识，对档案工作有着巨大的推动作用。档案意识与档案工作相辅相成、相互制约。有好的档案意识，才能使档案材料在日常工作中被及时收集、整理，才能使档案材料尽可能准确和完整，而宣传是增强档案意识的主要手段［1］。医院人事档案工作也不例外。医院档案工作者要充分利用各种机会、积极主动地向科室领导、院领导宣传档案工作的相关政策法规，及时向他们请示、汇报，经常与他们进行交流、沟通，最大限度地争取他们的理解与支持。

领导重视是做好人事档案管理工作的重要保证，是档案实现科学管理的前提。医院领导要把人事档案管理纳入医院管理和医院发展的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展;要大力宣传医院人事档案管理的意义，加强档案法律法规学习，使全院干部职工充分认识档案的重要性，认识档案与医院日常工作的密切关系，更好地支持人事档案管理工作［2］。

2.2.用制度管档，实现人事档案管理制度化。在人事档案管理工作上，要把制度建设贯穿于人事档案管理工作全过程。同时要加强监督，使档案的各项管理制度都能够加以落实并行之有效。在制订和健全一系列档案管理制度的同时，还要严格执行各项制度，做到在制度面前人人平等，不循私情，坚决维护制度的严肃性;要坚持用制度管人、用制度管事，在加强人事档案保密工作的同时，要合理开发利用档案资源;要明确各岗位的工作职责，制定工作规范，强调工作原则，规范工作行为，从制度上杜塞漏洞;档案管理部门要与档案材料形成的业务部门保持密切联系和有效沟通，要以科室为基础建立与之相应的档案收集网络系统，使收集工作程序化、制度化［3］。

3 加强业务建设，实现人事档案管理规范化

3.1 全面细致，及时收集。在档案材料的收集上，应注重把“功”做在平时。对档案材料做到当日收，当日入档，做到日清日结，材料收集上尽可能做到全面细致。要求材料形成一个月内及时归档，充实干部档案内容，扩大档案资料信息量。

3.2 认真审查，严谨甄别。为了确保材料的真实性，在材料归档时，管理人员要严格按照《干部档案整理工作细则》和((关于干部档案材料收集、归档暂行规定》、《鉴别归档制度》的要求、规定和程序办事，坚持历史唯物主义和辩证唯物主义，对材料进行鉴别筛选，做到“去粗取精、去伪存真”。

3.3 严把标准，规范整理。在整理过程中，要认真学习档案整理的新方法。每几年，都要抽调入力、集中时间，按照《档案整理工作细则》的要求对人事档案进行重新整理，使新整理的干部档案达到编排有序、目录清楚、装订整齐、整洁美观、使用方便的要求。

4 抓培训，实现人事档案管理队伍专业化

档案工作者是人事档案工作的主体，档案工作者的整体素质水平，在某种意义上决定着人事档案工作的管理水平。因此，必须在人事档案管理过程中体现以人为本的精神充分发挥档案管理人员的主观能动性，用科学的思维和态度来探索和掌握档案工作的规律，提高现代化档案管理的能力［4］。

4.1 档案管理人员要有良好的敬业精神，要积极掌握档案管理工作的新知识、新技术，了解医院档案管理现代化的具体内容。

4.2 要通过举办业务培训会、现场观摩指导等方法，对人事档案管理人员进行全面业务培训，使他们熟练掌握人事档案管理工作基本技能。

4.3 医院要将档案人员的培养纳入医院人才培养计划，关心他们的职称晋升和工作业绩，使他们的辛勤劳动得到公正回报。

5 强化资源开发，实现档案利用服务效能化

医院人事档案工作从材料收集、整理到保管、鉴定等各个环节，都是围绕档案利用这一中心展开的。为干部管理和人才开发提供优质服务是档案工作的出发点和落脚点。在人事档案管理工作中，要始终立足于为医院发展大局服务的宗旨，要注重在创新服务手段、拓宽服务领域、提高服务质量上下功夫，要明确服务方向、坚定服务思想、改变服务理念，要认真研究医院档案利用工作的特点和规律［5］，使医院档案更好的发挥档案资源的侥势，为医院人才培养、干部聘用、职称晋升、工资福利、办理退休等工作提供真实可靠的档案信息，为医院领导的决策提供详实、准确的第一手资料。

［1］洪虹.加强档案意识促进档案事业发展［J］.档案与建设，2010(4):20.

［2］王丹姝.医院人事档案管理的现状及对策［J］.中华现代医院管理杂志，2009，7(12).

［3］陈存标.医疗卫生单位人事档案管理存在的问题及对策［J］.海峡预防医学杂志，2007，13(2):88 ～89.

［4］陈少毅.以人为本促进高校档案馆管理与服务［J］.档案与建设，2010(3):27～28.

［5］董毓贵.医院档案利用工作之管见［J］.档案与建设，2009(5):58.