如何利用财务软件填制会计凭证

■邵立萍

如何利用财务软件填制会计凭证

■邵立萍

1 前言

记账凭证是登记账簿的依据，在实现运用计算机进行账务处理后，整个电算化会计系统就以录入的记账凭证数据作为系统的基础数据，记账凭证数据的准确与完整则决定丁整个系统会计数据输出的正确与否。因此，要确保记账凭证输入的准确完整。

在实际工作中，编制和输入记账凭证主要有两种方式：一是在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证（即进行前台处理）；二是先由人工编制记账凭证，经审核无误后集中输入计算机系统（即进行后台处理）。无论采用哪种方式，都应根据本单位的实际情况灵活加以选择，一般来说业务量不大或会计基础工作较好或使用网络版的单位可采用前台处理方式，而在第一年首次使用账务处理系统或正处于人机并行阶段，则采用后台处理方式比较适合。

2 填制凭证的基本方法

由于对于每个会计科目的核算要求不同，反映不同的经济业务的记账凭证所需要输入的内容也不相同，但不论是哪种记账凭证，都要编辑输入凭证月份和日期、凭证类型、附件、摘要、科目、金额等内容。

【例】2008年1月6日，某单位出纳员陈红用现金支票（票号为1201）从开户银行提取现金2000元。

其会计分录为：

借：库存现金 2000

贷：银行存款 2000

现就上面的业务以用友软件为例介绍记账凭证的填制方法。

1）进入填制凭证模块。在“总账系统”界面下，用鼠标单击菜单[凭证]下的[填制凭证]，屏幕显示一张空白凭证；单击“增加”图标，系统自动以机内时间作为填制凭证的月份和日期，并自动产生一个凭证流水号作为凭证号。

2）输入凭证内容，即输入本张凭证的每一笔分录。无论何种凭证，也不管经济业务特点，每笔分录一般由摘要、会计科目、发生金额组成。

。输入本笔分录的业务说明，摘要要求简洁明了，此处输入“提取现金”。

②科目。科目必须输入末级科目。科目可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码。此处可输入“1001”或“库存现金”，输入科目时也可以在科目区中用鼠标单击或按[F2]键参照录入。

③辅助信息。根据科目属性输入相应的辅助信息，如部门、个人、项目、客户、供应商、数量、自定义项等。在这里录入的辅助信息将在凭证下方的备注中显示，当需要对所录入的辅助项进行修改时，可用鼠标双击所要修改的项，系统显示辅助信息录入窗，可进行修改。

④金额。即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字金额以负数形式输入。如果方向不符，可将光标移动到相反方向后，按空格键即可调整金额方向。此处先输入借方金额“2000”，待输入完贷方栏目后再输入贷方金额“2000”。

3）凭证输入完毕。当凭证全部录入完毕后，按[保存]按钮或[F6]键保存这张凭证；若按[放弃]按钮则放弃当前增加的凭证。也可用鼠标单击[增加]，则继续填制下一张凭证。

4）退出填制凭证。当一批凭证填完后，用鼠标单击[退出]或通过菜单[文件]下的[退出]退出填制凭证功能，返回“总账系统”界面。

3 填制凭证时应注意的问题

1）账务处理系统默认按时间顺序填制凭证，即每月内的凭证日期不能倒流。如：12月20日某类凭证已填到第100号凭证，则填制该类100号以后的凭证时，日期不能为12月1日至19日的日期，而只能是12月20日至月底的日期。但操作者也可解除这种限制，即在[账簿选项]中，将其中的账套参数“制单序时”取消。

2）如果在[账簿选项]中设置“制单权限控制到科目”选项，那么在制单时不能使用无权限的科目进行制单。制单科目权限可在[明细权限]中进行设置。

3）如果使用应收系统来管理所有客户往来业务，那么在制单中，不能使用纯客户往来（只核算客户往来）的科目，而是到应收系统中生成相应的凭证。

4）对于同一个往来单位来说，名称要前后一致。比如不能有时用“中原机械厂”，有时又用“中原机械有限公司”，像这样名称前后不一致，系统则将其当成两个不同的往来单位。

5）凭证一旦保存，则该凭证的类别、凭证编号将不能再作修改。■

[1]赵合喜,王吾,等.会计电算化[M].北京:高等教育出版社,2002

（作者单位：河北省迁安市职业技术教育中心）

作者：邵立萍，本科，中学一级教师，从事多年财会教学工作。

10.3969/j.issn.1671-489X.2011.14.091