信息化在高校基建审计中的应用

杨忆 齐崑峰 臧潘颖 济南大学审计处 250022

信息化在高校基建审计中的应用

杨忆 齐崑峰 臧潘颖 济南大学审计处 250022

随着高校信息化建设的发展和基建审计任务的日益繁重，如何在基建审计工作中利用信息技术提高审计效率和质量已成为高校内审人员共同关心的问题。本文结合工作实际对信息化在高校基建审计中的应用做了一些思考，在六个方面提出了加强基建审计信息化建设的建议。

基建审计；信息化建设；信息技术

随着高校办公自动化程度不断提高，在“金审工程”实施带动下，以计算机审计为主导的审计信息化建设迅速发展。同时由于高校办学规模不断扩大，新校区建设资金日益增多，高校基建审计任务艰巨。如何在工作中利用信息技术提高审计效率和审计质量成为做好基建审计工作的关键。本文结合实际工作经验就高校基建审计信息化建设提出若干建议，以供参考。

一、利用信息技术采集原始资料

在基建审计工作中，齐全完整且有说服力的原始资料对审计质量有至关重要的意义，及时收集有证明力的各类资料是基建审计的一项重要工作。在实际工作中，可以充分利用信息技术和数码设备采集相关资料。

（一）利用扫描仪采集文字、图片信息。

实际工作中许多文字、图片资料如招投标文件、施工合同、上级批文、会议纪要等文件受数量限制和客观原因不可能将原件保存在审计部门，如采用复印件又存在着重复复印造成质量缺陷，有时个别数据多次复印后失真。在这种情况下，可以利用扫描原件制成电子文档，该电子文档具有以下优点：便于在电脑上阅读；便于复制使用；刻成光盘便于交流；需要时利用彩色打印机打印出原件的纸质副本；节约纸张。

（二）利用数码设备采集现场信息。

对于实效性强，又受到时间、地点、环境条件限制不可再现的信息：例如开工前的原始地貌、隐蔽工程、旧房拆除、岩石破碎等场景，还有领导讲话、会议情况等。这些信息一般只发生一次，稍纵即逝。对这些信息可以利用数码照相机、数码摄像机现场采集并制成光盘，以备后期使用。

在我校新校区建设工程中，我们采用跟踪审计的方式配合事务所审计。为给事务所提供详细和有说服力的审计证据，内审部门利用数码相机、摄像机、扫描仪等设备对施工项目的隐蔽工程、工程变更验收等关键信息进行现场信息采集，并用刻录机将采集信息制成光盘，作为辅助资料提供给事务所，较好地保证了跟踪审计质量。

二、使用专业工程造价软件，提高审计质量和效率

基建审计以工程造价为主要审计对象，工作中也以工程造价软件为主要工具。目前国内专门为审计工作开发的基建审计应用软件尚未面世。

工程造价软件大致分为三类。一类是工程计价软件，这类软件开发的比较早，相对比较成熟，应用的十分广泛，比较适合工程造价的审计工作。第二类是钢筋工程量计算软件，这类软件开发较晚，设计上不如工程计价软件成熟，但应用前景较好。随着软件设计的不断成熟，应用会日渐广泛。第三类是工程量计算软件，一般分为图形算量和参数算量两种，由于这类软件本身存在着许多缺陷，审计工作中使用的还比较少。这三类软件各有众多不同的版本，但各版本的基本功能大致相同。

如何在纷繁的市场产品中选择一套适合自己的应用软件，是审计工作者十分关心的问题。高校内审部门选择工程造价软件应注意以下方面：

（一）、标准化。软件应当是正规软件公司按照国家的法律、法规的统一标准研制开发，经过国家或国家授权的鉴定机构确认颁布发行，符合国家信息化管理的正版软件。

（二）、通用性强。不同地域的工程造价软件受当地定额数据库的不同而有所不同，在同一地域可能有不同版本的多种软件出现。为便于交流，内审人员应当重点选择当地普遍使用的软件。

（三）、功能丰富。一套设计良好的软件应具备多个功能模块，如计价、工程量计算、清单报价、编制招投标文件等，便于内审人员应用软件流畅地完成工作。

（四）、操作简便。软件应便于操作，界面友好，维护方便，便于使用和信息交流。

（五）、良好的售后服务。良好的售后服务应包括定时版本升级，集中或上门培训，软件维护和疑难解答等。

三、适度开发应用程序弥补专业软件的不足

通常专业的工程造价软件功能强大，但同时也存在参数设置繁杂等不足，通常要求操作者具备较强的电脑应用能力和熟练的软件使用技巧。如果使用不够熟练，参数设置和模块选择不准确，就可能导致计算结果偏差，对审计结果造成一定影响，既浪费时间又影响工作质量。如果条件许可，高校内审部门应积极培养具有一定计算机水平和工程审计工作经验的内审人员开发一些小的应用程序。实际工作中基于微软Office办公软件的普及性，可考虑借助Office软件内置的VBA程序和Excel电子表格以及Access数据库的功能，开发一些数据计算、汇总、比较、查询、统计等应用程序。

应用程序开发使用得当，的确能起到事半功倍的工作效果。如我校审计部门结合实际工作情况开发了基建材料划价系统，实现了基建材料的多环节控制。另外，内审人员结合工程造价人员计算工程量的工作习惯，利用Excel电子表格内置的VBA语言编制了《工程量计算底稿》应用程序，此程序操作简便，实用性强，不仅内审人员乐于使用，而且参与我校建设的施工单位和审计事务所也积极借鉴，取得了较好的使用效益。

四、积极利用网络为基建审计服务

随着高校校园网建设的飞速发展，高校内部审计办公条件一般具备了人手一台电脑，且配有IP地址，具备利用电脑网络提高内审工作质量的条件。基建审计工作中可在以下方面应用电脑网络。

（一）信息传输。在基建审计中经常发生与施工单位、审计事务所和相关部门传递信息资料的情况，可以采用将工程量计算底稿、工程结算书、影像、图片及相关资料生成Excel电子表格文件或其他格式的电子文档，通过网络发送电子邮件，快速传递给对方，减少了中间环节，提高了工作效率。

（二）网上查询有关信息。在日常基建审计工作中经常需要了解工程材料价格信息，网上查询是方便高效的做法。除此之外，还可以通过网络与省、市定额站进行网上咨询，在网络上与工程造价人员交流审计经验，探讨工程造价的审计体会，提高审计质量。

（三）利用校园网络平台，积极宣传审计，为审计营造和谐的工作环境。通过高校校园网不定期发布审计工作情况，发布与审计工作相关的文件、规定，使学校和社会对大学的基建审计工作有一个初步了解和认识，在一定程度上起到宣传审计的作用。

五、通过电子信息交流加强委托项目审计质量的监督和控制

随着高校基建修缮审计工作日益繁多，许多高校把一部分基建审计项目委托给审计事务所进行审计。为保证审计质量，需要内审部门对事务所的审计结果予以复核。在结果复核中，可以通过加强与事务所信息交流，保证复核质量。具体做法是要求事务所提供纸质信息资料的同时，要求对方提供完整的电子版工程量计算底稿和完整的钢筋工程量计算底稿（一般用U盘或者是移动硬盘复制的方法）。通过对方提供的电子板文档，可以很容易地发现工程量计算是否完整、套用定额是否准确以及审计成果是否符合规定。在电子文档中一旦发现差错修正起来也较为容易。

六、建立数据库文档，实现审计信息化管理

为加强基建审计的信息化管理，可以利用Excel电子表格建立自己的数据库文档。该文档内容可结合各高校基建审计实际情况而定。比如可建立工程造价审计数据库，主要是针对工程结算书中材机汇总表，结合现行定额编制的数据库，利用数据库对审计结果进行二次分析，如分析综合定额中的用电量等。还可以针对施工单位、审计单位、审计结果等建立的基本信息数据库，建立施工单位和审计事务所的工作查询档案。等等。

10.3969/j.issn.1001-8972.2011.10.142