高校图书馆档案管理浅论

刘阳

湖北民族学院图书馆，湖北恩施 445000

高校图书馆档案管理浅论

刘阳

湖北民族学院图书馆，湖北恩施 445000

分析高校图书馆档案管理的内容，结合目前高校图书馆档案管理现状提出改善图书馆档案管理的对策。

高校图书馆;档案管理;内容;现状;对策

图书馆档案管理是图书馆日常工作的重要组成部分，是图书馆管理水平的具体反映。随着高校图书馆事业的不断发展，图书馆档案管理工作得到了高度重视，档案管理质量明显提高。但是，目前高校图书馆档案管理仍然存在着许多问题和不足。

1 高校图书馆档案管理的内容

高校图书馆档案是客观真实地记载着图书馆各个历史时期的发展轨迹,验证着图书馆历年实践工作的成果,是图书馆工作全面、系统、综合的记录,是图书馆历史发展的见证,因此高校图书馆必须依据本校档案管理规范开展好档案工作。

高校图书馆的档案主要是指图书馆管理工作、业务工作中产生的文件资料、电子文档等。具体表现为以下三个方面：一是管理过程中产生的文件材料，主要是指上级机关以及院校主管部门和学校针对图书馆工作下发的文件材料；图书馆向上级机关及院校主管部门、学校提交的各种文件材料；图书馆在日常管理工作中产生的文件材料。二是业务工作活动中产生的文件资料，主要包括图书馆各项业务工作中形成的条例、细则、办法、规章制度和重要文件资料；馆藏建设规划；各类文献资源及电子资源采购、征订计划；服务工作中的用户档案；文献利用、馆际交流等形成的各种档案资料、统计报表；年度计划、总结、工作报告等。三是图书馆科学研究过程中产生的文件材料，主要包括图书馆主办或承办的学术活动所形成的文件材料；本馆工作人员承担的各级各类科研项目申报、结题、鉴定结果材料；本馆工作人员公开出版的论著样本和公开发表的论文样本；馆内成员撰写和编制的供本馆参考使用的调研报告；专题性文摘和专题性索引等。

2 高校图书馆档案管理的现状

随着高校质量工程建设的强化和科研水平的提高，高校图书馆的服务范围得到了前所未有拓展，服务质量要求更高，图书馆档案管理工作虽取得较大改善,但在长期工作实践中,高校图书馆的档案建设和管理工作都处于落后和被动状态，究其根源,主要存在于以下方面:一是档案意识薄弱，认识不到位。图书馆领导档案意识薄弱，对档案管理重视不够，认识不到位，甚至疏于过问；图书馆专兼职档案人员档案意识薄弱，不能正确对待档案重要性，缺乏档案收集、整理、归类和保管意识；图书馆的其他业务人员档案意识薄弱，认为事不关己。二是专兼职人员对档案管理业务不熟悉、操作欠规范，导致档案管理混乱无序。图书馆专兼职档案人员对档案业务不熟悉，对高校档案实体分类细则、归档规范一无所知，加之馆内没有具体的管理制度和存档要求，因此，使得档案归档不及时、档案材料不全面，缺乏统一管理，各自为政地随意分类，随意存放，档案外在表现形式上混乱无序。三是图书馆档案管理远远滞后于图书馆自动化、数字化管理步伐。目前，很多高校图书馆都实现馆藏文献资源服务自动化，而其档案管理仍沿袭传统档案管理模式，管理方式远落后于图书馆文献资源管理，自身的档案文献管理和利用手段没有与图书文献信息资源的现代化同步。四是学校综合档案部门对各二级单位档案建设和管理缺位，没有严格的考评指标体系和要求，对档案业务工作指导不力，导致各二级单位档案管理混乱。

3 高校图书馆档案管理策略

3.1 更新观念，提高认识，树立和增强全员档案管理意识

档案意识是档案工作的思想基础。搞好档案工作，从领导到全体馆员必须要更新观念、提高认识，树立和增强全员的档案意识。首先，馆领导要高度重视、关注和支持档案工作，馆领导应亲自过问、经常检查督促并参与档案管理工作，不仅要随时提供自身的工作档案材料，更要在人力、物力、财力方面给予大力支持，要把档案工作纳入图书馆议事日程上；其次，图书馆档案专兼职人员要切实负起责任，强化自己的档案意识，养成及时收集档案材料，进行整理、登记、归档的习惯；最后，图书馆全体馆员都要积极参与到档案建设工作中来，为图书馆档案建设作出自己应有努力。

3.2 建立和完善图书馆档案管理规章制度、确定归档范围，确保档案齐全完整归档

根据高校档案工作条例，结合学校图书馆工作的实际，制定和完善图书馆档案收集、归档、保管、借阅利用和保密制度，确定档案材料归档范围、立卷归档流程，严格按照归档范围和立卷流程进行立卷归档，在立卷中严格执行档案著录规则，案卷装订整齐美观。建立档案鉴定和档案移交制度，完善档案移交手续，确保有保存价值的文件以及其他有关材料不被遗失。各部门归档的案卷应编制移交目录，向图书馆专兼职人员移交，交接双方按移交目录清点核对，并履行签字手续；图书馆档案管理人员要认真履行档案统计制度，做到心中有数。

3.3 加强档案业务学习，提升档案管理质量

档案管理人员的业务素质决定档案工作质量的优劣，档案工作不仅具有政策性、服务性、保密性，同时也是一项专业性较强的学术性工作，需要档案人员具备档案专业业务能力和业务知识，这就要求档案人员必须对档案学专业知识、专业技能进行认真学习。只有通过专业性的培训学习，牢固掌握档案工作的基础理论和基本技能后才能在档案管理工作中进行规范操作，实现标准化作业。作为图书馆一员，对图书馆工作就较熟悉、熟练，因档案学和图书馆学这两个专业本身就很相近，有很多相同或互通之处，这也给图书馆档案管理工作带来了极大方便之处，但二者之间的许多不同之处，又要求图书馆档案管理人员必须学习其专业知识和理论。只有在牢固掌握档案专业基础理论和实践操作技能后才能开展好档案管理工作，才能使档案工作真正规范化、标准化，也只做到规范化和标准化后才能保证档案质量，这样提升档案管理质量才有了坚实的根基。

3.4 严格档案考评管理，确保档案管理工作的有序发展

在学校层面上，学校综合档案管理部门要加强对各二级单位档案建设的管理，制定切实有效，可操作的档案管理考评指标体系，定期与不定期，定量与定性相结合地对各二单位进行考核评估，同时，加强对各二级单位档案业务工作的指导工作力度，对档案管理人员进行业务培训，提高业务工作技能；在图书馆层面上，结合本单位工作实际，制定相应的考核、考评指标对档案工作及档案管理人员进行考评。通过开展严格的考评管理，以评促建、以评促管，确保档案工作制度化、有序化、规范化、科学化发展，使档案充分发挥其价值作用，更好地服务于本单位各项工作。

[1]张芳.论高校图书馆档案管理工作的特点[J].内蒙古科技与经济.2010；10:140-141

[2]王越等.图书馆档案工作中的问题及其对策[J].黑龙江科技信息.2009；36：355

Analysis the contents of file management in university library and combine its current situation to put forward solutions to improve the file management in university library.

university library; file management; contents; current situation; solutions

Discussion on file management in university library

Liu Yang

10.3969/j.issn.1001-8972.2011.11.105