利用信息化技术提升高校学籍档案管理水平

李江 西安财经学院教务处

利用信息化技术提升高校学籍档案管理水平

李江 西安财经学院教务处

高等学校学籍档案是学生在校期间学习情况的详细记录。学籍管理系统是一个教育单位用以科学管理安排并记录学生学习状况的必要组成部分，它记录内容的科学、详尽与否直接关系到学籍管理工作的质量与效率。因此，在计算机技术发达的今天，信息化技术的应用将大大提升学籍管理工作的水平。

学籍档案；计算机；管理

高等学校学籍档案是学生在校期间学习情况的详细记录，学籍管理系统是一个教育单位用以科学管理安排并记录学生学习状况的必要组成部分，是高校各项教育事业持续发展的重要保障。在以往的学籍管理工作中，纸质文档的记录是学籍资料的主要组成部分，它具有费时、费力、不易保存、难于统计分析等特点。尽管目前已有很多高校采用了计算机技术参与学籍管理工作，但绝大多数仍停留在简单的记录与查询水平，是否能充分合理利用该项先进技术为学籍管理工作服务仍直接影响学籍管理工作的质量与效率。

一.目前高校学籍档案管理存在的问题

1. 学籍规范化、标准化水平有待提高：目前高校规模逐渐扩大，招生人数也逐渐增多，学校下设学院较多，各部门分工具体，档案资料不统一，汇总上报至教务处时，存在管理部门较多，填写过程中信息不一致，信息互相不能兼容等问题。致使在后期的使用过程中，工作费时，信息不准确，无法做到高效、统一，浪费了诸多人力、物力。

2. 学籍档案个性化不强：学籍档案记录项目繁琐、项目类别较多，并且存在个体性较强的特点，如一名学生的学籍档案包括了学生入学与注册、考勤与纪律、学分制管理、课程考核与成绩记载、双学位、辅修情况、休学与复学、学籍预警、修业年限、学籍处理与退学、专业与学校更换、毕业、结业与肄业、退学、勒令退学、保留学籍、综合测评、证书资格审核、证件号码登记及发放名册等原始资料。因此如何更好地记录并反映学生的学籍状况，在保证学籍真实性的前提下使学籍管理更加人性化是进一步要解决的问题。

3. 学籍档案后期利用率不高：学籍档案是一名学生从入学到毕业信息的全程记录，众多学生的学籍档案组成了学籍信息数据库。目前学籍档案主要供查询、检索等用途，如果能够从宏观上加以统计分析，将会有助于根据学生的专业就业情况指导来年招生专业人数设置、学生考核成绩的横向与纵向比较、不断完善教学计划、优化教学实施方案、反馈教学效果信息等。

二.充分利用学籍管理系统的优势

首先，学籍档案提供给我们最重要的信息就是学生在校学习过程中教学计划的执行情况和结果记录，通过分析学生所修课程的成绩能够从某种程度上反映教学计划的科学性、合理性和可行性，为教学计划的调整提供了客观依据。同时，总结分析学生的学习成绩，能够反映一段时间内学院的教学水平和教学效果，探讨学生的学习兴趣和爱好所在，从而发现前期工作的不足，及时调整制定新的教学计划，继而促进教学质量的不断提高。

其次学籍档案中详细记录了学生入学前的个人背景资料，如学生年龄、出身、家庭主要成员及其所从事的职业和职务及家庭经济情况以及本人成长经历等，从中可以了解学生的成长环境以及所受到的影响和成长中可能出现的各种问题，以便及时正确地加以引导，尽可能从学生思想工作入手，把一些不良因素可能引起的不良后果扼杀在萌芽状态，从而促进了学生管理工作的有利进行。

第三，学籍档案在形成的过程中真实再现了学生在校期间的专业才能、思想素质、个性特点，这些真实客观的资料能够为毕业时用人单位与学生二者之间进行双向选择提供很好的客观依据。用人单位不仅能够根据社会需求进行专业学生就业选拔、聘用，毕业生们也能够通过学籍档案客观、真实地展示自己的专业技能和兴趣爱好，避免了用人单位和就业学生因情况了解不透彻而做出错误选择，影响今后的工作。

三.如何充分利用学籍管理系统

当今社会已经进入信息化时代，计算机技术的发展使得档案管理工作大大提速，高校档案管理基本已实现了计算机处理。但由于档案管理人员计算机及网络应用水平的不足而限制了学籍档案管理水平。档案管理水平多数停留在原有的简单记录、查询阶段，而后期统计、分析、反馈教学就业信息的管理功能尚未充分发挥。那么我们应当从哪些方面着手充分利用学籍管理系统呢？

1.高校学籍管理必须顺应时代发展需求，改变陈旧落后的人工管理方式，将科学、先进、高效的信息管理引进管理领域，因此应逐步加快高校学籍档案的信息化建设。计算机管理档案既能在计算机上及时地调出利用者所需材料，为广大利用者提供优质快捷的服务，又可以避免频繁的重复调用档案原件，减少档案工作人员的工作量，从而实现档案工作的办公自动化。在今后的学籍档案管理工作中，可以尝试制定学籍录入的统一标准，以数字或字母代替录入内容，以便于日后的查询与统计分析。在制定学籍档案统一录入标准的同时，尽可能全面地包含学生的个体化信息。如充分尊重学生个性化发展的要求，有效整合校内资源，合理有效地指导并帮助学生制定个人发展计划，将社会需求与个人兴趣爱好有机结合，科学、合理地选择专业方向和发展目标。

2. 功能强大、兼容性强、标准而系统的档案管理软件是学籍档案管理信息化的必要物质条件。好的学籍管理软件应具有操作简单、分类全面、系统稳定、具有强大的自我保护和保密功能以及统计分析功能等特点。标准软件的应用将会规范学籍档案管理人员的工作。软件可以通过与软件公司联合开发，旨在扩大现有学籍管理软件的功能，但又具有高校管理特色，适合高校使用。高校也可以根据实际情况，把最新的科研成果运用于学籍档案的管理中,运用现代、科学的方法提高工作效率。管理手段的现代化如运用计算机等先进的设备，可以使学籍管理的工作效率起到事半功倍的效果。

3. 学籍档案管理人员对计算机软件的掌握与熟练应用程度是决定学籍管理软件能否发挥最大效能的前提条件。因此加强对教务人员计算机软件应用培训，提高职员的业务素质和知识水平是当前亟待解决的问题。只有学籍档案管理人员的掌握了新知识、新技能，及时调整并完善自身知识结构，才能够充分利用学籍管理软件的强大记录、查询和分析功能，从而使得学籍档案管理达到最优化的水平，进而更好地为教学工作服务。

4. 加大经费与人员的投入，优化管理环境。高校应逐步加强对学籍管理工作的资金投入、基础设施建设等。在人员配备上，加大人力投入，但同时应避免“全而不精”的管理缺陷。高校应当根据学生人数和工作量确定学籍档案管理人员的数量，通过竞争机制逐步形成一批学籍档案管理工作的骨干队伍，使得学籍档案管理队伍具有更高的职业素养和技术水平。同时应使得学籍管理人员充分认识到学籍档案工作在市场经济建设中的作用，以灵活多样的形式，开展多种形式的服务。例如目前多数用人单位均采用人事代理制度来管理学生在校的学籍档案，高校学籍管理工作可直接将学生在校学籍档案以电子档案方式传输至人事代理机构，避免学生毕业后繁琐、费时的转档手续，也为学生学籍档案的真实可靠提供了保证。

综上所述，学籍档案管理工作是高校管理工作中最为重要的组成部分之一，该项工作能否正确无误并且高效地进行是高校教学及学生管理制度有效实施的重要保证。传统的高校学籍管理模式已不能适应当今高校扩大规模后的运转需求。因此，利用先进的信息化技术提升现代高校学籍档案管理水平势在必行。在今后的学籍管理工作中，我们应充分利用计算机技术及校园网络，从学籍管理制度、人员培训、软件更新、加大投入等诸多方面不断完善高校学籍管理工作，力争探索出适应当前高校发展需要的成熟的学籍管理新模式。

[1]苏莉.多元素下的高校学籍档案管理模式.扬州职业大学学报.2008，12（2）：60-62

[2]张绍英.关于高校学籍档案管理与利用的几点思考.经科之声.2008，6：44-45

[3]杜君芳.对高校学籍档案管理的几点认识.教育管理与评价.2008，26（17）：58-59

10.3969/j.issn.1001-8972.2011.12.103