加强成教学籍管理信息化保障毕业生电子注册

马磊 代顺道 山灵

河南科技大学继续教育学院，河南洛阳 471003

加强成教学籍管理信息化保障毕业生电子注册

马磊 代顺道 山灵

河南科技大学继续教育学院，河南洛阳 471003

随着我国成人高等教育的迅速发展，加强学籍管理促进教学质量的提高显得尤其重要。本文通过对河南科技大学继续教育学院成人高等教育学籍管理实践活动的总结，提出了加强成人高等教育学籍管理信息化建设，从而为认真做好毕业生电子注册工作打好坚实的基础。

普通高校成人高等教育的学籍管理工作，是一项具体、细致而又事务性很强的工作，是高校学籍管理工作的重要组成部分之一,加强学籍管理对建立与维护正常的教学秩序和树立良好学风、确保成人教育的教学质量具有重要意义。随着我国成人教育的快速发展，办学规模不断扩大，教学资源明显紧缺，成教学生人数的逐年增长、校外函授教学站点的不断增多，使教务管理部门的任务越来越重，不仅增大了工作量，更增大了工作难度，管理稍不到位，便容易出现失误。而在高校中,教务管理工作具有举足轻重的地位,学籍管理工作的质量直接决定了教务管理水平的高低。现在,各高校已经将计算机技术引入到教务管理工作中来,教务管理部门都配备了计算机,并尝试着应用计算机对学籍、成绩等进行计算机管理,校园网已经建成或正在建设完善之中。各高校教务管理网络化的建设加快了步伐,一些和教务有关的软件正在引进和建设之中，其中较为突出的有清华大学、浙江大学等高校研制开发的针对高校普通教育教务学籍管理系统。成教学籍管理系统也已出现了不同层次的各类系统，成教学籍管理方面也从单纯的录入、查询、统计、分析发展成为具有一定综合处理能力的管理平台。但是,所有这些引进与建设并没有彻底打破以往那种旧的学籍管理模式:各部门之间文件的交流与传递还是通过人工完成;仅有的几个学籍管理软件也只能单机作业,造成教务管理部门与各系部的学籍管理各自为政,只是独立完成自己的工作任务。基于小型数据库的、半手工操作的、电脑单机化的学籍管理系统已难以适应高校成人教育发展的要求，借助校园网网络环境构建我校成教学籍管理信息系统,可以合理地利用Intranet 的网络资源和Web 跨平台数据访问能力,通过Web进行各种教务、教学信息的共享,交互。运用先进的信息科学技术建立一套完整的、规范的、大型的学生学籍管理信息系统是实现学籍管理信息化、规范化、科学化的必然要求。毕业生电子注册则是以维护学校声誉、保证高等教育教学质量、保护广大学员合法权益,运用现代信息技术实行计算机网络管理的一种政府行为,电子注册是对学历证书进行的一种有效管理,它是学籍管理在校园外的延伸，只有加强成教学籍管理的信息化建设，才能有效地保证毕业生电子注册工作的顺利完成。我们基于高等教育改革的发展趋势和高校成人学籍管理的需要，对成人教育学籍信息化、网络化管理进行初步探讨的同时，对如何做好毕业生电子注册工作提出一些看法。

1、加强和改进成人教育学籍管理系统

成人教育学生学习的特点和普通在校生不一样，时间跨度比较大，考试时间和教学时间往往不统一，并且学生多为业余学习，平时交流不方便。因此为了适应目前信息时代对管理的制度化、程序化、标准化等方面的要求，建立一套界面友好，易于学习，非计算机专业人员经过短时间培训即可掌握基本操作，符合成人教育特点的成教学籍管理信息化系统是非常有必要的。广大师生可以通过浏览器方便地获得各种教务、教学信息。同时基于校园网实现学籍管理工作的二级管理模式,在这种模式中,各种具体的工作可以被合理地分配到成教院教务科和各系(部) 二级教务管理职能部门中去。这样,既清晰地划分了各职能部门的工作范围,又减轻了学院教务科的工作负担,更主要的是为管理者提供及时、准确、全面、适用的数据,将工作人员从繁琐的手工劳动中解放出来,减轻工作人员的劳动强度,提高工作效率,从而提高整个学校成教教务管理工作的水平。由于全国高校的成教学籍管理没有统一的模式,所以引进的学籍管理软件将不具有针对性,也很难保证它的通用性和适用性,这个问题是教务管理人员在实践中必须认真考虑和解决的问题。目前大多数高等院校所采用的软件多为单机版或局域网版,已不能满足工作的需要,也不能利用校园网和Internet 更好地服务于教学和管理, 这就在很大程度上影响了学校管理工作的效率,甚至影响正常的教学进程。运用现代化的手段进行科学管理,利用校园网的普及, 建立全面的具有通用性、开放性、实用性和灵活性的网络教学管理体系成为必然趋势。成人教育学籍管理系统，由学生基本信息管理、学生教学计划管理、学生成绩信息管理、注册学籍和毕业报省教育厅数据管理等几个部分组成，能够完成从学生入学到毕业发证等一系列过程的学籍信息化管理。

1.1 学生基本信息管理的信息化

随着计算机网络的普及与进步，我国招生工作于几年前采取网上远程招生形式。网上招生结束后，从招录系统直接导出当年录取的新生信息，进行适当处理，对数据库中相同和相对应的字段进行同名匹配，使用该模块可以批量导入成人高等教育新生录取数据，直接共享和获取部分学生的基本信息，如考生号、姓名、性别、出生日期、身份证号、录取专业、学习形式、学制等。按学生的入学年份、所在函授教学点、专业、培养层次、学制等信息编写学号，建立完整的学生基本信息数据库，方便快捷地根据不同条件来查询各年级、各专业的学生情况，简洁明了地进行学生休学、复学、退学、转学、转专业等学籍异动处理。

为了保证学生基本信息的准确性和完整性，新生报到注册后，要填写学籍管理卡片，信息不完整的地方系统管理员据此补录学生的相关信息，直接进入学生基本信息数据总库。学生可以上网登录，查看自己的相关信息，在权限范围内查看后，能校对自己的基本信息，并能根据系统的要求补齐自己的基本信息，确认无误后自动提交到学生基本信息总库，完成了学生基本信息库的建立。这些操作将原来必须集中录入数据的繁杂工作分散为由学生自己操作和系统管理员直接补录两种方式，在目前学生逐年增长而管理人员没有增加的情况下，对高校学籍管理工作是非常有帮助的。系统管理员的工作量减少了，工作积极性也就调动起来了。学生基本信息数据库建立以后，为学生的学年注册、教材管理、学费交纳管理提供了数据共享，简化了工作程序，提高了工作效率。

1.2 教学计划管理的信息化

成教学生大都利用业余或休息时间来完成授课,教学工作分散而面广，针对成人教育的社会性和特殊性，教学计划既要保持相对的稳定性, 同时还应满足各系教务人员对教学计划进行调整与变更, 能自动生成每个学期的教学任务。教学任务管理要求能够根据定制好的教学计划和课程所属的教研室生成某一学期的各教研室教学任务、生成教学任务单。该模块由系统管理员录入，依据教学大纲、年级、专业、学历层次、学制、学习形式录入教学计划，相同专业教学计划可以通过复制、适当调整形成新生教学计划，通过教学计划管理模块可以全面掌握学生在校期间的教学组织和安排。

1.3 学生成绩管理的信息化

学生成绩管理是整个学籍管理的核心内容，该系统要求对每个学生在每一学期所学的课程、课程性质、学分及成绩进行有效管理，包括成绩统计、分析，合成毕业生成绩库，打印毕业生综合成绩单等内容。成绩管理模块将原来的成绩库、补考成绩库、重修成绩库合并成一个整体的网络版成绩库，包括学生学号、姓名、性别、专业、培养层次、班级等字段。学生考试完毕，由任课教师或相关系统管理员进入学籍信息管理系统，录入学生各科成绩并进行试卷分析，在网上提交学生成绩给学籍管理部门;任课教师能够打印出学生成绩，并留存学生所在学院备查; 学生本人也可以上网查询成绩。根据不同的条件，系统管理员能够统计出不同年级、不同专业的学生成绩、平均成绩、年级排名，能够统计出不及格学生成绩、不及格学生人数，打印学生学期成绩总表、学年成绩总表、学籍成绩总表等。通过网上录入，不仅可实现跨校区、异地成绩管理，而且大大减少了教师和成绩管理人员的重复劳动，真正实现了学生成绩管理的信息化、网络化。网络化的成绩管理系统可以实现资源共享，允许学生本人和不同校区、不同地区的相关部门根据权限查询、打印和上报有关学籍资料。

该系统还设置了学生学历和学位管理，它与上报省教育厅的学籍注册和学历电子注册的资料能够很好地有机链接，从而方便快捷地提供学生的性别、年龄、专业、学制、入学日期、毕业日期、学位授予等信息，真正实现系统数据库信息资源的共享，实现学籍管理的信息化、科学化和规范化。

2、依托成教学籍管理系统，认真做好毕业生电子注册工作

电子注册是运用现代网络管理技术,将学校提供的毕业生信息，进行严格审查，毕业证书办理结束后，将每一个毕业生的注册信息存储在服务器上,通过教育部指定的学历认证网站，供用人单位、学生本人查询,实行教育部、省教育厅、学校三级管理模式。按照教育部关于全面实行高等教育电子注册的要求,其电子注册的范围是:对实施高等学历教育的高等学校或其他教育机构按国家招生规定录取的学生、参加高等教育自学考试和高等教育学历考试的学生所取得的学历证书予以注册,经注册后国家予以承认和保护。电子注册的内容包括考生号、姓名、性别、出生日期、政治面貌、民族、专业、培养层次、培养层次属性、学习形式、身份证号、电子注册编号、毕业生相片等等,每一项信息都需要依据对照当年录取审批表,由学校上报省教育厅注册、备案,然后报国家教育部审核,最后再将这些数据上传到服务器，向社会公布达到管理的规范化，有效的打击、控制了毕业证书造假现象的发生。

2.1 认真组织好毕业生电子注册图像采集工作

毕业生电子注册工作中一个很重要的需采集信息是毕业生图像信息，从2002年开始，教育部和新华社达成协议，为保证毕业生图像信息的真实性，由各省新华社图片部负责对本省高校毕业生图像信息的采集工作，由各高校在学生毕业前组织学生，由本省新生华社图片部工作人员摄取学生图像信息，上传北京新华社图片总部，进行统一冲洗、刻制光盘后，发送到各高校，学生图像信息可以网上校对，确保了学生图像信息的规范化、标准化。按照省教厅每年下发有关学籍管理文件精神，没有参加毕业生电子注册图像采集的学生，毕业证书不得办理。

随着近几年我院招生规模的不断扩大，成教毕业生人数逐年增长，加上成教学生有自身特点，大多在职业余学习，特别函授学生大多来自外地，组织学生参加毕业生电子毕业生电子注册图像采集工作的任务不断加重，需要认真做好以下两方面工作：第一，积极和本省新华社图片部联系，选择合适的照相时间。从2003年起，成教毕业证办理时间集中于下半年，最佳照相时间为每年春季四、五月份，根据成教的特点安排在周六、周日，考虑到校外函授站点大多离校较远，学生往来不便的特点，可适当安排两次照相时间，一次以校内学生为主，一次以函授类学生为主，确保毕业生照相工作安全、有秩完成；第二，照相前要积极组织学生校对毕业生信息，认真填涂机读卡。毕业生图像信息上网的关键字段是学生身份证号，通过身份证号实现图像信息和有关文字信息的链接，基于此在学生填涂机读卡时一定要认真阅读填涂说明，确保图像信息采集时身份证号和上报毕业信息身份证号二者一致性。

2.2 以学籍管理信息为基础 ,通过电子注册促进学籍管理水平的提高

高等教育的学籍管理工作最终服务于电子注册工作,而保证上报毕业生电子信息的真实性，则是学籍管理工作的重要内容和任务。毕业生电子注册信息，要以招生录取审批表和经省教育厅审批的学籍异动审批表为依据，形成上报的毕业生信息需经过省教育厅毕业生数据总库的一对一电脑检索，通过审核确保了每一份文凭的真实性。由于电子注册的内容来源于学籍管理信息,做好学籍管理信息的收集和整理工作是保障电子注册工作最终顺利、准确进行的前提和保证。电子注册的工作的实施又检验学籍管理工作是否规范,两者相辅相成,互相促进。近年来,我院根据省教育厅学籍管理工作的具体要求,结合我院实际情况,切实加强学籍管理,保证了学籍材料的完整性、准确性、规范性和真实性,从而为电子注册工作的实施打下了良好的基础。电子注册工作对上报数据的要求是百分百正确，它直接面对的是每一名毕业学生生,只要某个毕业生的一个字段信息出现错误,例如名字的同音不同字,或者是出生日期错误等,那就有可能影响这个毕业生学历证书的有效性,由于电子注册信息直接面对全社会可以上网查询，这个毕业生的毕业证书将得不到社会的承认。因此,要做好学籍管理工作,不但要有较强的事业心,更重要的是要具有高度的责任感，即时发现和纠正学生反映的信息错误，争取在省教育厅规定的毕业信息纠错时间段，尽快纠正错误信息，确保毕业信息的严肃性，确保失误率为零，因此高等教育学历证书电子注册工作是加强高等教育学籍管理的重要手段,我们必须以高度认真负责的态度做好这项工作。

总之成人教育学籍管理工作是一项细致而政策性又很强的工作,涉及的因素是多方面的，不仅关系到学校和教学质量,同时也影响到学生及其家庭的切身利益。近几年我校成人教育工作成绩喜人，目前成人教育各类注册学生18000 余人。继续教育学院以发展为第一要务，以加强职业教育和培训，发展继续教育，构建终身教育体系为己任，努力工作，打造河南科技大学“国际敢于竞争，国内比较先进，省内位居前列，自身独具特色”的继续教育品牌，经过全院师生努力，在2006年10月省教育厅组织的评估中，评估专家对我校成人教育管理工作给予全面肯定，我校成教评估喜获“优秀”。新形势下随着计算机技术和网络技术的快速发展，以校园网为依托，加强学籍管理信息化建设，确保毕业生电子注册工作的顺利进行，全面把握成人高等教育的内在规律,不断调整和完善管理机制积极探索切实可行的管理模式,才能全面提高成教质量,保证成人教育健康、持续、协调发展。

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G647

A

10.3969/j.issn.1001-8972.2011.02.039

马 磊（1971—），男，硕士，河南洛阳市人，河南科技大学继续教育学院学生科长，研究方向为计算机的教学与管理。