企业管理信息化的实践与思考

徐永平

（江苏亚邦药业集团，江苏 涟水 223400）

企业提高管理水平和市场竞争力的一个重要措施就是实现企业信息化，要通过信息化带动工业化，推动企业的跨越式发展。搞好企业信息化，规划是前提，建设是基础，人才是关键，管理是保证，应用是核心。

一、企业实施信息化前存在的问题

江苏某制药有限公司系国有独资企业，拥有12条国内领先的水针剂联动生产线。通过近1年的实践，成功地运用ERP系统实现了企业信息化，推动了公司的迅速发展。

1.业务工作量大，人为差错时有发生

公司仓存部门每天都以人工报表的形式上报各种原辅料、包装材料、设备备品配件的库存情况，经常出现差错，因此生产计划员在做计划的时候，通常是要亲自查看库存，然后根据需求情况制定出相应的采购计划。但由于公司生产品种较多，原辅料、包装材料、机配件等种类较多，导致手工计划无法准确进行，常出现遗漏现象，因此造成停机的现象时有发生。财务部门所有凭证和账簿都是人工书写，差错在所难免，而且追溯难度很大。

2.市场反馈不及时，导致库存资金积压

公司销售人员对于所销售的产品及其他厂家同类产品的销售情况只能通过跑市场或打电话咨询，由于得到的信息不准确，直接导致公司的生产及营销策略与市场脱节，销售人员提出的要货计划不及时，影响到销售员的业务及公司的声誉。所以，在很多时候，公司会库存相当一部分成品及原辅料及包装材料备用，导致产品的积压和资金的占用。

3.部门间缺乏高效沟通平台，信息孤岛现象严重

每个星期公司召开一次调度会，对于生产、资金、采购安排进行一次通报，在实际工作中会出现各种突发状况，这时往往是相关的一两个部门通过口头商量进行调整，使工作安排带有很大的随意和不确定性，一旦出了问题，则互相推诿。对于成本核算，财务部门无法对整个生产过程进行监管，只能事后进行分析。而对于车间来说，虽设有核算员，但只是对机物料的一些粗放式限制和对成本的统计，因此虽有总体目标，但无法细化到每个工段，致使成本控制流于形式。

二、实施信息化的措施

1.针对问题，适时改造，使企业焕发生机

针对上述问题和企业现状,结合企业自身实际，2002年底，公司先期投资15万元，在企业内部建立了局域网，由一台服务器、交换机和若干个终端组成一个工作组，操作系统为WindowsXP系统，终端分布包括财务科、设备科、仓储科，财务科的宽带网与税务局联网，实行网上申报。（1）委托淮安市晨星金蝶软件有限公司安装了某公司的K3系统财务软件，主要用于财务报表和库存管理。这套软件系统提供了以凭证处理为核心的财务核算系统，在凭证录入的基础上，自动生成各种分析账表，帮助企业减少重复工作，提高数据的准确性、适时性、共享性。（2）提供以固定资产卡片为核心的全面的资产管理和设备备品配件管理，根据资产的不同折旧方法，自动计提折旧，并形成各种资产分析管理报表，帮助企业强化资源有效控制，防范风险。（3）提供全面的工业企业成本核算及管理系统，围绕“费用对象化”的基本成本理念，与相关模块集成，通过费用归集、费用分配、成本计算实现实际成本处理的业务流程。在此基础上，建立成本预测、成本控制、成本分析和考核体系，帮助企业实现全面、科学的成本管理。（4）由于凭证的自动生成及账簿的自动形成，大大减轻了财务人员的工作量，提高了办事效率。财务部由近20人减至6人，并大大减少了人为差错。（5）在仓储管理方面。提供入库及出库、仓存调拨、库存调整、虚仓等业务管理功能，还支持批次、物料对应、盘点、即时库存校对等管理功能，可以帮助企业建立规范的库存作业流程，提高库存运作效率。而使用这套财务管理软件以后，库房存货一目了然，并且系统还有缺货自动报警功能，彻底杜绝了停工待料现象。月末盘点也由原来的六人3天缩短为二人1天，不仅提高了办事效率，而且还提高了准确性。

企业管理涉及生产、设备、营销、仓储、计划、财务、人事、客服等诸多环节，由于管理上的不到位，不可避免地出现了决策迟滞、市场响应速度慢、预期目标与实际结果相差太大、生产过程得不到有效控制、部门之间缺乏协调沟通等现象，导致产品成本不稳定、市场竞争力较弱、企业整体抗风险能力差、发展迟缓，难以实现大的跨越。

2.果断决策、加大投入，使企业再上新台阶

2008年公司投资200余万元全套引进了某公司的K3系统软件，增购了近70台电脑，扩展了以前的局域网，建立起了企业的ERP系统，实现了公司生产过程全方位的信息化管理，使公司实现了新的跨越。

（1）成本核算自动化。公司的每个部门都是一个独立的成本中心，都有一个预算指标。实施严格的控制，可以跟踪每个环节的成本变化，动态地、自动地进行成本滚动，从而提供了足够多的成本分析数据，同时实现了成本核算自动化。由于存货核算系统与其他子系统的无缝连接实现了财务业务一体化，使得成本核算更加方便与及时，工作效率也得到了极大提高，并且能有效地反应企业运营过程中的各项费用。在资金流管理方面则主要采用了财务管理方法，使财务信息渗透到物流每一个环节中去，使财务管理能够准确、全面和及时地反映数据背后的经济活动并能及时有效地加以控制。

（2）生产管理规范化。在生产管理方面，首先通过BOM的有效期管理、工程变更管理、工艺路线的管理、结合工序替代处理、成本模拟、物料替代和PDM接口功能，帮助企业建立起完整生产基础数据管理规范，还提供了从生产任务、投料与领料、生产检验与汇报，到产品入库、任务单结案等业务的全过程监督与控制。结合模拟发料、领料和入库数量控制等，协助企业有效掌握及发布各项制造活动信息。按照生产指令，系统自动生成相应的采购计划，打印出领料单、核料单，避免计划出现疏漏的情况，杜绝了停工待料的发生，同时可以对计划执行情况进行全面的跟踪与控制，提高了计划员的工作效率。

（3）仓储管理科学化。对于仓储管理，系统可以很清晰地反映出当天的出入库品种、规格、批号、数量及库存的品种、批号、数量等信息，不仅杜绝了生产车间、仓库、销售人员之间的一些违规操作，还为销售部门根据市场及时调整销售策略、为生产部门制定生产计划提供了依据。消除了各部门之间信息孤立、部门协作不畅通的现象，借助于ERP这一平台，帮助企业实现了资源整合，规范了企业业务流程。在物流管理方面，能完整了解到市场变化情况，根据企业需求、能力和物流运动的平衡规律来制定计划，并将计划分解到物流的每一个环节，为物流的运动和控制提供充分的依据。

（4）人事管理系统化。在人事管理方面，提供了组织规划、职员管理、查询报表、薪资核算、社保福利、考勤管理等功能管理模块。借助工作流驱动技术，规范基础数据，理顺组织流程，提高工作效率。在行政事务方面，能实现行政管理，会议管理、活动安排、信息反馈和员工意见库等功能，利用网络省时省力的特性，达到会议室有效利用与管理，避免了传统行政事务管理的低效率，使单位的人事管理实现办公系统化。

（5）客户管理高效化。在客户管理工作中，ERP将企业管理从企业内部延伸到企业外部，采用客户机及服务器(C/S) 体系结构，能随时了解到供应商及用户相关材料库存的第一手资料，把客户需求、企业生产和供应商的资源整合在一起，形成一条有效供应链，并对所有环节进行管理，不仅缩短了采购周期，还能以最快的速度响应销售人员的需求，以最短时间的把产品送到客户手中，全面提高了服务的质量和效率。

（6）人才培训网络化。为了加强对企业经营管理人员及员工的培训，公司与协助单位签署了“视训365”网络与平台服务协议，用于完善企业自主培训体系，做到管理人员和员工不出门就能开展各类网上培训，为全员培训开辟了一条网上通道，至今已组织各类人员培训45次，收到了良好的效果。

三、效果

自ERP信息化工程实施以后，公司运行更加规范，信息集成和资源共享程度提高，采购速度明显加快，生产成本大幅度降低。公司可以根据数据信息及时掌握企业的运行状况，相应做出生产计划的调整，合理分配整个企业的资源，做出更加科学的管理决策。综合比较ERP系统实施前后，整个公司的人流、物流、资金流等资源得到更好利用，产、供、销等环节得到更好的整合。通过对企业各种生产经营活动进行全方位改造，充分开发、利用企业的人、财、物资源及企业内外信息资源进行生产经营活动，降低了生产和管理的成本，提高了设备管理水平，企业的经济效益得到了很大提高。产品单耗由1.05降到1.02，单位成本也由145元/万支下降至123元/万支,减少库存资金占有近300万元，减少各种费用支出近200万元。

四、企业实施信息化的几点思考

1.坚持高起点规划，解决网络和信息滞后的问题

企业信息化建设必须坚持规划先行，高起点规划。特别是经济欠发达地区的企业更要引起高度重视，必须着眼于用发展的、战略的眼光看问题和分析问题，立足于充分利用现有的信息资源和基础条件，以及企业自身发展的实际需求，做好规划，推进应用。

2.坚持高标准建设，解决建设不规范的问题

在网络建设上，要建立统一的应用平台，重组资产、整合资源、优化资质，避免重复建设、投入割据和人才流失；在数据库建设上，要利于检索、追加、更新和创新；在软件开发上，信息部门要坚持以应用开路、应用得体、应用方便、应用到位为原则，规范业务流程，简化工作环节，让企业真正享受到信息化建设带来的便利和实惠。

3.坚持高质量培训，解决人才缺乏的问题

要把人才队伍的建设作为推进企业信息化的重中之重，创造用好人才、吸引人才、培养人才的良好环境；完善人才激励机制，加强人才培训，要培养一支精干的高级管理建设人才队伍，并加强各级各类教育和培训工作，普及信息化知识，提高全员素质。

4.坚持高水平管理，解决管理滞后的问题

信息化建设是一项涉及多学科、多部门、全社会共同参与的综合性和基础性的工作，企业应成立一个层次高、专业性强的专门机构进行综合协调管理，使终端、网络、数据库既能产生出源、流、库各自的规模效益，又能发挥出对经济的整体推动作用；要健全制度、规范管理、面向发展、坚持效能的原则，健全组织、强化责任、提高效率、创新机制。

5.坚持高效率应用，解决企业信息化应用水平不高的问题

近年来我国企业信息化的建设和应用均取得一定进展，企业信息化的应用正向纵深发展。但不同行业和不同企业之间发展不平衡，特别是一些行业的发展还非常缓慢，企业信息化进程中存在着一些亟待解决的问题。各级政府应出台政策鼓励和支持企业开展信息化建设，尤其是在经济欠发达地区更应加大扶持力度，积极推进企业信息化建设。