自动化稿件跟踪处理系统的构建

杜燕军

(安阳师范学院期刊编辑部,河南安阳 455000)

随着我国高等教育的不断发展,国家对于科技、文化、教育的投入不断加大,各高校学报来稿数量逐年增多,稿件内容涵盖范围越来越广,新学科、交叉学科、边缘学科不断涌现[1],由此给稿件管理、期刊管理带来了很多的问题。比较突出的问题如下:(1)稿件登记工作量较大,操作繁琐,容易出差错;(2)作者对稿件审稿、返修、录用等情况不能及时了解,导致撤稿、一稿多投、重复投稿;(3)作者和编辑、编辑和审稿专家之间的交流不够及时、便捷,导致发稿时滞长,增大了信息贬值。这不仅影响稿件的最终质量,甚至影响到期刊的竞争力[2]。现有稿件处理系统已在很多期刊编辑部获得了实际应用,但还需要大量的人工干预,一定程度上影响稿件的处理效率[3]。本文以此为出发点,探讨基于现代计算机技术的稿件自动化、智能化跟踪处理系统的部署意义和框架设计,以便能够为高校学报编辑部的信息化建设提供一点思路和建议。

1 自动化稿件跟踪处理系统的意义

由于学报期刊编辑部传统稿件处理方式存在诸多不足之处,因此,开发、部署自动化、智能化的稿件跟踪处理系统有着非常重要的意义:

首先,部署这样的系统,可以实现稿件管理工作的无纸化、自动化、智能化,促进其规范化,从而实现稿件信息的实时传递,极大缩短了审稿周期,避免了稿件积压,有利于形成稿件的良性循环,从而促进期刊编辑效率的提高。

其次,无人化、无纸化的稿件管理,不仅节约了人力资源,而且还避免了传统稿件管理工作中的纸质文件打印,减少纸张浪费,从而节省了森林资源,一定意义上实现了“低碳”编辑。

此外,更重要的是,自动化稿件跟踪处理系统由于能够在投稿人、编辑、审稿人三者之间建立便捷的、实时的、人性化的联系,有利于建立作者、编辑,编辑、审稿人统一协作的平台,消除编辑与作者间信息不对称的负面影响,杜绝虚假论文;有利于实现科学发现、文化创新首发权;有利于提高期刊的可信度、亲和力,打造高绩效编辑团队,提高期刊的综合竞争力,实现期刊跨越式发展。

2 稿件自动化跟踪处理流程

谈到自动化稿件处理系统的部署,结合自身从事多年编辑工作的经验,笔者认为:将传统的稿件编辑处理工作基于计算机系统完成,首先应该建立稿件管理数据库,实现在线投稿[4]。从投稿者角度上看,一篇稿件的处理流程如下:

图1 稿件处理流程

图2 稿件自动化跟踪处理系统框架

从图1可以看出,稿件的处理流程从投稿作者网上注册、投稿开始。作者投稿后,稿件自动接受学术不端检测系统的检测,按照稿件相似程度,配合一定的人工检测,得到是否退稿的结论。稿件通过这个阶段的检查以后,即登记入库。如果需要缴纳审稿费,则通知作者缴纳。然后,根据系统建立的审稿人数据库和稿件所属领域等信息,自动分发稿件给对应审稿人开始稿件外审。图1中描述了稿件从投稿到有最终结果的处理流程,如果稿件最终结果是退修,则作者修改后,应该再次提交系统进行审稿,直至稿件终审通过。此时处理中心会把稿件拟安排刊期等信息以邮件方式发送给投稿作者并通过短信提醒。

对于稿件所属研究领域和范围的确定,目前很多在线稿件管理系统是以投稿人自己填写的信息为依据进行。若投稿人填写有误,或者忘记填写相关信息,则导致稿件的分发失败,因此需要一定程度上的人工干预,无法实现真正的自动化、智能化操作。笔者认为,确定一篇文章所属研究领域,可以通过抽取文章的题目、摘要、关键词和文章内部的主要词语使用频率、使用的图表数量等相关信息,结合一些机器学习、数据挖掘中分类聚类的方法,自动确定一篇投稿文章的所属领域,进而准确递交相关领域的审稿人。这样降低了系统运行流程中的人工干预,使得一切流程趋于自动化、智能化。

总体来说,自动化稿件跟踪处理系统面向的操作人员主要有三类,分别是投稿作者、审稿人和期刊编辑。从登录方式上看,投稿作者和审稿人的登录和使用方式较为多样化,可通过有线、无线网络或者移动通信网络接收和发送稿件相关信息。而另一方面,编辑部的工作人员则主要通过台式电脑有线接入本系统。相对于传统作业方式,引入智能化、自动化稿件跟踪处理系统,对于提高整个编辑部的工作效率来说,具有明显的优势,可以显著缩短审稿周期。使得工作人员可以从传统的稿件分发、审稿意见的整理及转发、修改稿及修改说明的整理及转发等繁琐的手工操作中解脱出来,只需通过稿件跟踪处理系统适当对稿件流程进行调整,从而实现稿件的自动化跟踪和管理。

3 稿件自动化跟踪处理系统框架及设计

为了最大效率发挥系统的作用,系统的设计必须紧扣编辑部实际工作的需求。笔者认为主要是审稿专家数据库的创建和稿件跟踪处理中心的功能框架设计,包括中心所承担的具体工作,与投稿作者、编辑和审稿人之间的功能划分,用户接口的设定等。按照本文的设想,系统框架的设计如图2所示。

整个系统工作模式总体上看,为C/S,B/S混合式。其中,编辑部端软件的开发使用C/S模式。这是因为编辑部端软件的部署范围比较小,部署软件的工作可以忽略不计。另一方面,编辑部端的软件由于经常需要对稿件进行大量的查询和跟踪处理工作,操作界面需设计的更加友好、反应更为快捷,因此,采用C/S模式进行开发。相对应地,投稿作者和审稿人端软件的开发则使用B/S模式。这是因为投稿作者和审稿人一般通过网络远程访问本系统,而B/S的工作模式通过网络浏览器即可远程完成稿件的处理,省去了客户端软件的部署工作。从开发技术上看来,对于C/S模式部分的设计,可采用Visual Studio等集成开发环境进行开发;而对于B/S模式部分的设计,可采用PHP作为服务器端程序的开发脚本。对于必要的页面操作,结合AJAX技术进行设计,以便获取更快的页面响应和更好的用户体验。为了降低系统开发成本,数据库管理系统使用MYSQL,部署在Linux服务器上。

审稿专家数据库的建立是自动化稿件跟踪处理系统部署应用的关键[5]。编辑部可以利用本校资源,首先建立主要由本校专家组成的审稿专家队伍。同时在系统运营过程中,面向校外聘请审稿专家。审稿专家入库时,需设置其研究领域,以便能够准确接收系统分发的稿件,及时开展审稿工作。

稿件跟踪处理中心负责稿件的收集与分发、到期稿件催审和整个审稿流程关键信息的设置。比如,审稿次数,每次的审稿时间跨度等。同时,稿件跟踪处理中心也负责稿件录用、退修及退稿环节的电子通知发放操作。相对应地,编辑部工作人员的职能也发生变化,工作人员不再进行手工收稿及分发稿件给审稿人等操作,而是转变为系统操作人员,负责各个流程中所需要人参与的一些工作。比如必要的电话沟通、纸质录用通知的打印等。

在系统的设计中,投稿作者可以通过Internet连接至本系统,可以在线注册、登录、投稿、查询稿件状态、更新稿件信息等操作。审稿人的工作方式也发生了转变,以前审稿都是由编辑部邮递纸质、电子稿件,甚为繁琐,有的时候甚至会出现稿件丢失以致重新审稿的情况。在本系统中,审稿人可以在线注册,申请成为学报期刊审稿人,也可以在线提交审稿意见,更加方便地和投稿作者就稿件具体情况进行交流。

自动化稿件跟踪处理系统部署后,高校期刊编辑部需在管理制度上作相应变化,以便稿件的收稿、审稿等工作能够顺利开展。这些制度上的制定包括:工作人员在部署系统后的不同分工、稿件审稿流程时间节点设置等,目的是在制度上为系统的顺利运行提供保障。

4 结语

本文根据高校学报编辑工作的实际情况,提出了一种基于C/S,B/S混合模式开发的自动化稿件跟踪处理系统,并从稿件编辑和管理流程的角度出发,分析了自动化稿件跟踪处理系统的架构设计和功能模块划分。论述了对于参与使用本系统的投稿作者、审稿人和期刊编辑部工作人员应分别设计的不同应用接口。同时,简单讨论了稿件管理制度建设,以期推动高校学报期刊编辑工作的自动化、信息化。

[1]宫福满.科技期刊提高专家审稿质量的编辑措施[J].中国科技期刊研究,2003,14(4):428-430.

[2]李华,李政,顾才东.学报采编自动化管理系统的应用[J].编辑之友,2010(7):68-69.

[3]张维维,臧庆军,吴立航,等.应用即时通信软件在线进行稿件退修的方法[J].编辑学报,2009,21(1):70-71.

[4]周志新.科技期刊建立在线投稿与审稿系统的目的与原则[J].编辑学报,2005,17(1):54-55.

[5]李明志,锁志海,赵大良.学术期刊审稿专家数据库的开发及其应用[J].编辑学报,2004,16(4):274-275.