GTD方法在高校辅导员时间管理中的应用

金剑锋

（温州医学院 外国语学院，浙江 温州 325035）

GTD方法在高校辅导员时间管理中的应用

金剑锋

（温州医学院 外国语学院，浙江 温州 325035）

高等教育；辅导员；时间管理

所谓时间管理，是指在同样的时间消耗下，为提高时间的利用率和有效性而进行的一系列控制工作。或者说，时间管理就是克服时间浪费，为时间的消耗而设计的一种系统程序，并选择一切可以利用的科学方法及手段，以使结果向预期目标尽量靠拢[1]。现就GTD（getting things done）方法在辅导员时间管理实践中的应用作一探讨。

1 高校辅导员的时间管理困境

在《普通高等学校辅导员队伍建设规定》的第五条规定中，辅导员的工作职责主要有8条：帮助学生树立共产主义的政治信仰；帮助学生养成良好的道德品质；了解和掌握高校学生思想政治状况，化解矛盾冲突，参与处理有关突发事件，维护好校园安全和稳定；落实好对经济困难学生资助的有关工作，帮助完成学业；帮助学生树立正确的就业观念；发挥学生班集体在大学生思想政治教育中的组织力量；在学生中间开展形式多样的教育活动；指导学生党支部和班委会建设，做好学生骨干培养工作，激发学生的积极性、主动性等等。从过去的观念到未来的理想，从无形的思想领域到具体的操作层面，都似乎赋予了高校辅导员全方位的责任，其职责贯穿了学生大学生涯的每一个方面。

调查数据显示，有66.17%的辅导员每周工作51～70h；每周文娱活动时间几乎没有的占19.11%，少于1h的占28.16%，2～3h的占42.19%，4h以上的占9.14%。这组数字表明绝大多数辅导员日工作时间超出了8h，辅导员工作任务重，工作时间长[2]。

其原因是：高校辅导员是学校领导、老师、学生眼里的全天候“保姆”；在学校范围内，各职能部门认为凡是与学生有关的辅导员都要参与且责无旁贷，辅导员除要完成校院二级党委和行政交给的工作任务外，还要在具体工作上接受校团委、学生处、组织部、宣传部、教务处、财务处等各个部门的领导，随时随地都可能有工作任务；此外，还要进行许多的创新、评比与提高等。这些使得辅导员的很多工作只能利用一般意义上的8h之外的时间进行，例如给学生召开会议一般是中午或晚上，开展学生活动只能在晚上或者周末。一周七天，每天工作十几个小时对辅导员来说是相当正常的。这正是 “不再有清楚的界线”的辅导员的工作状态。

有效地进行时间管理，将给辅导员的职业生涯带来积极的影响，这种影响至少可以表现以下两个方面：一是理清工作思路，明确工作重点，提升工作效能；二是形成个性化的有特色的工作风格，实现辅导员职业的专业化和专家化。要实现上述目标，除了学校的支持、领导的指导等环境因素之外，还需要把有效的时间管理理论与实践充分运用到辅导员工作实践中来。

2 GTD概述

GTD方法出自戴维·艾伦的《尽管去做——无压工作的艺术》，书中将GTD总结成为一种将繁重超负荷的工作生活方式变成无压力高效的时间管理系统。GTD的核心理念是：只有将心中所想的所有事情都写下来，并且安排好下一步的计划，才能全力以赴做好工作。

GTD的核心原则，分成收集、整理、组织、回顾与执行五个步骤（见图1）。

图1 GTD的核心原则

3 辅导员进行时间管理的可行性分析

David Allen的GTD方法主要“基于两个目的：①抓住所有一切需要处理的事情（现在的、以后的、将来某时的；大的、小的或者不大不小的）把它们统统置入一个脱离大脑的逻辑系统中。②训练自己在接受一切‘输入信息’的前期作出决定。这样一来，在任何时候，你都把下一步行动计划掌握在手，可以实施或者进行再议[3]。”这告诉我们，在辅导员的工作定位和职责尚不规范的情况下，根据实际情形清晰梳理、完整收集、适当选择，是进行时间管理的前提。本文认为在“四象限法”的指导下运用GTD方法可以帮助我们有效地进行时间管理。

3.1 “四象限法”下辅导员的工作优先度 “四象限法”是美国管理学家科维提出的时间管理理论：“四象限法”把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上分为四个“象限”，工作优先顺序分别对应四个象限：第一优先——紧急又重要的工作（如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等）；第二优先——重要但不紧急的工作（如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等）；第三优先——紧急但不重要的工作（如电话铃声、不速之客、部门会议等）；第四优先——不重要又不紧急的工作（如上网、闲谈、邮件、写博客等）[4]。

在“四象限法”的指导下，依照王传中、朱伟主编的《辅导员工作指南》，以把学生培养成为社会主义的合格建设者为参考目标，以学生的安全、健康、发展和就业为参照维，根据相关性程度大小，将辅导员工作优先度进行大致分类如下：第一优先，学生心理危机干预、学生稳定工作、学生资助管理工作等；第二优先，日常思想政治教育、学生心理健康教育、学生社会实践教育、学生班集体建设、学生党团学组织建设、学风建设、校园文化建设、学生职业发展教育与就业指导、学生综合素质评价、学生思想状况调查等；第三优先，工作通知、电话铃声、不速之客、例行会议等；第四优先，学生网络文明教育、学生日常管理、写博客、发邮件、发短信等。

辅导员是一项需要进行频繁沟通的工作，沟通艺术是提升辅导员工作效能的一个重要方面，每一次跟学生的接触和沟通可能都是难得的思想教育机会，因此，上述优先度的区分是静态意义上的，对重要性和紧急性的划分也是相对的，辅导员可以根据当时、当地的实际情况进行适合自身情况的编排，选择（或决策）也就成了是否能够划分出正确工作优先度的关键因素。

3.2 辅导员应当着力于重要事情的时间管理 妥善处理紧急事情，是辅导员职业发展的基础性工作。我们通过分析“2008全国高校辅导员年度人物”的事迹可以发现，每位辅导员都很有责任心，都能及时发现和帮助家庭经济困难或学业困难或心理危机学生摆脱阴影，走出困境，做好重要或紧急工作的处理和应对，绝大部分高校辅导员也都做到了的。因此，做好紧急性工作是辅导员获得职业成就的基础。

集中力量做好重要事情，是辅导员职业发展的关键性工作。“四象限法”告诉我们重要事情优先于紧急事情，通过对辅导员工作优先度的划分，我们知道辅导员的工作大部分是重要但不紧急的工作，也就是第二象限的工作，这既符合时间管理中“第二象限组织法”的推理逻辑，也符合对“2008全国高校辅导员年度人物”的事迹分析，这些年度人物在做好基础工作的同时，或学生思想政治教育有特色，或学生工作的科研成果丰厚，或学生社会实践成绩突出，或学风建设成效显著等，因此，集中力量做好重要工作是获得业绩提升和职业发展的重心。

提高决策能力，明确职业发展目标，制订正确的计划，是辅导员职业发展的重要推动因素。辅导员工作千头万绪，要从中找出适合自身特点并能够支撑长远发展的重要事情，明确重要事情与紧急事情的准确划分，排定正确的工作优先顺序，制订合理的工作计划，需要具有不断提高的决策能力，否则，决策失误将对辅导员的职业发展产生无法预计的影响。

3.3 确定重要事情进行GTD操作 没有特色的辅导员工作，是辅导员获得职业发展和职业成就的阻碍因素。因此，选择一项或几项能够突出辅导员个人工作特色，在一定时期内坚持不懈并能够做出一定效果的重要事情，是进行GTD的必要条件。辅导员可以根据自身的专业、兴趣、学校条件、学生需要等因素来完成这种选择，之后我们可以进行以下三个方面的运作：

1.确定GTD的目标，按照GTD的具体方法进行操作。

把“在一年内形成有特色的思政工作机制”作为目标，首先应该把能够想到的所有事宜，包括调研、论文撰写、组织构建、制度制订和执行等，以及学生素质评定、资助、心理干预，等等，罗列出来，放入inbox中。其次要定期或不定期地对inbox进行整理清空，需立即完成必须马上完成，如果不行，则要对下一步行动进行计划和组织，比如，可以在年度目标下面再制度季度、月度或周度计划，把完成的清空，未完成的放到下一步行动当中。再次是对下一步行动进行组织，一般分为：下一步行动清单，如明确哪些工作可以用手机短信、电话、通讯软件，什么时候要下寝室了解学生的学习和生活情况等；等待清单，如哪些活动可以给学生干部去办理，明确完成期限等；未来或某天清单，如学生资助、评比等有具体规定的工作。再次是对清单进行回顾和更新，并谋划下一阶段的工作安排。最后是根据清单开始行动。在现实中，辅导员可以根据学校或领导的要求、环境的变化、时间和精力的多少以及特定情况下的工作优先度来行动。

2.利用信息技术，进行工作提醒和通知，减少时间浪费。在信息技术已经高度发展的今天，我们除了利用笔和纸进行时间管理之外，还可以利用GTD系统工具、Google日历、手机日历、Remember the Milk等信息化工具进行清单管理和提醒，利用手机短信、QQ、MSN、电子邮箱等工具发布通知，利用QQ空间、博客、微博等工具跟学生进行即时交流与沟通，可以大大减少中间环节的时间浪费。

3.坚持做GTD，把GTD形成习惯。凡事开头难。辅导员工作纷繁往复，巨细无遗，在开始运用GTD进行时间管理的时候，是在辅导员职责工作之外，又加了一份需要不断思考和整理的工作，往往会让人有无暇顾及或多此一举之感，但GTD的威力不是短时间就能显现出来的，要让GTD真正对辅导员的职业发展提供强有力的推动作用，需要辅导员把GTD养成习惯，这是所有运用GTD进行时间管理人员的共同体会。

[1] 李来宏.时间管理知识全集[M].北京:金城出版社,2007:4.

[2] 尹志丽.高校辅导员时间管理的研究[J].金陵科技学院学报:社会科学版 ,2010(3):83.

[3] 戴维·艾伦.尽管去做——无压工作的艺术[M].张静,译.北京:中信出版社,2003:8-9.

[4] 伊恩·梅特兰.时间管理[M].赵世明,译.上海:上海人民出版社,2006:24-25.

G641

A

1000-2138（2011）04-0407-02

2010-12-20

金剑锋（1979-），男，浙江东阳人，讲师。

吴健敏）

·论 著·