档案利用服务工作矛盾分析

　　摘要：档案利用务工作中存在五个基本矛盾，这些矛盾制约着档案利用服务务工作的发展，如何解决这些矛盾，是搞好档案利用服务的关键。搞好档案资源体系建设是基础；大力开发、储存、传播档案信息资源是关键；培养和引进高素质的档案管理人才是根本保证。
　　关键词：档案；利用服务；矛盾分析
　　
　　档案工作价值的高低，关键要看档案利用服务工作效率的高低。只有服务工作搞好了，才能充分实现档案的使用价值，从而实现档案工作自身的价值。因此，有必要对档案利用服务工作进行“分肌掰理，鉴貌辨色”的分析，以正确认识档案工作的特性，找到服务社会的最佳途径。
　　
　　1　档案利用服务工作中存在的一些基本矛盾
　　
　　1.1　档案的“原始性”、“唯一性”与档案信息“扩散性”需求的矛盾。档案的本质属性是原始性和唯一性，这是档案区别于其他事物的本质特征，也是档案价值(宝贵)之所在，但是，正是因为它的原始性和唯一性，在某种程度上，妨碍了档案信息扩散性的实现。因为，档案原件的唯一性，使其载体应该受到特别的珍视和保护，以尽可能长久保存；但档案价值的实现在于充分利用，因此，必然会在“藏”与“用”之间产生矛盾。特别是一些高龄档案经不起一次次的倒腾。对档案载体理化性能的保护来说，是利用越少越好，对档案信息的扩散性要求来说，某份档案上的信息被传播次数越多越好，这种矛盾也是长期以来困扰档案工作者的一块心病。
　　
　　1.2　档案原件的“格式化”、“陈旧性”与用户需求的“鲜活性”、“通俗性”的矛盾。档案原始性的优点是“原汁原味、货真价实”；其缺点是“格式化、陈旧性”。档案因其原始性而珍贵，但有些档案也因其原始性而满足不了群众需求。时代日新月异，人民群众各种文化需求也日益丰富，档案馆昏暗的库房、刺鼻的虫药味、“一触即破”的旧纸与生硬的编研材料很难再吸引住人。档案馆要想提高利用率，必须想方设法贴近群众，消除“距离感”，增加“亲和力”，与时俱进，吸引公众“眼球”，为人民群众服务。
　　
　　1.3　档案信息的“庞杂性、松散性”与用户需求的“系统性、精练性”的矛盾。如今，衡量一个部门信息工作好坏的尺度，不再看你是否拥有大量的信息，而要看你能否快速及时地从大量信息中选择出适用的信息，即所谓“海选”问题。档案工作作为一项以档案信息的“收、管、用”为主要工作对象的事业，这个问题尤为突出，尤其是随着馆藏数量的不断增加，档案馆藏的“丰富”与“开发”的矛盾就越来越突出。因为要向社会提供优质高效的服务，必须及时提供系统、精练的档案信息，即利用服务要求速度快、材料全、内容准。然而，档案的原始性造成了馆藏信息的庞杂和松散(这是人们对一次文献的共识)。一旦检索工具不科学，检索手段不先进，基础工作不到位，编研工作不上档次，将会给档案信息利用工作造成巨大的障碍。
　　
　　1.4　档案馆的“孤立性”及馆藏内容的“单调性”与社会工作的“广泛性”及社会利用的“全面性”的矛盾。档案界有一句话叫：“经济工作延伸到哪里，档案工作就服务到哪里。”这句话说起来简单，可真要做到却很不容易。因为，在一定程度上说，档案馆还是“孤立”于社会发展之外，为数不多的接触就是几年一次的档案接收工作；档案馆藏绝大多数以“公文”为主，内容单调、结构不平衡、馆藏信息“陈旧”，如何及时高效服务社会?而且，随着我国改革开放事业的不断深入，社会、经济建设的新领域不断产生，仅靠传统的馆藏档案如何全方位服务社会需求?正如档案界的一些有识之士所指出的：“一方面，是馆藏的畸形发展(大量利用率不高的档案充斥库房)，另一方面，是社会新兴的档案领域的管理亟待加强。因此，档案部门和档案工作人员应有危机感和紧迫感，不断研究新情况、解决新问题，紧跟时代步伐，全面完善自己的工作。”
　　
　　1.5　信息化发展对档案工作的高要求与档案服务低水平的矛盾。人类已进入信息化时代，信息化对档案工作提出了严峻的挑战。信息化时代也就是知识经济时代，它不但要求有很高的技术(科技)手段，而且，更需要能够高效使用这些手段的高素质人才，而现在这两方面的整体水平参差不齐。在档案管理方面，有的仍处于手工管理阶段，有的技术设备还未充分利用。高素质的档案管理人才更是严重不足，所以，提高档案管理水平的路还很长。
　　
　　2　解决所存在矛盾(问题)的对策
　　
　　2.1　搞好档案资源体系建设，树立“大档案”观是做好档案利用服务工作的基础。“馆藏结构不平衡、内容单调”是困扰档案工作的老问题。“手中没有货，只能赚个吆喝”，“巧妇难为无米之炊”。社会经济的发展，要求档案馆要不断健全馆藏结构。针对馆藏“缺陷”，采取行之有效的方式，搞好档案资料征收工作；针对档案工作中的新领域，积极探索，认真总结经验教训，把握好收与不收、收多收少、以何种方式接收入馆的尺度，达到既符合馆藏实际，又符合法规政策，同时，还能促进社会利用的目的。另外，档案馆还应摆脱“孤军奋战”的不利局面，广泛发展“同盟军”，建立“大档案”阵营，拓展档案馆的“外延”。如，加强馆室合作，构建覆盖本区域的档案馆室网，互相支持，互通信息，形成合力，达到“多赢”局面；加强馆际交往，取长补短，实现资源共享；与文、博、图加强横向联系，各取所需，互通有无，共同发展，等等。对于不属于接收范围的一些档案，如，个人档案、民营企业档案、社区档案等，应开辟新的战场，创新服务方式，如，建立寄存中心、提供技术服务，或根据自愿原则，有选择地进行寄存、代管或征收等工作，扩大档案工作的内涵。
　　
　　2.2　充分利用一切现代技术和管理手段，大力开发、储存、传播档案信息资源，是搞好档案利用服务工作的关键。
　　
　　2.2.1　档案的最基本属性就是原始性(实证性)和知识(文化、信息)性，前者依附于原件，而后者在一定条件下可以超脱原件。为了解决好档案保护和档案利用的矛盾，最有效的方法就是：尽可能地把档案中的“知识”(或信息)“剥离”出来，使以后经常性的利用不必一再动用原件，这是一个“加工”过程，其高级形式更是一种“升华”过程，它可以减少以后利用中多次重复低效的“查找”工作，可以为利用者提供档案中的核心内容和精练的信息。而原件的利用仅仅为了必要情况下的“实证”作用(很少量的频度)，使其使用寿命达到最大限度的延长。这种“剥离”从低到高可分为三个层次：第一是复制副本(摄像)；第二是档案信息数字化；第三是精品编研。第一种适用于珍贵档案，第二种适用于绝大多数档案，第三种适合于选题(或命题)研究(包括“自研”和“助研”)。
　　2.2.2　现代技术使我们能够做到“方寸”之间海量存贮，并且，这种存贮是预备性(前瞻性)的，是积累性的，可以实现远程查询，可以实现“无纸化办公”或叫“无档化查阅”。
　　2.2.3　档案管理的最终目的就是为了服务社会利用，档案信息的开发和存贮就是为了输出和传播信息，在信息输出和传播中，首先，是“态度决定一切”。只要有一个服务社会的决心，有条件的可以充分利用各种科技手段进行高效运作，没有条件的可以想方设法创新服务。其次，宣传十分重要。应宣传档案、宣传档案工作、宣传档案开放，这也是向社会输出信息的主要步骤，通过宣传向社会传递档案服务信息，吸引公众注意，实现“产”、“需”双向对接。再次，“渠道”必须畅通。要广开渠道，可通过展览、函电、传媒(网络)、多媒体等传统的和现代的手段进行档案信息的输出和传播，促进社会利用。最后，服务方式必须创新。应紧跟时代步伐，密切关注社会实践的新发展、新思路，创新思维，创新服务手段等，不断满足社会发展及公众的新需求。
　　
　　2.3　培养和引进高素质的档案管理人才是搞好档案利用服务工作的根本保证。人的因素是生产力中最关键和最革命的因素，一切完美的计划都要依靠高素质的人才来实现，档案事业也不例外。因此，必须培养人才、引进人才、留住人才、用好人才，这是搞好档案事业的根本所在。理想的档案管理人才应该是：第一，热爱档案事业；第二，具有较宽的知识面；第三，能扑下身来熟悉馆(室)藏；第四，能充分利用现代化手段，高效开发档案信息资源等。
　　总之，在档案利用服务工作中，既有历史遗留的老问题，也有新形势下产生的新矛盾。我们必须认真分析处理老问题，研究解决新矛盾，只有这样，才能不断改进和完善我们的服务工作，充分实现档案工作的社会价