境外档案业务指导的探讨

　　1　境外档案业务指导的困难与挑战
　　
　　档案业务指导，是档案专业人员对该行政辖区各立档单位移交档案时进行的业务指导工作。而对境外公司形成档案的业务指导，对档案部门和档案专业人员来说，既是一种发展机遇，也是一种严峻的挑战。
　　
　　1.1　境外公司业务指导的困难性。中原油田档案处是“专业化管理、区域性服务”的档案管理体制，油田各二级单位都有档案室。在境内，业务指导可以利用电话，也可以去现场指导。而境外公司就有所不同，由于地域的限制，档案业务人员不去境外公司实地指导，就不了解各境外公司所产生的文件材料，就无法对境外公司进行业务指导；不了解各境外公司所在国家的国情，就无法理解油田工作人员所面临的困难，档案业务人员就无法实施对境外公司档案的业务指导。离开了业务指导工作，档案工作势必陷入各行其是的无序状态，对档案工作的健康发展不利。
　　
　　1.2　境外公司业务指导的特殊性。境内各二级单位都有固定的兼职档案员，档案业务人员开展业务指导工作比较方便，并且很有成效。而境外公司的工作人员，分布在各个不同的国家，换班流动性大，且一人多岗，档案业务人员无法有针对性地进行业务指导，影响了境外档案工作的进度。
　　
　　1.3　缺乏境外档案的相关制度。随着境外公司各项目的不断发展，给档案工作带来了许多新的内容。档案业务指导工作深入调查研究，提出前瞻性对策，制定新标准或规范来解决档案工作中的一些新问题还做得不够，特别是对重点项目的业务指导欠主动性，未能与境外公司的发展情况相适应。因此，加快档案业务指导工作的相关制度势在必行。
　　
　　2　解决问题的思路与对策
　　
　　2.1　开展境外档案工作调研。要做好境外档案业务指导工作，首先，要全面、深入地了解境外公司产生的文件材料情况，做到心中有数。然后，必须认真细致地对境外公司的档案工作进行调研。调研可以采取书面调研与实地调研相结合的方法，大范围地了解情况，同时，有重点地选择一些油田境外公司进行实地查看。例如，在2008年底，以集团公司为首的驻外机构档案管理调研组，到位于阿联酋迪拜吉布阿里自由区的中原石油勘探局中东石油工程公司，现场检查了该公司的档案管理情况。实践证明，通过此次实地工作调研，业务指导起到了决定性的作用，境外公司领导加强了对档案管理工作的重视，完善了各类档案的目录。2009年，该公司将2001年至2005年形成的会计档案运回国内，交油田档案室统一管理。
　　
　　2.2　规章制度有保证。要建立境外档案业务指导工作的相关制度，保证档案业务指导工作有规可依，顺利进行。在境内，有《外经贸档案管理细则》、
　　《对外经济贸易总公司文件材料归档制度》等相关制度。在境外，有《中国石油化工集团公司驻外机构档案管理规定(试行)》等相关规章制度。以中原油田为例，外经贸总公司针对境外公司下达了《关于合同存档及市场开发额考核确认的通知》的文件，这个文件要求各境外公司把签订的所有合同及时移交档案室，并把合同存档同市场开发额考核确认挂钩。现在，有的方面已经建立相关制度，但是，还要监督和指导完善境外档案工作。
　　
　　2.3　研究境外档案业务指导的工作方法。要做好境外业务指导工作，档案业务人员还必须认真研究这项工作的特点和规律。档案人员大多数是通过总公司的“业务往来”，对境外公司的兼职档案员进行网上业务指导。不同的国家、不同的人员基础、不同的发展水平，业务指导工作的方式方法是不同的。于是，每当公司有人出国、回国时，档案业务人员主动到各个部门，及时与从国外换班回来的工作人员联系，了解各境外公司的档案管理现状和档案进展情况。倘若简单化、“一刀切”，是起不到业务指导工作作用的。所以，要根据境外公司各自的特点，实行分步骤、有针对性的指导。
　　
　　2.4　提高境外公司工作人员业务衔接工作的能力，让他们从工作中的小事做起，树立档案意识，加强对档案重要性的认识，促进各境外公司业务工作的交流，从而提高本公司的档案工作水平。
　　此外，还要加强油田档案业务指导队伍建设，档案业务人员为此不断地创新改进，根据各境外公司的实际情况，制定出最适合本公司的业务指导方法，把档案工作做到最