企业实物档案的开发与利用

　　实物档案作为企业档案的一项重要组成部分，是党和国家有特殊保存价值的财富。企业档案部门收集的实物档案有：印章、奖旗、奖状、奖杯、证书、书画、题词等，它反映着企业管理的发展史，是最光辉灿烂的部分。怎样才能做好实物档案的开发利用工作?必须从利用者的实际出发，深入分析利用者对实物档案的需要，找出能解决实际利用问题的途径，有目的地开展实物档案的开发工作，将实物档案信息准确及时反馈给利用者，做到“一切为利用者服务”。
　　
　　1　分析实物档案利用状况
　　
　　本人从事实物档案工作多年，通过与大量利用者的接触，结合自己的体会，得出借阅实物档案的利用者主要有以下几种需要：一是为了制作网页、展览、版面需要荣誉照片；二是为了写材料需要查阅部门所获荣誉；三是为了上报材料需要统计获奖荣誉数以及省部级以上荣誉；四是为了评职称需查阅获奖项目；五是企业清理债权、债务需查对原印章；六是企业为广告宣传需要荣誉证书；七是编史、修志需要荣誉证书题词；八是为了颁发荣誉证而来看实物档案样式。通过认真归纳借阅者需求情况，并结合实际利用工作中与利用者的接触和了解，深感在实物档案的利用中，仅靠实物档案标准目录这一种编排形式，已不能满足借阅者的需求。特别是随着实物档案库存量的逐年增加，传统借阅方式带来的繁琐和不便愈加明显。
　　要想提高实物档案的利用率、提高服务质量，做好实物档案的开发利用工作，个人认为，必须进一步细化实物档案目录，对实物档案目录做到精细管理，建立一套行之有效的实物档案目录索引体系。
　　
　　2　实物档案目录应按五种检索方式编排
　　
　　目前，实物档案标准目录是按十大类进行编排整理的。对实物档案在利用工作中作用的具体分析后，对实物档案目录在原标准目录的基础上，再按颁发日期、归档单位、归档年度、实物种类、省部级以上级别这5种形式进行编排。在确定了对目录的开发方向后，开展对实物档案目录多种类别的目录编研工作，形成从标准目录到各种类目录编研的一整套目录索引体系，争取从不同角度和方位来满足借阅者的多方面需要，准确、快速地为利用者提供优质良好的服务。
　　
　　2.1　按颁发日期编排。即按实物档案上确切颁发时间中的年代对实物档案目录进行的编排。利用者来查阅实物时，首先告诉档案工作人员要查找哪一年或几年内的实物，所以，这一以颁发时间为主对实物档案目录进行的编排是有必要的。
　　
　　2.2　按归档单位编排。即根据实物归档时，按移交登记表中填写的归档单位对实物档案目录进行的编排。另外，对于一些早期归档的实物，归档单位与实际内容不符的，经查实后，根据实物的具体内容将其放到应在的单位里。
　　
　　2.3　按归档年度编排。即在根据归档标准对实物档案进行整理编号时，按编号中所填写的归档年度对实物档案目录进行的编排。
　　
　　2.4　按实物种类编排。即根据实物档案的载体介质对实物档案进行的编排。按企业档案归档标准，档案部门收集的实物档案有：印章、奖旗、奖牌、奖状、奖杯、证书、书画、题词等，其中，印章、书画、题词等，我们在收集整理过程中，已做单独存放和编目。所以，这一项目录编排主要是按奖旗、奖牌、奖状、奖杯、证书这5种载体介质对实物档案进行分类编排的。
　　
　　2.5　按省部级以上级别编排。即按照实物档案中颁发单位的级别对实物档案目录进行的编排。
　　这项编研，对掌握全厂历年所获得的上级部门颁发的荣誉有了一个具体的统计，也给写材料、上报材料等需要这部分资料的工作人员带来了便利。
　　以上5种目录编排形式，都是在电子表格中实现的，所以，还可利用电子表格的排序功能，在归档单位、实物种类、省部级以上级别这3种目录的基础上，做进一步的细化工作，如遇到有这方面需要的利用者，在时间要求上也很明确的，可以方便地提供利用。
　　另外，随着现代化技术的提高，实物档案的拍照也从原来的胶片形式过渡到了数码形式，形成了实物档案数码照片库。实际上，就相当于在计算机上建立了一个模拟的实物档案库房，把实物档案从库房存放形式换成微机存储形式，这一新型的存储形式为实物档案的利用提供了很多便利之处。
　　
　　3　五种检索目录的优点
　　
　　在对实物档案标准目录进行以上5种形式的编排后，再加上实物档案数码照片库的加入。在实物档案管理工作上，形成了如“网络图”形式的一套实物档案管理系统。几年来，实物档案目录索引体系给实物档案的利用工作带来了便利，也充分地体现出了这一整套目录索引之间的互补性，已经成为实物档案开发利用工作的重要组成部