论档案容灾系统的设计

　　摘要：应对突发性灾害是档案保护工作的重要内容。本文在提出“档案容灾系统”概念的基础上，分析了该系统的理论依据、设计方法、设计过程，介绍了设计的结果，即档案容灾系统的基本模型，并指出了设计的注意事项。
　　关键词：档案；容灾；系统；设计
　　
　　应对突发性灾害是档案保护工作的重点和难点，目前，已在库房建筑、预警系统、备份技术等方面予以强化。但是，2004年的印度洋海啸，致使达亚齐省档案馆失去了80％的照片档案，Ace文献信息中心失去了全部文件；2008年的“汶川大地震”，使很多档案库房倒塌，大量档案文献被掩埋或水淹……自然灾害对档案造成的巨大破坏，使档案部门逐渐认识到容灾工作的重要性，如何高效响应和应对突发性灾害，协调不同参与者之间的关系，快速恢复档案工作等，成为档案部门亟待解决的问题。本文从系统论的角度出发，提出建立档案容灾系统的构想，并运用业务流程管理(BPM，Business Process Management)思想设计了一个档案容灾系统，目的在于统筹管理各项档案容灾工作，提高档案容灾工作的效率，以最大限度地降低突发性灾害对档案的破坏程度，维护档案的完整与安全。
　　
　　1　档案容灾系统及其设计的理论依据
　　
　　系统是由相互联系、相互制约的若干组成部分结合而成的，具有特定功能的一个有机整体。档案容灾工作可以看做是由预防和应对突发性灾害的各项活动相互支撑、相互制约而形成的一个有机系统，即“档案容灾系统”。首先，应对突发性灾害仅靠科学技术的力量是不够的，还要依赖于科学的管理方法和理念；其次，应对突发性灾害仅仅依靠档案部门的力量是不够的，还要凭借社会各界的大力支持和帮助；再次，应对突发性灾害不仅指灾害发生时的抢救，还包括充分的应灾准备和及时高效的灾后重建；最后，应对突发性灾害不是一劳永逸的，还要考虑到将来可能发生的任何突发性灾害。
　　合理设计和科学管理档案容灾系统是提高档案容灾工作效率和水平的关键。业务流程管理是美国著名企业管理大师迈克尔·汉默提出的“一种以规范化地构造端到端的卓越业务流程为中心，以持续地提高组织业务绩效为目的的系统化管理方法”，它“利用先进的工作流技术，在一个存在内部事件和外部事件的环境中，由一组相互依赖的业务流程出发，对业务进行识别、描述、建模、设计、组合和维护，并对其进行持续改进”。其突出贡献是主张大幅提高工作效率不仅仅要注重“任务时间”，同时，要优化公司的业务流程减少“等待时间”。
　　在企业领域，大多数业务遵从8／2法则，即处理业务时，80％的时间花费在等待、排队或跟踪等流程上，称作“等待时间”；只有20％的时间用于处理业务，称作“任务时间”，为此，BPM提出优化业务流程之间的组合，以打破过去“重业务流程优化、轻业务流程组合”的壁垒。
　　
　　2　档案容灾系统的设计方法与过程
　　
　　2.1　设计方法。基于BPM思想，档案容灾系统的设计可以采取总分法和要素分析法。使用总分法时，首先，对各项档案容灾工作进行分析，以参与部门或者工作顺序为依据将工作结构化、模块化，然后，自顶向下、逐步求精，参照其他依据对每个模块进行层层细分，最终形成一个完整的系统；使用要素分析法时，首先，分析各项工作的输入资源、若干活动、活动间关系、活动方式、活动结果、目标实现等组成要素，然后，以此为依据，对各项工作及其彼此之间的时间和因果关系进行分析，优化各项工作之间的组合。
　　使用总分法可以科学地确定系统的层次结构，确定每一级的工作任务，以明确不同参与者的责任，避免出现不作为现象，节约“任务时间”；使用要素分析法可以清楚地知道各项业务涉及哪些要素以及业务间的相互关系，从而优化各项业务之间的组合，节约“等待时间”。在进行档案容灾系统设计时，应综合运用两种方法，分别从宏观和微观的角度切入，既尊重业务分割的客观现实、确保流程任务明确到岗，又能够对流程的流转有整体的把握、确保流程顺畅。
　　
　　2.2　设计过程。按照档案容灾系统的设计原理和设计方法，需要通过确立目标——总体分析——要素分析——业务划分——绘制流程图一一试用与反馈等六个步骤进行设计。这六个步骤之间相辅相成、相互补充、循环往复，见图1。
　　
　　2.2.1　确立目标。档案容灾系统的设计目标包括多个维度：从政策上看，其目标是保护档案；从设计上看，其目标是缩短“等待时间”；从应用上看，其目标是最大限度地降低突发性灾害对档案的破坏程度。设计时，需同时考虑三个目标：以政策导向为制高点，以减少“等待时间”为要求，以应对灾害为落脚点。
　　2.2.2　总体分析。目标确立后，用总分法对档案容灾工作进行宏观分析，明确主要有哪些参与主体，各个主体的具体任务是什么。并以此为依据，划分档案容灾的功能模块，不同功能模块下，再依据工作性质或内容划分为不同的流程。
　　2.2.3　要素分析。为确保档案容灾系统的效率，还需对系统中的各项资源进行分析，即弄清楚每项业务流程的输入资源、若干活动、活动间关系、活动方式、活动结果、目标实现等，并依据要素间的关系对业务流程进行分类和组合，确保业务流程间的优化衔接。
　　2.2.4　业务划分。在经过总体分析和要素分析后，整个流程的功能模块和模块之间的关系已经非常明确。可以按照容灾工作的需要，将整个流程划分为多个环节，每个环节中，对其功能和包含的要素进行详细分析，然后，依据环节之间的关系，确定这些环节的时序，优化环节之间的组合。
　　2.2.5　绘制流程图。绘制流程图，是以图表的形式将流程设计成果固化保存下来的一种手段，是对系统设计成果的高度概括和表达。流程图的绘制，需注意三个问题：一是，必须以前四个步骤的成功进行为前提，才能绘制出一幅具有指导意义的流程图；二是，需要依据一定的标准和规范，以确保其通用性；三是，需要在模拟演练中不断完善。
　　2.2.6　试用与反馈。系统设计工作不是一蹴而就的，流程图绘制完毕，并不代表流程设计工作的结束，设计人员还需要通过经验推测和模拟实验，甚至是现实教训，不断发现问题、反馈问题，及时改进流程图。档案容灾系统的设计没有成熟的经验可资借鉴，试用和反馈显得尤为重要。
　　
　　3　档案容灾系统的基本模型
　　
　　运用BPM思想设计的档案容灾系统模型，包括“预防准备”、“监测预警”、“抢救应对”、“恢复重建”和“评估反馈”五个相辅相成的基本模块，各个模块之间，依据应灾工作的顺序，相互衔接形成了一个具有固定结构的有机整体，见图2。
　　
　　3.1　预防准备。灾害前的预防准备是档案容灾工作的前提和最为经济有效的方法，是贯彻“以防为主，防治结合”方针的重要举措，必须予以高度重视。一是增强忧患意识、建立突发性灾害应急机制，定期对突发性灾害应急处置人员进行培训，组织救灾演练，增强对档案工作突发事件的防范意识和应对能力。
　　二是强化灾害监测，建立突发性灾害预测预警体制，除了加强自身的灾害监测与监控能力外，还应与灾害预测监控部门建立合作关系，拓宽档案馆有关灾害信息的来源，并积极探索突发性灾害的发生规律，尽可能准确地预测各种突发性灾害。三是筹备应急物资，建立应对突发性灾害的专项支出制度。档案保管部门应该购置一定数量的灾害应对设备和工具，如，应急照明设备、应急通道、防护工具、灾害记录设备等。
　　
　　3.2　监测预警。监测预警工作的准确度和及时性直接决定着档案容灾工作的启动速度。首先，国家要加强突发性灾害的预测工作，在技术、人才和设施上给予大力支持，不断提高突发性灾害预测预报的准确度和时效性；其次，除努力提高预测预报的精确度以外，还要研究如何采取快捷有效的手段，把预警报告在第一时间告诉广大群众，这也是减少损失的关键；再次，档案保管部门要与突发性灾害监测和预报部门间建立畅通的信息渠道，确保第一时间得知灾害情况，及时采取应对措施；最后，结合当地的气候特征、地质状况和位置等，对可能出现的突发性灾害进行分析和研究，预先制订几套应对方案，并要注重经验的积累。
　　
　　3.3　抢救应对。灾害发生时的抢救应对是抵御和减缓灾害破坏力的关键。为此，一方面，接到预警信息后，要及时通知相关机构和人员，包括，相关机构负责人和应急工作负责人、当地党委和政府、上级主管机关、相关灾害救援组织和机构等，以调动最广大的力量展开灾害救助；另一方面，估测受灾情况后，要迅速制订档案抢救方案，积极采取各种措施展开营救，同时，还应该向外界发布灾害信息，尽最大可能争取社会的支持与同情。“唐山大地震”后，市档案馆幸存工作人员迅速组成临时“档案组”，用塑料布、油毡、苇席等盖住已成废墟的档案馆库，防止档案淋雨霉变，全员明确分工24小时值守看护，防止档案丢失；在解放军战士的帮助下扒废墟、救档案；及时调用人力物力，将抢救出的档案运送到相对安全的地带，并进行清点、登记和紧急修复。
　　
　　3.4　恢复重建。为尽快恢复档案的服务工作，灾害发生后应及时开展重建工作。首先，确保资金到位且充足，购买档案修复设备、建筑新的档案保管库房、重建工作人员的食宿和薪酬等，都需要强有力的物资保障。1966年，佛罗伦萨大洪水中受损的19000册藏书，直到2001年底才修复完毕。其次，提高使用科学技术修复档案的能力。灾后文献修复、修补和复制是一项难度较大、技术性较强的工作，需要组织各方面的专家、学者，集各领域的先进技术于一体进行抢救。再次，充分利用以往的档案修复经验。借鉴有过类似遭遇的档案部门的重建经验，可以缩短重建时间和减低重建成本，“汶川大地震”发生后，唐山市档案局依据唐山地震档案，整理编写出包括抢险救灾、卫生防疫、恢复建设等13个专题成果，逐级上报国家抗震救灾指挥部，为四川汶川地震灾区提供了可供借鉴的历史经验。最后，要吸取教训，将应对突发性灾害作为一场长期工作来抓，在重建工作的各个方面注重突发性灾害的预防和应对。
　　
　　3.5　评估反馈。恩格斯说过：“没有哪一次巨大的历史灾害不是以历史进步为补偿的。”突发性灾害发生后，如果能对灾害产生的原因、灾害的主要破坏和应对灾害的措施进行细致分析，在总结经验和教训的基础上，对档案容灾管理中的技术、管理、组织机构和工作流程进行改进，则可以进一步完善档案容灾管理工作，提升档案管理部门的对突发性灾害的应对和处理能力。一是对抗灾应灾工作中的得与失进行评估。主要通过灾难发生时的损失量和灾害恢复的时间两个指标予以衡量。二是对现有工作进行改进和完善。包括完善管理制度、加强机构建设、改进灾害应对政策、强化危机意识等。三是收集整理容灾工作中形成的档案资料。可视规模和价值等采取建立专题档案室、建设专门档案馆或保留灾害遗址等保管方式。四是对参与救灾工作的部门和个人进行奖惩。对各级政府、档案管理部门和个人表彰奖励和有关责任追究。
　　
　　4　设计注意事项
　　
　　4.1　系统设计必须具有超前性。要设计一个切合实际的流程，不是设计人员坐在办公室，操作流程设计软件就可以完成的，必须抓住最直接的资料来源，即一次甚至多次流程跟踪。档案管理部门在灾害尚未发生时，就需要研究有关案例，分析以往档案容灾工作过程，从中掌握各个部门的职责和功能以及部门之间的协作机制和沟通方式，细致准确地描绘各个业务流程的内容、目标和功能等。
　　
　　4.2　系统不是简单的流程相加。以输入资源为例，简单来看，就是部门需要投入的人力财力物力，但是，整个流程的输入资源就不能只是部门投入的人财物的总和。一旦进入一个流程，部门之间必然会发生关系，如沟通、协调，必然会产生新的任务新的成本，等等。这就是流转过程中所产生的新的输入资源。
　　
　　4.3 系统设计不能只是线性的。档案容灾系统的设计不能变成抗灾应灾工作环节的流水账，必须尽可能多维度地描述抗灾应灾过程，并且，为决策和具体操作以及系统的优化和改进提供更多的参考信息。除了工作时间顺序和环节先后的维度外，还应该分析参与部门维度、责任人维度、时间维度以及流程执行环节衔接、执行要点维度等。
　　
　　4.4　系统设计不是一蹴而就的。与其他系统的设计一样，档案容灾系统的设计也不是一次成功的。因此，在设计过程中应该实事求是，充分地暴露问题、及时准确地改正问题，切忌抽象系统或美化系统。同时，随时关注环境的动态变化，适时修改系统。为了保证系统设计的效果，必要时，可以对设计的系统进行预演，寻找其中不足之处，然后加以完善。
　　
　　4.5　系统设计应该具有通用性。流程图是经过设计人员实地调查、认真分析，精心设计而成的最终固化结果，对于应对突发性灾害有着重要的指导意义。这种指导意义不只是方向性、原则性的，更重要的是它具有极强的可操作性。但是，毕竟突发性灾害的不定因素很多，很有可能会与系统设计的内容有些出入，这个时候，就不能完全按部就班地拘泥于档案容灾系统基本模型，而是要具体问题具体分析。
　　突发性灾害对档案的破坏是巨大的，应对突发性灾害是一项艰巨而又紧迫的任务。各级政府应充分认识到防范突发性灾害的重要性，积极组织人力、物力、财力制订档案容灾工作方案、设计档案容灾系统，并通过建立突发性灾害应急预案和应急机制等为档案容灾系统的应用创造条件。
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