高校档案知识管理研究评析

　　摘要：通过对2000-2010年有关高校档案知识管理研究文献的数量、作者、来源期刊等进行定量统计，并全面分析文献内容，可以得出结论，学界对于高校档案知识管理的研究总体呈上升趋势，发表文献的数量逐年递增，研究内容包括高校档案管理面临的挑战、高校档案管理模式变革及实施知识管理的具体方法等。多数学者是从宏观层面进行理论研究，对比研究不够，研究深度有限。
　　关键词：高校档案；知识管理；文献计量；图情档一体化；档案知识服务；学习型档案机构
　　
　　近年来，档案学界日益关注知识管理的研究，高校档案管理作为档案管理的一个专业领域，其知识管理研究也得到了众多学者的关注。为了全面了解中国高校档案知识管理的研究状况，本文基于中国知网学术文献总库进行了检索。选取主题字段进行检索，制定检索式“SU高校档案and知识管理”，如果进行精确检索，仅能检索出2000年至2010年10月出版的文献15篇，为了扩大文献分析的范围，笔者进行了模糊检索，共检索出相关文献309篇，本文即以模糊检索的结果作为研究对象，对近年来中国高校档案知识管理研究状况进行了全面分析。
　　
　　1　定量分析
　　
　　从数量来看，2000年以来，发表的有关高校档案知识管理研究的文献数量逐年递增，尤其是2005年以来，增长速度较快(见表)。说明学界持续关注高校档案知识管理，特别是近年来，越来越多的学者加入到研究行列。
　　
　　说明：数据统计截止日期为2010年10月31日
　　从文献作者来看，仅有12位作者发表了2篇文献，其余作者均发表1篇，说明多数学者没有对高校档案知识管理进行系统研究，研究深度比较有限，没有形成研究的核心群体。
　　从文献出版来源看，309篇文献中，有60篇是博士(硕士)论文，其余249篇文献分别发表在186种出版物上；发表2篇以上的期刊有32种，共载文95篇，其中，档案专业期刊仅有9种(含档案专业核心期刊4种)，共载文38篇。可以看出，高校档案知识管理相关成果发表的出版物类型较为分散，在档案专业期刊，尤其是专业核心期刊上发表的成果较少，这从一定程度上说明研究的专业程度不够，研究水平有待提高。
　　从研究主题来看，通过对309篇文献的关键词进行统计得出，出现频率在3篇以上的关键词有43个，其中，高校、档案管理、高校档案、管理、档案等5个词出现频率为20篇以上，知识经济、对策、创新、知识产权、现状等5个词出现频率为10篇以上，高等学校、知识管理、素质、科技档案、信息化、知识产权保护、信息资源、大学生、继续教育等12个词出现频率为5篇以上，资源共享、管理系统、科研成果、人事档案、法律关系、信息管理、学籍档案、人力资源、高校教师等21个关键词出现频率为3～4篇。可以看出，309篇文献的关键词涉及的研究主题相当广泛，而其中，如，知识管理、知识产权等代表知识管理研究核心内容的关键词，数量较少且出现频率较低，说明高校档案知识管理研究还处于起步阶段，研究较为边缘化，对知识管理核心内容的探讨较少。
　　
　　2　研究内容分析
　　
　　2.1　知识管理条件下高校档案管理工作面临的挑战。多数学者认为，知识管理条件下，高校档案管理工作面临诸多挑战，包括传统档案管理工作封闭狭隘的“自我发展”观念和“重藏轻用”的服务观念、相关人员档案意识及素质水平、档案管理技术及安全保障措施等。宗惠芳同志认为，知识经济对高等学校传统微观的、直接的档案管理模式及传统的档案整理、保管保护的方式提出了挑战。羊隽芳同志认为，在高校知识管理部门对知识、文档、图书实行一体化管理的趋势下，高校档案工作面临的挑战包括：档案工作如何重新定位，档案工作人员如何挖掘档案信息中的知识资源做好知识服务工作，在知识库建设和知识地图制定中，如何发挥档案工作者的优势，作为独立组织的高校档案馆(室)如何引入知识管理的思想和方法等。
　　
　　2.2　高校档案管理与知识管理的关系。学者们普遍认为，高校档案是学校的原生信息，是内源性显性知识的主要载体，因而，是学校重要的知识资源；新时期的高校档案工作是知识管理工作，档案人才是“知识管理型”人才，高校档案管理与知识管理具有密切的关系。羊隽芳同志认为，高校档案可以为高校实施知识管理提供丰富的信息资源基础，档案信息管理是知识管理系统的重要基础，高校档案管理与高校知识管理的目标具有同向性。何丽华同志认为：“高校的档案管理作为学校信息管理中的一个重要环节，在高校的知识研究工作中担负着十分重要的基础地位。”
　　
　　2.3　变革高校档案管理模式。在知识经济及知识管理带来的一系列冲击下，高校档案馆的传统职能和运作模式将随之改变，不少学者从宏观层面进行了探讨，提出，必须变革高校档案工作的运行机制和管理模式。多数学者认为，要改变以保管为主的被动式档案服务方式，利用网络技术为用户提供各种方便、快捷的信息服务，使各高校档案馆(室)向档案信息资源共建共享转变，改变各个高校档案馆(室)信息“孤岛”的现象。张焕兰同志提出，档案管理应由对原件管理为主向信息管理为主转变，注重对档案中的知识单元和信息单元进行揭示和分析研究，进行知识产品的生产和档案信息的广泛传播。羊隽芳同志提出，档案工作者要担当起知识资源管理者的角色，高校档案部门应该成为一个学习型的组织，做好知识服务工作，既要开发利用文档中蕴含的知识，同时要参与隐性知识挖掘工作。
　　
　　2.4　推进图情档一体化建设，建立新型高校档案信息管理机构。高校的档案馆、图书馆、情报资料中心都是高校的知识宝库和信息机构，部分学者提出，应该实行“文档一体化”或“图情档一体化”管理。陈广玲同志认为，可以采用档案管理软件的文件管理功能或使用学校“MIS”(Management InformationSystem)系统，实现文档一体化。韦艳同志提出，可由档案馆(室)与信息管理部门配合，建立“电子文件(档案)数据管理中心”，还可联合多个档案馆(室)、图书馆及相关文献情报机构，建立联合目录。
　　
　　2.5　开展知识挖掘，实施知识服务。目前，研究高校档案显性知识挖掘的学者较少，大部分学者认为，挖掘档案中蕴含的知识就是开发档案信息资源，继而研究的重点即转向档案信息资源开发和档案编研工作。严英同志引入了档案增值服务概念，指出，所谓“档案增值服务”，是指为发掘档案资源潜在价值而进行的一系列分析、处理、挖掘和再生产等信息加工活动。乔丽同志提出，创建高校档案信息服务中心，中心内设置档案整理服务部，其工作职能就是将潜藏在档案资源中的使用价值充分挖掘出来。个别学者探讨了隐性知识挖掘的方法，指出，可通过会议记录、个人交流、电话沟通、在线互动等方式，将管理者和员工的经验型知识挖掘并记录下来，逐步使个人的知识转化为单位的知识财富。在开展知识挖掘工作的基础上，少数学者指出，要变信息服务为知识服务。杨光同志认为，高校档案知识服务工作不再是以规模化的档案资源收藏与组织为标志，而是以灵活的服务模式进行特定问题的分析、决断、解决为标志；档案知识服务的突出特点在于以满足档案利用者需求为主要参照进行利用服务流程的设计，从而，建立弹性工作体系和柔性服务机制。
　　
　　2.6　提升人员素质，创建学习型高校档案馆。学者们普遍认为，目前，高校档案工作人员的素质与知识经济时代的要求还有很大差距，要通过多种方式引导高校档案工作人员终生学习，尤其要注重对信息素养和创新意识的培养。对高校档案工作人员信息素养的具体内容、要求及培养措施，学者们进行了较多探讨。秦瑞红同志认为，高校档案人员的信息素质，主要是指敏锐的识别信息、分析与评价信息、洞察利用者的信息需求，并且，能够利用大量的档案信息工具及相关的信息资源查询问题得到解答的技术和能力。少数学者提出，应该在高校档案管理部门大力推进学习型组织的建立，要建立相应的制度，形成积极开放的学习氛围和学习机制，营造良好的人文环境，建立一套有效的档案工作激励机制和约束机制。
　　
　　3　研究特点分析
　　
　　3.1　研究学者较少，研究热潮不高。相对于全国千余所高校而言，十年来，公开发表的涉及高校档案知识管理的文献不过300余篇，这其中，直接以档案知识管理为研究主题的文献更是少之又少，不足30篇。大多数文献只是在探讨高校档案管理的传统领域时提及知识管理，指出，要运用知识管理理论和原则改进某方面工作，如高校档案网站建设、档案利用服务等。
　　
　　3.2　宏观研究较多，研究深度有限。大多数学者主要是从宏观层面进行理论研究，探讨了在知识经济时代和知识管理背景下高校档案管理面临的挑战，指出要转变传统档案管理模式，实施知识管理，但对于知识管理的核心内容只是“蜻蜓点水”式的点到即止，如，少数学者虽然指出，要开展高校档案知识挖掘工作，但对于利用什么技术、挖掘哪方面知识、人员组织及制度保障等具体问题则鲜有论及。
　　
　　3.3　创新思维不够，研究思路狭窄。部分学者在探讨高校档案知识管理时，惯于将其转化为传统命题，如，将显性知识挖掘转化为档案信息资源开发，将隐性知识挖掘转化为档案部门的人本管理或对档案用户的需求分析等。诚然，这种研究方法方便我们把知识管理的前沿领域与高校档案管理的传统领域联系起来，但创新思维不够，不能基于高校档案知识管理这一新的研究起点提出独创性研究成果，因而对于理论研究和工作实践的推动较为有限。
　　
　　3.4　理论根基不牢，对比研究不足。部分学者在开展研究时，未对知识管理的一些重要概念、原则、流程等作深入研究，对知识管理的基本理论一知半解，这使得他们在研究高校档案知识管理时，理论根基不牢，因而，只能简单地将知识管理的一些名词、术语进行嫁接或套用，研究成果浮于形式。
　　众所周知，知识管理是从企业界兴起的，因此，知识管理很多理论、原则和方法是针对企业管理的，而高校具有不同于企业的特殊性质；高校档案机构与综合性档案馆、企业档案机构及其他类型档案机构存在性质、职能、管理方式等的不同。学界在开展研究时，对于高校与企业、高校档案知识管理与综合性档案馆和其他类型档案机构的知识管理的对比研究十分欠缺，未对它们的共性与特性进行深入分析。
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