服装外贸企业外销流程设计与 系统实现思路

刘凤华 罗 菁 崔 岩 中原工学院

服装外贸企业外销流程设计与 系统实现思路

刘凤华 罗 菁 崔 岩 中原工学院

我国是纺织大国，服装进出口贸易占世界总量的三分之一，在整体国民经济中占有非常重要的地位，尤其服装出口对我国的外汇收入有着巨大的影响。多年来我国服装出口大多以贴牌出口为主，即根据国外来样、来料或国外来样、国内选料进行加工生产服装后贴上别国的服装商标进行出口并在别国销售，即所谓的OEM（Origin Entrusted Manufacture），定牌生产合作，俗称“贴牌”。国外品牌生产者利用自己掌握的“关键的核心技术”负责设计和开发新产品，控制销售“渠道”，通过合同订购的方式委托我国外贸企业组织生产。

因此，我国服装外贸企业的经营模式是订单拉动式，其客户基本固定，业务以客户定单为核心，业务流程包括外销流程、采购流程、品管流程、单证流程、产品开发流程、财务流程、人力资源管理流程、行政管理流程以及信息化流程等，是一项综合性的、复杂的、协调性的工作。合理设计各种流程并采用合适的技术开发综合性业务流程控制软件，提高外贸企业的工作效率，与国际接轨，对提高我国外贸企业的国际竞争力和盈利水平有着十分重要的意义。

本文主要研究外销流程中的核心流程——报价流程、订单管理流程和货款结算流程的设计方案，并对其系统实现技术与思路进行探讨。

一、外销流程

（一）外销流程模型

服装外贸外销流程是从国外客户询价开始的。客户通过市场调研以及对流行趋势的估计设计出服装试样草图，接着对服装的材料进行初步设想后对外贸企业进行询价，要求服装外贸企业组织试制样品，指定或准予外贸企业采购原料与辅料，外贸企业组织生产、发货，最终完成货款结算。涉及的业务流程可以建立如图1所示模型。

图1 外销流程模型

报价流程描述外销员根据国外客户的询价信息，通过汇总服装生产过程中的各类原料和加工、出运价格，对国外客户进行报价的过程；

订单管理流程描述客户确认报价后，外销员接收到国外客户发出的英文订单，通过公司各部门的协作，寄样给国外客户确认、采购面辅料、生产服装，直至完成订单的过程；

货款结算流程描述订单完成后，跟单员在采购部的协助下，核算各类货款的过程。

此外，如果客户方不指定面辅料，则还涉及到面料、辅料的询价流程和采购流程以及出口装运所要涉及的单证管理流程。

（二）外销流程角色

为了完成外销流程，系统设计如下角色。

外销员：负责与国外客户直接沟通，其业务包括各种单据的中英文互译、中间各环节的寄样以及收集客户确认与意见反馈等信息等。

跟单员：根据客户意见和订单的信息联系生产厂商，安排打样，验收样品，确认面料、辅料的采购等。

面料采购员：根据跟单员的需求提供面料色卡和面料大货样。

辅料采购员：根据跟单员的需求提供辅料品质样和辅料大货样。

业务部经理：负责审核核价单核、面辅料订单和客户订单等。

生产厂商：负责提供制衣价格和用料清单、制作产前样、大货样以及组织大货生产等。

二、报价流程设计

客户向外销员询价时，报价流程开始，报价流程如图2所示：

图2 报价流程

其步骤详细设计如下：

（1）客户向外销员询问服装价格。

（2）外销员对客户的询价信息进行整理后，进行数据查询，以确定是否能够直接报价，其中根据询价信息中的面料信息查询面料价格；根据辅料信息查询辅料价格；根据成衣信息查询成衣用料和制衣价格，根据出运信息查询货代价格，能则直接则编制核价单。

（3）业务部经理对核价单进行审核：如果通过审核，则由外销员制定报价单对外报价；如果未通过审核，则由外销员重新核价。

（4）外销员根据询价信息，提供样衣、款式图、尺寸表等资料，并编制询价信息表。向面料采购员、辅料采购员进行面料、辅料询价。向服装生产厂商进行制衣价格询价以及请求用料清单。了解出运信息，向货代询问出运价格，并填写询价信息表。

（5）外销员根据反馈的询价信息表核价，并编制核价单。

（6）外销员对客户报价。

（7）客户判定是否接受报价：如果接受报价，则客户下英文订单，转入订单管理流程；如果不接受报价，则流程结束。

三、订单管理流程设计

客户接收报价，确定订单后，订单管理流程开始，订单管理流程如图3所示：

图3 订单管理流程

其步骤详细设计如下：

（1）客户发出英文订单。外销员将英文订单翻译成中文制单交与跟单员。

（2）跟单员校对制单内容，必要的话要求面料采购员提供面料色卡，辅料采购员提供辅料品质样，联系服装厂，安排服装厂制作确认样。跟单员验收色卡、品质样和确认样。

（3）外销员将确认样、色卡和辅料品质样寄给客户。

（4）客户根据样品确认是否符合要求，如果不符合提出修改的意见。

（5）面料采购员根据跟单员的需求提供面料大货样。

（6）辅料采购员根据跟单员的需求提供辅料大货样。

（7）跟单员验收面辅料大货样。

（8）外销员将面辅料大货样寄给客户。

（9）客户根据样品确认是否符合要求，如果不符合提出修改的意见。

（10）客户确认后，外销员下面辅料订单。

（11）业务部经理审核面辅料订单。

（12）外销员将客户意见反馈给服装厂，制作产前样。服装厂接收到面辅料后，制作产前样交给跟单员。跟单员验收产前样。

（13）外销员将产前样寄给客户确认。客户根据样品确认是否符合要求，如果不符合提出修改的意见。

（14）跟单员联系安排生产并进行品质管理。

（15）服装厂进行服装大货样生产，跟单员验收大货样，外销员将大货样寄给客户确认。

（16）客户对大货样提出意见的，外销员协商处理。

（17）客户确认大货样后，跟单员通知工厂，生产完成后品质部验货、出货。

（18）服装生产完成，流程结束。

四、系统实现思路

（一）系统功能设计思路

系统拟采用B/S结构，前台拟设计一个B2C模式的网上商城，用于展示外贸企业的信息、企业已完成订单产品信息；提供客户登录、注册以及信息维护功能，提供客户历史订单查询功能，提供客户询价功能，提供部分尾货的在线展示及在线销售功能，提供客户沟通平台，提供供应商、生产厂商加盟平台。后台除完成前台的所需信息维护、审核功能外，主要实现各业务流程。可考虑实现外销流程、采购流程、品管流程、单证流程、产品开发流程、财务流程、人力资源管理流程、行政管理流程以及信息化流程等全套业务流程，也可根据外贸企业自身经营状况定制自己的核心业务流程。后台功能结构图如图4所示。

图4 系统后台功能结构图

（二）系统拟采用的实现技术

系统拟采用主流的开发框架Struts2、Spring2.5、Hibernate3.2，采用MVC架构。Jsp页中完全使用JSTL标签、Struts2标签代替了Java脚本。使用Ajax实现友好的交互界面。

主要的业务模块采用基于工作流的形式实现，工作流是一系列相互衔接、自动进行的业务活动或任务。通过文档、信息或任务按照预定好的规则和流程在参与者之间进行传递，帮助用户实现或完成整个经营目标。流程的部署和管理采用第三方组件JBPM来实现。JBPM，全称是JavaBusinessProcessManagement（业务流程管理），它是覆盖了业务流程管理、工作流、服务协作等领域的一个开源的、灵活的、易扩展的可执行流程语言框架。采用了它自己定义的JBoss jBPM Process definition language（jPdl）。

引入了基于角色访问控制（Role-Based Access Control）作为整个系统访问控制的基础。在RBAC中，权限与角色相关联，用户通过成为适当角色的成员而得到这些角色的权限。这就极大地简化了权限的管理。

工作流通过将工作分解成定义良好的任务、角色，按照一定的规则和过程来执行这些任务并对它们进行监控，达到提高办事效率、降低生产成本、提高企业生产经营管理水平和企业竞争力。本文研究服装外贸企业业务流程的设计方案并探讨基于流程控制的外贸信息系统实现方案。本文的研究成果将在河南省科技攻关项目“基于Internet的服装虚拟企业的设计与开发”得到应用。

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本文系河南省科技攻关项目：基于internet的虚拟服装企业的设计与开发（项目编号：072102210057）

10.3969/j.issn.1003-5559.2010.12.015