关于提升高校信息工作质量的探索与思考

2010-11-26汪洁

办公室业务 2010年10期

汪洁

关于提升高校信息工作质量的探索与思考

汪洁

随着高等教育大众化的纵深发展，高校面向社会参与竞争，谋求生存与发展的机遇和风险越来越多。在新形势下，高校的管理不再是以往完全按照上级主管部门既定的程序办事，而在很大程度上需要经营。换句话说，当前，高校领导班子决策的自主性不断增强，决策的内容越来越丰富，决策的难度也越来越大。决策的科学与否很大程度上取决于获取信息的数量与质量。

信息是决策的基础。决策是从发现问题开始的，没有问题也就无需决策。作为决策者，要及时发现工作中所出现的问题，必须广开渠道，获取大量能反映问题本质的信息，并从信息中发现问题。发现问题的过程就是获取信息的过程。因此，决策方案的制定、优化、调整，都须在掌握足够信息的基础上进行。

信息是决策实施的依据。当一项决策实施时，决策者需对职能部门实施决策的全过程进行有效的监督和控制，以便获取决策实施过程中的情况。因此决策者需要准确的信息反馈，以便控制决策的实施，或对决策进行及时修正、调整，以保证目标的实现。

信息是检验决策结果的标尺。决策实施的效果如何，是否到达预期目标，需要通过直接或间接的信息予以检查和总结。

信息贯穿于决策的全过程。高校的管理在某种意义上就是获取信息——科学决策——信息反馈——再决策的过程。作为学校领导的参谋助手和信息综合处理中心的校长办公室，必须充分发挥信息系统的功能，提高灵敏性和工作效率，为领导提供真实、准确、及时的信息依据，使信息真正成为领导决策前了解情况的“窗口”，决策时的“风向标”，决策后的“晴雨表”。结合实践经验，笔者认为提升高校信息工作质量需强化以下几方面工作，即“12345”工作规则。

一、紧扣一个中心

高校信息工作的出发点是把握全局，服务中心。因此，在信息工作的各个环节都要紧扣学校中心工作这一主题和重点。具体而言可分解为四个层面：一是围绕上级部署的任务与学校主要工作的信息，侧重于其针对性与适用性；二是反映院系、部门工作特点与经验的信息，侧重于其特色性；三是挖掘师生思想动态的信息，侧重于其倾向性与苗头性；四是察觉校内突发事件的信息，侧重于其时效性与灵敏性。信息工作者要时刻注意围绕学校中心工作采编信息，这样才能使信息工作更加有的放矢，使领导的决策更加科学。

二、强化两大创新

新形势、新需求给信息工作带来新机遇、新挑战。高校信息工作者在继承和发扬优良信息工作传统的同时，更要具有开拓精神和创新意识，积极探索新思路、新途径、新举措。信息工作者特别要在两个方面强化创新，以提升信息工作质量，更好地为现代高校服务。

（1）思维方式的创新。信息工作者要善于打破传统思维，通过思维方式的转变，不断拓展信息工作的路子。在实际工作中，不能局限于孤立的日常工作信息，要学会从独立信息产生的背景与其他信息的关联中分析、利用信息。根据上级要求，结合学校实际，深入钻研、集思广益，研究新情况，提出新见解，开阔信息视野，从而使信息内容更加深广、内涵更加丰富、角度更加新颖、最终效果也更加明显。

同时，信息工作者要克服“坐等”的思想，增强主动服务意识。要走出机关，深入一线调研，贴近师生，贴近实际情况，努力挖掘信息内涵，广开信息源，变“等”信息为“找”信息，变“要我写”为“我要写”。

（2）工作方法的创新。要全面提升信息质量，充分发挥信息功能，工作方法创新是关键。结合信息工作实践经验，笔者认为高校信息工作者在工作方法上要注意做到“三个到位”。一是事前引导到位。这一点往往是我们在工作中容易忽略的，在高等教育发展飞速的今天，高校信息工作者应在工作中注意做好“提前量”，打好“时间差”，当好“先行官”，在新拟文件下发之前，结合背景情况进行先期报道，实现信息的指导作用，提高基层对各项工作的认识、理解，使有关精神得到更好的贯彻与落实。同时，为了更好地为领导决策服务，我们还要注意提供超前性信息服务，丰富和发展领导的决策。二是同步跟踪到位。在工作中，我们要注意强调对大事、要事的跟踪报道，对阶段性工作可采取专辑形式，对突发性事件或工作可采取连续报道形式，以此进一步扩大信息的功能，从而实现信息工作的跟踪服务效能。三是事后总结到位。信息工作者脑子里要有根弦，对那些具有借鉴、探索、总结性的情况，事后要及时编发信息，及时总结，使信息向纵深发展，利于今后的工作。

三、胸中怀有“三心”

高校是人才培养和知识创新的基地。在这里，智力资源丰富、思想活跃、技术水平先进，对信息的需求量大且要求高，因此，高校的信息工作者要胸中怀有“三心”。

（1） “有心”是根本。“有心”者可以化腐朽为神奇，从琐碎处发现可贵的信息，不断积累、提炼，为领导提供有效的决策参考；而“无心”者面对鱼龙混杂的资料无所作为，不能为领导提供决策依据。因此，学做“有心”人是做好信息工作的根本。我们可以从以下三个方面去努力：一是善于在日常工作中准确把握领导的信息需求。信息工作者与领导有较多的工作接触，对决策过程也会相对了解，这就有机会更好地了解领导的信息需求。二是善于发现、挖掘有价值的信息。信息工作者要接触大量的文件报告，面对庞杂的资料库，应当确立信息意识，炼就一双“火眼金睛”，去粗存精，及时发现有用信息。

三是善于利用信息，为领导决策、管理提供有效的参考。信息工作要为科学决策、高效管理提供有力支撑，所以，信息工作者注意在合适的时机以合适的方式向领导提供有效信息。

（2）“用心”是关键。要使信息工作更上一层楼，我们平时的工作就不能停留于被动、表面的信息收集与输出。首先，要“用心”提高自己对深层次信息需求及信息潜在价值的判断力，积极关注信息资源的深加工。其次，要“用心”养成连续收集、使用信息的工作方法，逐步建立自己具有针对性、广泛性和深入性的信息库，培养自己充分调动资源，系统、全面分析和使用信息的工作能力。此外，还要“用心”树立“终生学习”的观念，不断更新自身知识结构，破除固步自封、贪求安逸的惰性。

（3）“耐心”是前提。首先，对信息需求的判断、对信息价值的评估都依赖于丰富的经验，特别是对所涉及工作领域的历史性、现实性情况深入全面的了解。这个经验积累的过程需要极大的耐心。其次，对信息的逐步累计、挖掘加工意味着要在达到信息工作一般要求的基础上，花费大量时间与精力去进行收集、整理、研究，这就需要我们面对这些似乎“可做可不做”的额外工作，保持耐心，积极应对，长此以往，方可渐入佳境，取得成效。

四、刻苦练习“四功”

提高信息工作质量，信息工作者必先提高自身功夫。

（1）研功——胸中有全局。信息工作是为决策服务的，所以信息工作者要善于从方方面面的信息中找准重点，精心提炼加工，提供全局性、有影响、窥全貌的信息。要对那些既能反映事物自身因素，又能反映其各种复杂的相关因素的信息加以认真把握，做到“目有全牛”，又“熟悉解牛”，从“全牛”出发，通过“解牛”，又回到“全牛”。这样提炼出的信息就具有宏观价值，让编者和读者都“胸有全局”。

（2）筛功——管中知全貌。信息工作需广开信息源，但决不是“拣到篮中都是菜”，需要我们炼就“拣金手”。首先，我们要把信息工作的触角伸向各个角落，紧盯热点、难点及带有苗头性、倾向性的问题，进行多角度、多侧面地开发，准确、全面地反馈信息。其次，我们在捕捉、收集和报送信息时，要从客观实际出发，绝不能道听途说、捕风捉影，更不能闭门造车，要始终忠于事实，体现真实性。再次，要注重全面性，有喜报喜、有忧报忧，杜绝“一说好就报喜，信息满天飞；一说忧有问题，处处皆是愁”的现象，要把报忧信息作为优势信息，争取上级的支持。最后，对于具有较大影响和反映全局的重大信息，不但要从多个层面迅速予以反映，还要及时跟踪事态发展，注意所报信息的动态变化，以便领导及时调整工作部署。

（3）炼功——一语可通天。信息的质量表现在为领导决策服务，提供有效利用的程度上。所以，报送信息要突出适用特点，充分发挥信息的参谋作用。立足实际、突出特色，及时将一些有“地方风味”和高等教育领域 “亮”而“新”的信息报上去。我们要根据领导在不同时期、不同方面的需求，对随时随处存在的大量初级信息进行分析、整理、过滤，分清对象、站高角度、放宽视野、狠抓亮点，编写出“色香味”俱全的高质量信息。

（4）内功——一点遍天下。“快”是信息的灵魂，提高信息质量，还在于及时迅速地反映不断变化的客观情况。信息一旦形成，提供的时间越短价值越大。因此，我们要增强信息工作的责任感，做到既“快”又“准”，有“因”有“果”，使“上行”畅通，及时了解信息需求；“核心”贴近，增加信息效能；“下行”延伸，让信息走向基层。