加强档案利用效果的信息追踪

冯秀叶

加强档案利用效果的信息追踪

冯秀叶

档案利用效果是档案利用者利用档案所产生的经济效益和社会效益，是对档案利用工作及整个档案工作的评价和检验。档案利用是档案工作的重要环节，是档案自身价值和社会价值的集中体现。档案工作者若只注重档案的管理和档案工作的利用服务，就会忽视档案利用效果的信息反馈和追踪,使档案的价值难以体现出来。因此，档案工作人员有责任、有义务加强对档案利用效果的追踪，并把它作为一项重要而艰巨的工作去完成。下面笔者从三个方面谈谈如何加强对档案利用效果的信息追踪问题。

一、档案是企业的特殊资产和信息资源

2007年11月27日，海南省劳动仲裁委员会裁定中国南方航空股份有限公司海南分公司赔偿黄某（原本单位职工）等三名劳务工加班工资、经济补偿金等各项费用共计108万元。经分析，造成该裁决的主要原因是裁决机构对民航系统劳动工时制度不了解。为了挽回经济损失，维护合法利益，2008年1月，中国南方航空股份有限公司致电我馆，希望我馆帮助查找关于民航实行不定时工作制方面的文件。按照档案馆的利用要求，我们对查找的内容进行了记录，对利用人的姓名、电话、单位、利用目的等一一进行了登记。同时调阅了一份《关于印发民航实行不定时工作制综合计算工时制暂行办法的通知》（【民航人发1996】81号），并将此份档案提供给中国南方航空股份有限公司。随后该公司将此件送至海口市美兰法院。经过近一年的审理，该案件一审判决中国南方航空股份有限公司赔偿黄某等三人各项费用共计14万元，比原来裁定的108万元减少直接经济损失94万元，一份档案为企业挽回94万元的经济损失。此案例说明，档案具有真实性、完整性和凭证性，只有在利用中才能真正体现其内在的价值。档案是企业的特殊资产和信息资源，关键时刻能使企业利益不受损失。

二、档案利用效果信息追踪的主要途经和方法

1.做好档案利用效果的信息追踪，是档案工作自我完善的

有效途径。档案馆（室）应先做好档案的基础工作，要有丰富的馆藏、规范的整理、有序的存储和高效的查询，才可能为社会提供方便快捷的利用服务。在档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计这八项工作中，前五项是档案工作的基础，只有做好基础工作，为利用者提供更多的档案信息，才能挖掘档案利用的价值，追踪利用效果。否则档案利用工作只能是无源之水、无本之木。

2.做好档案利用效果的信息追踪，要主动做好与利用者

的联系沟通工作。近几年来，随着档案事业的发展，民众的档案意识虽然有所增强，但能够主动上门向档案馆（室）反馈利用信息的寥寥无几。因此，要取得利用者的配合，档案馆（室）必须加强对社会的宣传，树立档案馆的形象，使档案馆在用户心目中的印象加深，这样才能使利用者主动地向档案馆（室）反馈各种有用的信息。去年在中国民航局档案馆成立60年之际，我们利用展览的形式，遴选档案资料中具有历史价值、文化价值的档案资料，用精炼的文字、生动的图片、实物等画面，绘就了一幅幅恢弘壮丽的新中国民航事业发展的画卷，使人们了解到中国民航事业由诞生到成长、由起步到腾飞所走过的60年非凡的历程。展览引起了很大反响，不仅增强了我馆广大职工的档案意识，而且通过展览，还收到很多老前辈捐赠的珍贵档案，丰富了馆藏，扩大了档案工作在社会上的影响，为今后档案馆与用户的沟通打下良好的基础。

3.做好档案利用效果信息追踪，必须树立牢固的效益观

念。档案利用是档案人员满足利用者利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。档案人员的工作观念，直接影响着档案利用效益的发挥。虽然，效益是一种社会责任，但缺少了这种社会责任的支撑，档案工作社会效益只能是空中楼阁。

4. 做好档案利用效果的信息追踪，避免档案利用工作中陷入盲目、被动状态。通过信息追踪，档案利用过程中的各种情况能及时、准确地反映出来，使我们及时发现利用工作中的薄弱环节，并研究改进措施，使之逐步完善。同时在满足利用需求的过程中，不断提高档案管理水平。

三、档案利用效果信息追踪的作用

1.有利于了解档案的价值。当前，个别单位的领导和档案人员对档案工作不重视不支持的现象仍然存在。其原因是档案部门长期处在“半封闭”的状态，他们认为档案不能给单位出效益、出成果。事实证明，这完全是一种偏见和误解。有保存价值的档案，一般都具有利用价值，但必须通过利用才能体现它的社会效益和经济效益。

2.有利于档案的鉴定工作。档案到了规定的保管期限，就要组织鉴定，确定案卷是否销毁、是否延长保管期限。而档案的价值是鉴定时必须考虑的一个重要因素。档案利用频率高、周期长，即使已到规定的保管期限，也应继续延长。反之，档案利用率较低，保存价值不大，即使未到规定的保管期限，亦应降低其保管期限。通过调查、收集档案利用效果的信息，有利于档案鉴定工作的开展。

3.有利于加强档案宣传力度。通过调查了解，将充分体现档案保存和利用价值的实例筛选、整理出来，并其编印成小册子，下发至基层领导和档案部门，使他们了解档案工作的重要性。尤其对那些不太了解档案、不熟悉档案价值的同志来说，可通过小册子，使他们了解和支持档案工作，起到事半功倍的效果。

4.有利于体现档案馆的工作业绩。

档案馆的工作内容很多，开发利用档案信息资源是档案馆（室）工作的主体，因为收集和管理档案的根本目的是为了提供利用，档案只有通过利用，才能显现应有的价值，否则档案馆就失去保存档案的意义。而档案馆的工作业绩，就是利用者从档案中获取社会效益和经济效益的体现。

加强档案利用效果的信息追踪，运用档案利用事例展示档案工作，不仅能够提高人们对档案工作的认识，而且通过这些发生在身边的档案事例所产生的实实在在的经济效益和社会综合效益，可以让更多人意识到档案的重要价值。因此，档案工作者要保护好、管理好档案，加强档案利用效果的信息追踪，为档案利用创造条件，更好地服务社会。

(作者单位:中国民航局档案馆)