商务英语信函写作与翻译

◆韩 宁

(山东大学威海分校翻译学院)

商务英语信函写作与翻译

◆韩 宁

(山东大学威海分校翻译学院)

一、引言

如今,由于经济全球化的影响已深入各国,国际贸易对一国经济的发展越发起着至关重要的作用。在国际贸易往来中,贸易双方主要联系方式为外贸函电,通俗来讲即为商务英语信函。虽然由于电脑和网络的快速发展使 E-mail交流不断增多,但这一趋势亦不能撼动商务英语信函在双方联系过程中的重要地位,因为商务信函可以作为法律依据而存在,同时可以把问题阐释的更为透彻详细,从而促进合作,可以说每一笔交易的促成都需要商务信函的辅助。因此,对于每个需要进行对外商务往来的公司来说,商务信函的作用便不可小视,因为好的商务信函可以增加公司的经济效益。因此,目前社会对商务信函的关注愈加明显。本文将初步从语言学的角度探索商务信函的总体特征,并分析具体商务英语信函中语言 (包括词汇、语法、语气)的使用,同时与中文信函进行对比,从而提出翻译商务信函的原则及注意事项。

二、从语言学的角度看商务信函的总体特征

1.商务信函的语场

语场即话题,即言语交际的范围。对我们日常生活来说,交谈的语场可能涉及科技、宗教、法律等各个方面,具体到商务信函方面即为商务活动的整个流程,包括询盘、发盘、下单、付款方式、装运、保险、代办、申诉、仲裁等等环节。

2.商务信函的语旨

语旨即为言语交际中所涉及到的人及其关系以及交际意图。可进一步分为个人语旨与交际语旨。个人语旨牵扯交际的参与者及其社会关系,决定着交际的正式程度、熟悉程度及专业程度。功能语旨是用来描述在某一情境下使用的是何种语言的一种范畴。

商务信函的语旨即为交易双方,也称交易伙伴。要注意他们的关系不像亲朋好友而是生意之交。故写商务信函时多用语严肃、礼貌正式。

3.商务信函的语式

语式是指语言是如何在互动交流中发挥作用的,即语言的传递媒介,如书面或口头。商务信函为书面文体,语法结构完整,且措辞与句式皆十分准确。

三、商务信函语言特征及翻译注意事项

1.商务信函词汇特征

虽然随着网络的普及,商务信函有口语化和非正式化的趋势,但目前无论汉语还是英语在用词方面依然是庄重规范。在商务信函中,选词用语有如下特征:

(1)选词礼貌客气,多用书面语、谦辞、敬语。充分体现商务信函规范正式、公事公办的特点。例:Please kindly let us know whether you would like additional brochures or any of the materials that were handed out at the convention.

(2)商务信函中多用 here、there和 where加上 after、by、under、to、with、from、in等复合副词及古体词。这些古体词虽在日常阅读及生活中很少使用,但因具有浓厚的法律语体和正式语体色彩,常在外贸信函中出现,从而显示其严肃性和法律意味。

(3)用词准确专业。英语词汇中同义词较多,在书写商务信函时要注意根据语境要求语义差别达到选词精确、用词得当。

例 1:We shall cover TPND on your order.(TPND为 Theft,Pilferage and Non-Delivery的缩写)。

例 2:The credit shall be payable against presentation of draft drawn on the opening bank and the shipping documents specified in Article 13 hereof.中 credit、draft、opening bank、shipping documents都是商贸术语,在汉语中要根据语境译为“信用证”、“汇票”、“开户行”和“装运单据”。如下表:

2.商务信函句式特征

(1)句式完整,多用复杂句。需要注意的是,英语句法为“葡萄型”,而汉语多为“竹竿型”,意思是英语修饰语多,多在主句之上附加从句,而汉语语句短小,用逗号相连,表意简洁。在翻译过程中,要注意两种语言的不同特点,分析英语句子结构,进行拆译,并调整语序使之符合汉语逻辑。

例:W ith the increase of the prices which becomes conspicuous this year, the next consignmentwill be much dearer,so we recommend you to take prompt advantage of this offer.随着今年价格明显上涨,下一批货品价格会更高,因此本公司建议贵方尽早利用这次报价。

(2)多用肯定句,少用否定句。肯定句使信函感觉更委婉,而否定句难免给人以生硬之感。在商务贸易中使收函方见信后心情愉悦可以很大程度上促进交易的进行。

例:

句 1:We can’t fill your order because you failed to send your check.

句 2:We shall be glad to fill your order as soon aswe receive your check.

句 2比句 1语气更委婉,更符合商务信函的标准。因而在商务信函写作中要多使用肯定句。

(3)多用套语,固定表达。在商务信函的写作中,有写套语可以应用到不同信函之中,这一方面显示出信函的正式性,另一方面也不失礼貌。

例:We are pleased to inform you……

Regarding your letter of+date……

Referring to your letter of……

As stated below.

3.商务信函语气特征

商务信函的语气要客气、礼貌、委婉,从而树立来函方的企业形象,员工素质,以达到促进贸易的效果。在书写商务信函时应尽量使用情态动词、被动语态和虚拟语气。

例:Would you please kindly advise uswhen our orderwill be shipped?

译:能否告知我方订货的发货时间?

相对于英语来说,汉语的客气礼貌语更多的表现在措辞上,如用“贵、尊、高、雅、惠、大”等词称呼对方公司,用“敝、贱、鄙、小”称呼自己的公司,还有“谨告、敬请、欣闻”等,在此多赘述。

四、商务信函翻译原则

商务信函翻译不同于散文翻译,其最大的区别即为不可借题发挥,应讲求精确。切不可望文生义,应对词的含义高度敏感,同时需要掌握一定的商务贸易知识。在翻译过程中应注意商务信函的 7C原则,即 courtesy礼貌、consideration体谅、conciseness简洁、concreteness明确、completeness完整、clarity清楚、correctness正确。

同时要谨记,英语是结构性语言,而汉语是功能性语言,所以对信函中常出现的长句要尤其注意。通过以上对商务信函总体及语言的分析,得出翻译商务信函时必要遵循的四项原则。

1.使用书面语言,语言简洁规范,采用公文文体。因为商务信函是交易双方的联系渠道与成交依据,语言应当相对正式,不可过于日常。

同时要注意翻译时格式的变化,目前国际普遍采用的齐头式商务信函居多。

例:

注意在此案例中,译者并没有采用商务英语信函的常用齐头格式,而是采用了普通中文信函的格式,符合既目标语的阅信,又遵循了格式原则。

2.使用地道的商业用语,体现信函的商业风格。这就要求译者对专业术语有一定掌握,并了解商业的习惯表达。

例:Upon receipt of the seller’s delivery advice,the buyers shall,15-20 days prior to the delivery date,open a transferable,irrevocable letter of credit in favor of the seller for an amount equivalent to the total amount of the shipment.

译:受到卖方的交货通知,买方应在交货期15～20天前,开具一个以卖方作为收益人的可转让的不可撤销的信用证,金额与原发票总额等值。

3.精确翻译事实细节,避免漏译。商务信函的目的在于建立商务关系或达成一定的需求,故在翻译过程中要对日期、数量、金额给予足够的重视,万不可错译或漏译。

例:before April 4th,应译成“在 4月 4日之前(含 4月 4日)”

4.语气诚恳礼貌。商务信函的翻译同写作相同,要考虑收函人的阅信心情,故在翻译时务必要留心原文的语气,对原文进行再现,万不可任凭自己的意思改造原文。

例:We should be obliged if you would give us a quotation per metric ton CFR Lagos,Nigeria.

译:如能报给我方每公吨尼日利亚拉格斯成本加运费价,当十分感谢。

五、结语

本文首先从语言学的角度出发,初步分析了商务信函的特点及其翻译,特别强调了中、英信函中不对等的语言现象,并提出了一些翻译的建议及注意事项。但是商务信函的写作与翻译不是一朝一夕便可熟练掌握的,需要阅读大量的商务信函以了解其不同格式,及不同情况下的变体。商务翻译难度则更高,不仅要求译者有良好的双语转换能力,同时还要熟练掌握贸易知识,要求译者不仅要注重语言因素,还要注重非语言因素,从而使信函的写作与翻译更加得体。

[1]彭萍.实用商务文体翻译.北京:中央编译出版社,2008.

[2]李明清.商务翻译标准多元论.长沙:湖南人民出版社,2009.

[3]张佐成.商务英语的理论与实践研究.北京:对外经济贸易大学出版社,2008.