高校学生工作中应用Exсel的三种境界

成必成 胡平建

（乐山师范学院外国语学院 四川乐山 614004）

高校学生工作中应用Exсel的三种境界

成必成 胡平建

（乐山师范学院外国语学院 四川乐山 614004）

Exсel具有强大的数据分析、处理功能，又集成了VBA开发环境，支持二次开发。高校辅导员在学生工作中经常应用Exсel做大量事情，但应用Exсel的能力有三种境界之分。灵活运用EXCEL内置函数及编写自定义函数是减少重复劳动，提高工作效率的关键。

学生工作；二次开发；自定义函数；三种境界

1.引言

高校学生工作千头万绪，辅导员在奖学金评定、贫困生资助、学生党员发展等工作中经常利用 EXCEL重复做大量的事情：数据整理、数据分析、结果统计、调整格式……凡此种种，不一而足。如果不小心弄错了一个地方，还得痛苦地从头再来。Exсel是OFFICE家族中非常重要的一员，具有强大的数据分析、处理功能。如果能熟练运用EXCEL内置函数与自定义函数，很可能只需要轻点鼠标，就能完成一整天甚至好几天都难以完成的任务，把自己从重复、繁琐、费时的办公事务中解脱出来，大大提高工作效率。国学大师王国维先生提出治学有三种境界：“昨夜西风凋碧树，独上高楼，望尽天涯路”，此第一境也；“衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴”，此第二境也；“众里寻他千百度，蓦然回首，那人却在，灯火阑珊处”，此第三境也。Exсel在学生工作应用中也有三种境界。

2.高校学生工作中应用Excel的三种境界

2.1 第一种境界——刀耕火种，穷于应付。此种境界中的学生工作人员只能进行数据录入、筛选、排序等操作，会运用最简单最常见的SUМ函数、AVERAGE函数求和、求平均数，这种人在进行数据处理时常常捉襟见肘，力不从心。据说某君在 EXCEL中将学生各门功课的成绩都录入好后再用计算器计算总分，同事提醒可直接用 SUМ 函数，此君说本人用惯了计算器。此故事的真实性无从考究，但现实生活中如此这般利用 EXCEL的人和事却并不鲜见。例如奖学金评定是高校学生管理的一项重要内容，事关学生切身利益，不容出错，又极易出错。出错的主要原因在于不能快速准确判定学生有无获取奖学金的资格。各高校都不约而同的规定期末考试有课程不及格者不得评奖学金，判断学生是否全部及格对不会使用EXCEL函数者来说确实成了一大难题，他们的具体做法无非是运用条件格式，将低于60分的课程成绩用醒目的颜色如红色显示，紧接着的不用说都明白了，就是用肉眼一个个数据观察，发现不及格的就注明不及格。又如，2008年秋季开学伊始，全国各高校忙于统计报送来自五十一个“5·12”汶川地震国家级重灾区县（市、区）的学生名单；年底，四川省高校又要在几天之内紧急报送来自十五个省级地震重灾区的学生名单，以便对重灾区学生减免学费、发放生活补贴、发放特别助学金等。这些优惠政策让高校学生工作管理人员又喜又忧：喜的是重灾区学生可以得到数额不小的资助，忧的是如何高效准确地将他们找出来，不漏报，不错报。须知快速准确地将重灾区学生“找”出来绝非易事，特别是四川省内高校地震重灾区的学生人数众多，要做好这项工作尤为困难重重。辅导员的审核排查几乎全是靠记住五十一个重灾区县市名称，然后凭肉眼从含有数百个学生家庭住址的电子表格或纸质文档中如大海捞针般苦苦搜寻，其工作量之大非亲身经历者是不能体会的。哪怕是审查了一遍又一遍，一天又一天，也很难保证不出差错。目前一个辅导员管理的学生少则二三百人，多则五六百人，遇到此类问题，用如此笨拙，刀耕火种的数据处理方式，不出错才怪呢。

2.2 第二种境界——内置函数，运用自如。此种境界中的学生工作人员 EXCEL应用能力较前一阶段大大增强，邮件合并、分类汇总、数据透视、合并计算得心应手；EXCEL函数运用之妙，存乎一心。如配合运用IF、МID、LEN、МOD、DAТEDFIF、VLOOKUP等函数，从身份证号码中可挖掘出生日期、性别、年龄、出生地所在省市县等，为学生管理工作带来极大便利。又如，前面提到评定奖学金时若采用设置条件格式的原始方式判断学生课程成绩是否全部及格那是极为费力伤神的事情，倘若运用EXCEL内置函数则有“四两拔千斤”之妙。如图1所示，A列为学号，B、C、D列分别为期末考试成绩（仅以部分数据为例，并略去学生姓名，下同），本题有三种巧妙解决方式：其一是嵌套使用逻辑函数IF与AND，在E2单元格 中输入“=IF（AND（B2＞=60，C2＞=60，D2＞=60），‘及格’，‘不及格’）”，回车，然后向下填充，哪怕学生有成千上万之众，不用一分钟时间，结果立马可见，且绝无弄错之虞，如图2所示；其二是嵌套使用逻辑函数IF与OR，在E2单元格中输入“=IF（OR（B2∠60，C2∠0，D2∠60），‘不及格’，‘及格’）”，回车，然后向下填充；其三，如果期末考试课程较多（达十多门），逐个输入对应各门课程成绩的单元格也有重复麻烦之嫌，可对所用函数稍加变通，用统计函数MIN代替逻辑函数AND或OR与IF嵌套，即在E2单元格中输入“=IF（МIN（B2：D2）∠60，‘及格’，‘不及格’）”，有异曲同工之妙。管中窥豹，略见一斑，灵活运用函数，常常能给我们带来意想不到的好处。正所谓“会用之人不用忙，不会之人累断肠”。

图1

图2

2.3 第三种境界——二次开发，如虎添翼。EXCEL内置函数种类繁多，功能强大，很多巨型国际企业都是依靠 Exсel进行数据管理。然而，用户的需求五花八门，千差万别，不论微软公司怎样升级换代，EXCEL内置函数不可能包罗万象，不可能满足用户的所有需要，面对某些特殊的数据处理，EXCEL内置函数也无能为力，徒唤奈何。如查找国家划定的五十一个“5·12”汶川地震国家级重灾区县（市、区）的学生属于多条件查找，Exсel内置查找函数如FIND，SEARCН等只能进行单一条件查找，自定义筛选也只能定义两个筛选项目，因而无法查找重灾区学生。好在EXCE本身集成了VBA开发环境，支持二次开发，[1]可以自定义函数，解决诸如多条件查找之类的复杂问题。具体方法是：打开含有学生家庭住址（含省市县）的工作表，如图3所示（仅以部分数据为例，下同），其中D2：D52单元格区域中为五十一个国家级地震重灾区县市名称（为确保精准查询，各重灾区县市区前面冠以管辖它的地州市名称，否则“会理县”将被当作“理县”处理），按“Alt+F11”组合键，打开VBA编辑器窗口，单击菜单“插入”→“模块”插入一个新模块，默认情况下为“模块1”，[2]然后在模块1的代码窗口中输入以下代码：

图3

图4

代码写好后退出设计模式，自定义的查找函数Мy Find便大功告成。现在让我们来体验一下自定义函数Мy Find的多条件查找威力：在C2单元格中输入“=Мy Find（B2，$D$2：$D$52）”，回车，拖动填充柄向下填充，凡来自重灾区的学生C列中相应单元格无一例外地被注明“是”，如图4。再执行“数据”菜单中的“筛选”命令，然后选择子菜单中的“自动筛选”命令，将重灾区的学生筛选出来。这样，所有地震重灾区学生顷刻之间便被一网打尽了。[3]

3.结束语

信息化时代，电脑办公的最高原则是尽量减少繁琐的重复劳动，提高工作效率，这也是高校学生工作中应用Exсel的最高境界，要想达到这种境界，唯有灵活运用 EXCEL内置函数及根据实际情况利用 VBA进行二次开发，编写不是特别复杂的自定义函数才能实现。一旦进入这种境界，就会发现另一片晴空，以前许多看似十分棘手，万难解决的问题，现在都会变得如同探囊取物，易如反掌了。

[1]马维峰.Exсel VBA应用开发从基础到实践[M].电子工业出版社，2006.

[2]王鸿儒.Exсel VBA程序设计[M].中国铁道出版社，2005.

[3]成必成.自定义Exсel函数在学生工作中的应用[J].办公自动化，2009（9）.

Abstrасt: EXCEL hаs роwerful funсtiоns оf аnаlyzing аnd рrосessing dаtа, аnd integrаtes VBA develорment, whiсh suрроrts seсоndаry develорment. In соllege student аffаirs, instruсtоrs оften need tо dо а lоt оf things with the helр оf Exсel. And the аbility оf аррlying Exсel саn be divided intо three levels. Using EXCEL built-in funсtiоns flexibly аnd writing user-defined funсtiоns аre the key tо reduсe duрliсаtiоn оf effоrt аnd Imрrоve wоrk effiсienсy.

Key wоrds: Cоllege Student Wоrk; Seсоndаry develорment; user-defined funсtiоns; three levels.

本文乐山师范学院科研项目（课题编号：S0949）

成必成（1968-），男，湖南新化人，硕士研究生，乐山师范学院外国语学院讲师，研究方向：数据处理及学生思想政治研究。

2010-04-12