如何加强对会计电算化的内部控制

2010-10-09山西省公路局朔州分局曹海清

财经界(学术版) 2010年11期

山西省公路局朔州分局曹海清

如何加强对会计电算化的内部控制

山西省公路局朔州分局曹海清

会计电算化由最初的简单型的数值计算发展到今天全面的智能型核算。现时期电算会计已经涉及到企业经营的各个方面，为企业带来了巨大的经济效率，提高了企业的会计工作效率，但是同时由于其在统一规划和组织协调上面仍然存在着不足之处，使得电算会计的内部控制制度并不完善。本文将从加强会计电算化的内部控制方面入手，解决会计电算化内部控制制度建设的相关问题。

会计电算化内部控制措施

一、实施会计电算化的内部控制的必要性

（一）有利于防范企业的经营风险

会计电算化以其快速便捷性受到了企事业单位会计核算部门的认可。近年来，不少企业相继成立了电算化会计信息系统。会计电算化给企业的会计工作带来了极大的改变，一方面在极大地加速了会计核算的速度，另一方面，完全改变了单位内部会计部门的工作方式。大多数的企业事业单位在对会计信息系统电算化的好处予以认可的情况下往往忽视了电算会计信息系统在内部控制方面的风险性。

（二）会计电算化加快了会计核算效率，有利于企业应对WTO后来自全球化的挑战

入世后我国的会计核算制度发生了很大的改变，使得我国的会计核算制度逐渐向国家化靠拢。同时由于与外部企业的沟通增多，企业需要认识到国外企业的会计制度准则，进而完善我国现时期的会计体系建设。会计制度和会计准则的变化将对会计电算化及其内部控制提出新的要求。

（三）会计电算化是为了适应互联网时代的发展趋势

在互联网时代企业利用ERP系统软件整合企业的各种资源，同时利用网络技术利用供应链财务管理系统将连接企业外部的企业连接成一个整体，这样使得财务数据的收集、加工、处理和财务信息的及时交流都得到了极大的提高。但是我们同时也要清醒认识到来自网络的黑客攻击和网络病毒对电算会计信息系统的影响，一旦发生这些情况将会对企业造成巨大的影响，所以加强会计电算化系统内部控制制度建设是十分重要的。

二、加强会计电算化内部控制的具体措施

（一）加强组织与管理控制

电算会计化下内部控制管理的核心内容是加强对会计工作的组织与管理控制。通过科学的部分分工设置、人员分工设置、会计人员具体岗位职责的制定、权限的划分等对会计部门进行控制。通过这些权限设置达到相互制约、相互牵制、防止单位内部资产损失的目的。在分工上，要将基本会计人员与专门的电算会计人员岗位分开设置，同时还要设置相应的审核岗位对相关会计人员的工作进行审核，确保会计工作的准确无误。另外由于电算会计的专业性涉及到计算机专业的相关知识还应该设置会计系统管理人员在信息系统计算机技术上为单位的会计电算化提供技术支持，有效限制和及时发现错误或者违法行为。

（二）制定严格的会计内部操作管理制度

在原始凭证和记账凭证的管理上应该做到核对措施，即输入计算机的凭证必须是经过审核无误并由相关会计人员盖章后方可输入。其次，在操作人员的工作职责和工作权限上，应该根据《会计法》的相关规定依法设置。最后，在对输入的原始凭证和记账凭证等会计数据的管理上应该规定输入计算机的凭证需由审核人员核对并盖章后方能登记机内账簿。

（三）对会计电算化下的操作系统应该建立完善的硬件和软件管理制度

具体的控制内容应该包括（1）保证会计电算化计算机设备的安全性，在制度上规定相应的保护措施确保进行电算化下的计算机硬件设施的安全。（2）保障计算机硬件的正常运行，保障计算机运行的稳定性。（3）会计数据和会计软件安全保密措施。在制度上和技术上对会计电算化的计算机进行保护，如进行网络操作的计算机要配备完善的杀毒防护，在人员管理上应该禁止运用电算会计计算机做其他与会计工作无关的事情。（4）修改会计核算软件和审批监督制度。如规定会计核算软件的修改必须报经单位总会计师批准等。

（四）加强会计电算化下对单位档案管理制度

实行会计电算化后的会计档案以计算机打印的书面形式保存，保存的有关规定按《会议档案管理办法》的规定执行。妥善保管存有会计信息的磁性介质或其他介质的措施。如规定存有会计数据的磁盘应存放在防潮防磁的容器内等。科学规定会计档案的有关权限。如规定查询以前年度的会计档案应经有关人员批准等。保证会计档案安全与完整的措施。如规定用计算机打印输出的账簿应按全文档案的有关规定装订成册等。

（五）强化内部审计在会计电算化下的内部控制的作用

许多单位往往忽视内部审计部门在内部控制上的作用。应该强化内部审计在单位内部控制系统方面的重要作用，强化内部审计的监督制度。审计部门应该根据单位预算编制和《会计法》的相关规定审核费用等是否符合公司内部控制制度，单位内部的会计凭证是否规范完整。同时对会计电算化下的数据保存方式是否合法，要防止恶意删改会计数据的行为发生。