浅析会计管理信息系统的应用

江西财经职业学院 徐华

财务信息管理具有封闭和不真实的缺点，利用计算机技术强化财务管理是克服这些缺点的有效途径。现代企业管理学认为，会计信息管理最根本的是信息的管理，企业只有在及时掌握真实的信息的情况下，才能控制资金流和物流。但是，当前许多财务部门由于信息的不透明、不对称和不集成，致使高层决策者在获取准确快捷的财务信息上，心有余而力不足。会计管理信息系统的应用使这些问题在实质层面上得以解决。

一、计算机管理信息系统在会计领域的应用

在现代企业的管理上，获取信息成本的降低归功于计算机技术的使用。第一，利用互联网，从公共数据库提取数据的方式使成本大大降低；第二，以前需要会计人员进行的整个报表编制，可以通过系统软件来完成；第三，通过软盘、网络进行报表报送，不需要在传统报表基础上通过增加成本来追加物价变动报表作附表。

单一的货币计量手段由于计算机的使用而得以改变。在如今的信息时代，提高会计信息的可靠性是时代发展的必然要求。会计信息系统具有多方面的优势：强大的信息处理及传输、存储能力。这些优点又为会计对象的扩展成为可能。在现代企业中，会计对象的范围出现了某种转变：由资金运动逐渐转向非资金运动，进而要求改变采用货币这种单一的传统会计的计量手段。再则，会计信息系统以它强大的信息处理能力顺利解决了传统会计计量的许多问题，用货币和非货币计量单位做会计计量的单位。

会计信息系统大大延伸了会计确认的范围，会计信息的决策相关性得到了很大的增强。以前信息处理能力会影响会计人员向信息使用者提供更充分、有效的信息，但会计信息系统的应用克服了这个制约因素。它可以把与信息使用者密切相关的信息，如：企业未来的经济行为，未来的经济利益或未来的机会和风险等，也将被纳入会计确认的范围，这样做的结果会大大加强会计信息的相关性。

计算机的应用缩短了报送报表的时间，提高了报表的效率。在传统的传递信息的方式下，传递会计信息的成本较高和使用的时间较长，效率较低。所以，受客观的成本—效益原则的约束，企业编制财务报告只能采取定期的方式，严重影响了财务报告所提供信息的及时性。为了弥补传统人工会计系统的这一不足，人们发明和开始使用电子联机实时报告。电子联机实时报告可以在任何时间和地点来进行，企业通过将已发生的经济交易和事项反映在财务报告上，把动态的财务报告传递给信息使用者，省去了以前必须等到某个会计期间结束才可获得的麻烦。这种实时处理、随时提供信息的特点就是区别于传统会计模式的突出优点。

二、计算机会计信息系统应用中应注意的问题

计算机会计信息系统的组织管理控制变得复杂了，系统开发与维护制度也不断进行调整改变，使原有的模式不再适合新的系统，必须进行更新换代。计算机操作制度、硬软件控制、系统安全控制、系统文档控制、计算机处理与数据文件的控制也都发生变化。计算机会计信息系统和传统的手工会计信息系统之间的差异使得在建立计算机会计信息系统过程中，务必做好以下几方面的工作：

（一）系统的初始化设置工作

可以通过会计信息系统运行的最终结果：账簿数据和会计报表数据是否精确、过程控制是否有效，来判断计算机会计信息系统的优劣。当财务软件本身的程序及控制运行正常的情况下，系统的初始化设置直接关系到数据输出结果的正确与否，所以，在系统初始设置时，由于不同企业会计核算的需要不同，设置要求也会变化。总之，要恰当地设置会计科目的级数和位长，建立标准的会计科目代码体系；认真整理和录入最明细科目的年初余额；慎重设置操作员的姓名、用户代码和口令，根据会计工作的分工和内部控制的要求，合理开放每位操作员的权限；正确设置企业的凭证类型、记账方法、核销方法、外汇汇率的记账方法、自动转账分录、非法对应科目和各种外部设备类型等参数。

（二）精确和完整地设置科目代码

会计电算化代替传统的会计模式，使科目代码成为计算机会计信息系统中最重要的一种代码，使其置于核心地位，当涉及到会计科目的处理时，系统几乎都以科目代码为依据，根据科目代码而运行。所以，合理设置科目及代码在整个系统中扮演着重要的角色。基于计算机处理的高速度和准确性，会计科目可以被划分到足够精细的水平，科目的级数和位长设置应根据报表数据取数的需要进行，这样获得的会计核算资料会更详实。

（三）修改由凭证引起的差错

在会计信息系统中，如果发现账簿或报表数据出现了某种差错，则可以确定是作为数据源的记账凭证存在错误，因为总账、明细账、日记账、各种辅助账和报表数据都来源于记账凭证。纠正错误的凭证可有如下三种情况：一是未审核凭证出现错误的，均由凭证编制员直接修改；二是已审核的凭证被发现有误的，在审核员取消审核标记并交由编制员修改后的基础上，交给审核员进行审核；三是登账后发现凭证有误，且再不能修改该凭证时，应由编制员先编制一张能冲销错误凭证的红字凭证，另加一张正确的凭证，将红字凭证和正确的凭证交由审核员审核后，进行登账。

（四）报表系统的初始设置

作为计算机会计信息系统中应注意事项最多的工作，报表子系统的初始设置，一直是必须首要解决的问题。通用报表程序是一种由系统提供接口，由用户自己定义报表的名称、表线的类型、空表格式、数据来源公式的运作程序。这是在商品化的计算机会计信息系统中，目前大都采用的操作程序。其好处在于，当报表格式或数据源发生变化时，只需修改初始定义，而不必修改系统内部的程序，就能适应不同用户的要求。在进行初始设置时，由于在众多公式中某一个符号的差错都将导致报表数据的错误，所以设置人员必须充分理解报表的编制原理，搞清楚公式表达式的设置规则，尤其应琢磨每一项数据的取数公式。当发现报表数据有误时，应首先查出导致报表最终结果错误的源头，即出错数据项，并检查和改正其数据取数公式的错误，如无误，则可判定是账簿或凭证数据有误，根据该项错误的数据项公式查找出账簿或凭证的错误之处，比照上述更改错误凭证的方法进行改正，并重新制作报表。

（五）计算机会计信息系统的维护与安全

在对其进行经常性的维护上，根据计算机会计信息系统的特点，维护工作必须从始到终进行。维护的内容包括：硬件设备、财务软件、数据文件和各种编码维护。以上几种维护工作的重要性在于它们都有可能涉及到软件的维护。众所周知，软件维护是系统维护中最重要也是最艰难的工作。同时，为了保护系统的安全，首先要建立会计组织体系的内部控制制度；其次系统和操作员口令必须进行定期修改与保密，数据要定期备份与保存；最后要不断更新应用程序来增强程序自身的自我保护能力。

三、结语

在信息时代，计算机技术在计算机会计信息系统中的应用逐步深化，以惊人的速度改变着当前圄于传统会计模式的会计信息系统的工作方式，把一个个新的机遇和挑战，带给计算机会计信息系统。同时计算机会计信息系统的内部控制也产生了许多新的问题和新的风险，计算机会计信息系统的组织管理控制变得复杂了。因此，创新和完善计算机会计信息系统的内部控制制度势在必行，只有不断创新，不断提高才能使计算机信息系统在会计领域里得以充分地利用。

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