信息化助力企业扁平化

◎ 中国水利水电第二工程局有限公司 杜慧鹏

一、背景概述

中国水利水电第二工程局有限公司作为中国水利水电建设集团的成员企业，自1958年建局以来，经过50多年的风雨历炼，公司已从当初单纯的水利水电施工企业，发展成为具有水利水电工程施工总承包一级资质、房屋建筑工程施工总承包一级、装饰装修和钢结构安装专业承包一级资质的现代化企业。

近年来，随着公司国内外业务不断拓展，已经有越来越多的项目转移到外地省份甚至国外进行施工，由于地域分布广，管理难度也随之增加。由于公司原有的管理模式是一个垂直的组织机构，就更凸显出对发展的不适合，无法调动全公司的资源，沟通严重不畅，效率大大降低，协调工作量增大，管理成本也逐步加大，并且效果还不理想，最终造成了管理难、决策难、成本控制难。

公司领导充分认识到这个问题的严重性，及时地进行了公司组织机构的调整，将原来的三级管理精简为二级管理，并且重新梳理了各个业务流程，建立健全了各项管理制度和流程。拉开了企业扁平化的序幕。

但是在实际操作中发现，扁平化如果解决不好如何管理的问题是无法充分发挥其作用的。经过1年多的机构改革实践。公司对企业扁平化管理碰到的问题进行了总结：

1、从全局角度来说，取消了分局，取而代之的是项目管理部，公司的管理战线急剧拉长，公司总部的管理能力的极限能到哪里?

2、从财务角度上来说，原来公司经营时，只要管好和分局之间的往来结算即可；可是现在却是要管到项目部的每一分钱的进出，公司需要从资金的预算、使用、审计角度去进行财务管理，又让公司领导对在财务管理上是抓是放的权衡上头痛不已。

3、从公司的具体管理上来说，项目部虽然由项目经理管理，但也不能把项目经理都当成“一方诸侯”，项目部的业务流程顺不顺，还和项目部经理的个人素质有关，项目部人员的各司其职，是否像项目部经理回总部汇报时说的这么好呢?公司领导想要对项目部看的更细一些，应该怎么办?

4、公司的业绩是靠项目部干出来的，而各个项目部的人员层次是参差不齐的，如何提高项目部人员的素养，如何在有限的培训下，使项目部的技术、物资设备的负责人、职员都能够成长的更快，公司总部的指导意见、指令、政策如何能够快速下达并执行?这就要考验公司总部及项目部的“耳朵”了，只有听到甲方的需求，听到市场的声音，听到上下各环节的需求，理解之后才能做出正确的反应，而今，项目部远在外地，且甲方更是分布在各地，如何才能让信息的层层传递直到高层而不失真呢?

5、公司总部的决策如何有效传达到项目部，并且要让项目部不会感觉到总部是在瞎指挥，而是在了解项目部的情况下做出的理智决策。虽然说总部的指令传达到项目部是要求坚决执行的，但执行力除了与企业的执行文化有关，还是与指令被项目部的认可层度有关的，这也就是说明一个问题：总部如何能够言之有理，做到令出如山。

总而言之，公司领导现在碰到的问题可以归结为：手能不能伸得更长?眼能不能看得更细?耳能不能听到更多?口能不能言之有理?

找到一个行之有效的办法来解决上述困难，已成为我们工作的当务之急，而信息化作为现代企业的管理手段无疑将是解决上述问题的最好途径。

二、探索信息化之路

面临以上问题，公司上下坚定信念，开始探索信息化之路。

1、硬件基础设施建设

由于要搞信息化建设，势必要进行一些必要的投入，比如总部服务器的更新，软件的升级等，但是比较难解决的是项目点的信息问题，因为项目的流动性很高，而且很多项目点地域比较偏僻，当地基础通讯设施较差，国外的一些施工点甚至连固定电话都没有，这就需要我们充分调动各种资源，以各种途径解决通讯的问题，比如租用卫星电话、安装地面卫星站等。

2、日常办公软件的推广

公司原来有一部分软件，但是不符合公司目前的发展战略，所以大多没有使用价值。现在推广后第一步就是开始推广日常办公软件。如把在国际合作部使用的OA办公软件，从2008年08月开始在全局强制推广，所有的公文都是在OA上浏览，不再走纸质文件。

3、其他软件的综合推广

公司曾经在2002年买过PKPM、预算软件等单机版的软件。如何充分有效的利用这些单机版软件，让每个职工都能使用，曾经深深困扰信息中心的人员。公司最终想到了一个好的解决办法，就是将这些单机版的软件安装在专业服务器上，通过Citrix等加速软件，使得处于偏远地区的可以拨号上网的项目部都能使用。这样就以比较小的费用解决了大问题。

三、信息化建设的总结

1、信息化一定要和管理相融合

我们在这段时间的推广过程中，很注意将信息化与公司的日常管理结合，并且为了保证源头的一致，公司特地把信息中心放到了公司的政策制定部门中，从而保证各项管理制度和流程的出台都有信息手段的支撑。

这样的一个融合说起来容易，做起来困难。现实的情况是，各个企业的自身管理模式千差万别，而软件不可能完全适合，单独定制又存在着费用大、时间长、不可控因素多等风险，所以在产品选型和二次开发上就需要公司特别关注。原则是选择业内口碑好的公司，如果是上市公司最好，避免了投入大量资金之后，软件公司破产，售后服务困难，导致前期投入浪费。

就以公司发文为例，公司2008年的机构改革的重心是加强对项目的管理，提高项目管理的效率。公司一般的发文都是上一级发到下一级，然后下一级再发到他的下一级，一级一级发。由于项目部是公司的最末一级，公司的关注点是文件什么时候发到项目部，项目部如何进行处理，所以公司的发文除了关注中间环节外，还增加了对项目部收文的监管。这些都是普通的文档管理不能做到的，需要根据公司的自身状况进行修订。

2、信息化一定要加强引导和培训

信息化自身也是企业管理的一项改革，从某种意义上也是将管理进行标准化和规范化，而且也是透明化。是对企业文化的一种再造。作为国有企业，公司有自己的惯性，如何以最小的代价取得最好的效果，是公司领导曾经的重点。所以在信息化的推广过程中，培训和引导是必要的。

3、信息化建设一定要量力而行

在信息化建设的初期很多人都很疑惑，花这么大的精力，特别是可能花很多费用，搞这个有必要吗？公司在实施的时候，针对不同项目的情况，在项目策划的时候都有一个专项的方案。比如上面提到的卫星电话，公司租用的这个卫星电话，除了打电话外，（从国外使用它打电话比使用当地的国际直拨还便宜），还增加了数据的功能，一个月2000-3000元，解决了项目数据传送的问题，至少保证了总部的信息及时传递到项目，项目之间的信息也得以快速的传递。信息化的产品固然很多，但是在选型和推广的时候一定要量力而行。

信息化需要考虑到一些项目部在偏远山区或国外不发达地区网络环境较差，公司为此搭建了citrix远程接入系统，使得各系统在低带宽环境下也可以远程登陆使用，保证了全员都可以使用各业务系统。

4、信息化一定要人性化

信息化除了能够为企业的日常业务管理提高效率外，还可以增加职工的交流，比如国外的职工和国内的职工的交流，国外职工和自己家属的交流等，即稳定了职工队伍，又节约了成本。特别是目前我们还通过视频会议系统组织了跨越国界的视屏在线转播，收到了较好的效果。

四、信息化建设的阶段性成果

1、进一步统一和强化了几个思想

业务管理流程化的思想；组织架构扁平化的思想；职责单一、责任明确的思想；面向市场、快速响应的思想。

2、建立了全方位覆盖的通讯系统

随着集团战略规划的全部布局，公司的海外事业也不断拓展。为了解决公司业务地域跨度广，以及国内外信息不畅的问题，公司着手建立了以RTX（腾讯通）、MYF AX（网络传真系统）、手机短信系统以及公司邮件系统（包括内部邮件系统及外部邮件系统）等为基础的公司通讯系统，并通过该系统，实现了总部与各项目间跨地域、跨时空的全方位无障碍沟通 。自2005年底建成公司计算机骨干网络之后，实施了内部电子邮件系统，该系统目前拥有用户近700个，涵盖了公司各级领导、管理和专业技术人员以及各个生产岗位，极大地提高了信息的传递水平，为最终实现OA办公自动化提供了宝贵的经验。

3、建立视频会议系统

在自动化办公高度发展的今天，视频会议系统已成为自动化办公系统不可或缺的一部分。借助信息化手段，公司越来越多的实现了跨地域的视频会议及交流培训等，解决了公司工程项目分布地域跨度大，召开会议人员集中难，会议成本高，会议精神不能及时传达，影响信息传递和沟通的及时性等诸多问题；避免了差旅费和通讯费等巨额开销支出，同时节约了时间成本。

4、推行无纸化办公，掀起公司全方位变革

信息化建设作为实现企业管理理念创新，管理流程再造，对管理手段革新的管理手段，涵盖了技术创新、管理创新和制度创新的方方面面。公司通过完善企业信息化系统，实现企业内部资金、物资、人才、技术等管理全过程的整合。利用信息技术及现代手段，实现了公司信息的及时传递，为企业管理层及决策层提供了决策依据。

5、企业门户网站升级

企业网站作为公司对外宣传、树立品牌、发布信息的窗口，是公司电子商务的必需工具。但由于网站建站初期，信息量少，各部门间的合作与交流较少，信息相对闭塞，各方面还处于“ABC”的基础开放阶段。同时，又缺乏计算机专业技术人员，无法应对网络宣传的高要求。面对上述问题，公司领导给予了高度重视并对网站完善升级迅速达成共识，稳抓相关人员培训工作，加快网站重建步伐，扩大全公司信息化的宣传与应用力度，并制定了相应的宣传奖励制度，使公司企业网站旧貌换新颜，并逐步成为公司内聚人心，外树形象的窗口。

6、基于网络的项目监控系统

基于网络的项目监控系统是公司在2008年03月开始实施的，已经拥有监控点5个，包括主要的生产现场点、环境监测点、交通道口点等，为公司领导以及专业管理人员、生产调度指挥人员提供了便捷的指挥和管理方式；目前项目监控系统的二期工程已经开始实施，将在一期基础之上补充50个点左右，将项目监控系统的范围进一步扩大。

7、打造先进的企业管理体系

目前，公司已全面推行企业运营系统，该系统采用成熟先进的管理技术和模式，规范项目管理的同时，提高企业管理水平。通过该系统，公司不仅可以实现项目个体的标准化管理，而且还可实现项目间的组织、资源协调；同时，公司管理层可以通过该系统，实时获取项目施工过程的各种信息，如计划执行情况、成本消耗情况、合同执行情况、资源配置情况等等，为公司管理层提供决策依据。系统集信息技术与先进的管理思想于一身，成为现代企业信息化建设的运行模式，反映了企业对合理调配资源，最大化地创造社会财富的要求，成为企业在信息时代生存、发展的基石。

通过信息化工作的建设，增加了公司的企业竞争能力以及抵御风险的能力，可以说，信息化建设为公司插上了腾飞的翅膀。

五、发展与展望

建筑企业的信息化建设无疑是对传统管理模式的一场革命，企业如何利用信息化提高公司管理水平，提高工作效率，减少办公成本，对于公司今后的发展有着重要的意义。公司将信息资源作为企业的战略资源，并逐步进行科学开发、合理配置，使之得到充分有效的利用，可以说，信息化技术的广泛应用不仅提高了公司的技术手段和自动化程度，同时提高了公司管理水平和市场竞争力。

从企业角度来讲，实现企业的信息化建设并非一蹴而就。应从时代的、战略的高度审时度势，主动求变，才能跟上信息飞速发展的浪潮。面对国内外市场的激烈竞争，公司将把信息化建设与企业战略有机地结合起来，把最新群件技术和信息技术有机地结合起来，借助现代信息技术和资源，通过信息网络和计算机技术提高企业综合运作能力。

特别是对于扁平化的组织机构而言，信息化就是一把有利的工具，而且是必要的工具，这样才能使公司在国际的大舞台上更好的发展。

目前，公司正处在企业转型的关键时期，所以，能否实现与国际企业接轨，能否保证企业的可持续发展，需要我们逐步完善公司的信息化管理系统，提高公司的信息化管理水平，并以此为平台助企业腾飞。