高校教学秘书必备的职业素养

杜 巍

摘 要: 教学工作是高校工作重心,教学管理工作是教学工作顺利开展的最基本保障。作为处在教学管理工作基层第一线的教学秘书,在教学管理环节中有着举足轻重的作用,他们的职业素养直接影响到教学管理工作的水平。高校的教学秘书必须具备良好的思想政治素养、强烈的职业意识、较高的职业技能和良好的身心素质。

关键词: 教学管理 教学秘书 职业素养

教学工作是高校工作重心,教学管理工作是教学工作顺利开展的最基本保障。以教学为主,既是学校管理的基本规律,也是办好学校的基本原则,因此,教学管理工作贯穿于整个教学工作过程中。处在教学管理工作基层第一线的教学秘书是教学管理工作的主要承担者,他们在院系领导的指挥下,直接参与教学管理的具体工作,是学校教学管理决策的组织者和执行者,起着上传下达的桥梁纽带作用,在教学管理环节中有着举足轻重的地位。因而,教学秘书的职业素养直接影响到教学管理工作的水平,影响教学秩序和教学质量。

近年来,随着高校教学秘书队伍的职业化,教学秘书的职业素养也逐步获得更多的关注,成为教学管理研究不可或缺的一部分。本文从实际出发,结合高校教学秘书的工作特点,从职业道德、职业意识、职业技能等方面探讨高校教学秘书必备的职业素养。

一、良好的思想政治素养

良好的思想政治素养是职業道德的具体表现,是做好教学秘书工作的基本保证。教学秘书不但是教学工作的组织者和管理者,而且直接面对学生,担负着“管理育人”的光荣职责,“学高为师,身正为范”,教学秘书在言行举止、工作作风和道德素质方面都必须给学生做好榜样。教学秘书要自觉学习马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想,学习国家的政策法规,以丰富的政治理论知识武装头脑,树立正确的世界观、人生观和价值观,有坚定的政治立场。并且学习和了解国家的教育方针和政策,掌握教学管理的规章制度,以此指导自己的教学管理工作。同时,教学秘书还需做到遵守规章制度,坚持原则,实事求是,明辨是非,顾全大局。作为教学管理的第一线的工作者,教学秘书经常会接触到教师或者学生的信息、考试成绩、工作量统计或者一些根据国家或者学校有关规定需要保密的信息、数据等,这些都涉及教师或者学生的切身利益,必须以严谨的工作态度、实事求是的精神按照国家或学校的规章制度办事。在课程安排、考试安排及考学管理的各个环节,教学秘书与师生都有直接、频繁的接触,在具体的工作中,经常面临一些比较繁琐、情况比较复杂的局面,因此在工作中必须坚持一切从实际出发,讲究原则,秉公办事,做到不该说的话不说,不该做的事不做,不谋私利,不感情用事。要顾全大局,在个人利益与集体利益发生冲突时,以大局为重。这样才能构建和维护团结、和谐的工作局面,以确保教学活动顺利、高效地开展。

二、强烈的职业意识

职业意识是作为职业人所具有的意识,是每一个人从事所工作的岗位的最基本,也是必须牢记和自我约束的要求。在教学秘书工作中,职业意识主要体现为以下两点。

(一)事业心和责任感。

教学秘书工作非常具体、琐碎,却是一切教学活动的基础和保证。如果把整个高校教学管理工作比作一幢高楼大厦的建设,那么教学秘书工作就是大厦的地基,地基打得牢不牢,直接影响到大厦能否顺利建成。因此,教学秘书必须理解并领会自身工作的重要性,从主观上提高对本职工作的认识,以强烈的事业心和高度的责任感投入工作。“教务无小事”,不以事小而不为,踏踏实实地做好每一个细节,否则每一个小的疏忽都会导致严重的后果。比如在排课过程中,如果不仔细核对任课教师、教室或者课表输入错误,就会导致同一个教室在同一时间安排了两个班级上课,或者同一时间同一个老师安排了两个班级的授课任务的情况,给教学工作带来混乱,影响正常的教学秩序。

(二)奉献精神与服务意识。

教学工作是繁琐的,也很复杂,教学秘书工作也是非常辛苦的。每个学期结束,教学秘书经常是要等到所有老师的成绩上交后最后一个放假,每个学期开学,教学秘书都要比其他老师先到岗,安排好开学前的各项准备工作。教学秘书的工作都是最基础的工作,事务内容非常多,有的时候为了赶工作进度,难免加班加点。如果怕苦怕累、斤斤计较就难以做好工作,因此教学秘书要有爱岗敬业的工作作风,不为名利,任劳任怨,不计较个人得失,始终以无私奉献的精神投入工作。

管理即服务。教学工作的服务性非常强,教学秘书在工作中不但要直接面对教师与学生、学生家长,更要面对各级领导,既要贯彻教学管理部门和上级的指示,又要如实转达师生的意见。因此教学秘书要强化服务意识,牢固树立“以教师为本、以学生为本”的工作理念,热情为教师和学生服务,急教师所急,解学生所难,做到上情下达、下情上达,以确保教学活动有条不紊地开展。由于岗位的特殊性,教学秘书往往不光是从事与教学管理有关的工作,还间接承担一部分行政方面的事务,由于教学工作是学校的中心工作,因此教师和学生在碰到问题时,习惯于首先咨询教学秘书,此时就要求教学秘书要有“不厌其烦“的服务态度,尽可能为教师和学生圆满解决问题。比如一些教师在工作中有实际困难时,教学秘书要懂得体谅,并提供自己的帮助。对于一些老师的特殊要求,在原则范围内能够满足的尽量给予满足,不能够满足的也要耐心细致地做好解释工作,将服务意识贯彻始终。

三、较高的职业技能

教学秘书具备了一切其他“秘书”的共同属性,又有其参与教学管理过程所体现的特殊性。在教学秘书工作中,职业技能就是教学秘书的业务素质,主要表现在以下几个方面。

(一)服从领导,辅助领导决策,为领导做好参谋。

教学秘书的直接上级领导是所在学院或系的教学院长或者系主任,教学秘书接受并执行上级领导的指令和决策,按照领导的指示和意图办事,做好助手,要将学校的政策规定或学院领导的决议准确、有效地传达给有关人员。同时,教学秘书要做“有心人”,要在平时工作中多思考,善于收集信息,将在工作中掌握的第一手资料,将教师和学生在教学工作中反映的问题如实反馈给领导,在工作中发现问题,要及时提醒领导,供领导在做决策时参考。同时,领导的决策不可避免会存在局限性,在工作中,要敢于在适当的时候提出自己的意见与建议,为领导做好参谋,为学院学科发展、课程建设、专业拓展、师资配备等献计献策。

(二)良好的统筹、协调和沟通能力。

教学秘书日常事务繁多,尤其是遇到各大考试或者教学评估、检查、验收时期,大量的事务需要教学秘书处理,并且随时可能有新的工作出现,也会遇到意想不到的新问题,压力非常大。这个时候就需要教学秘书要有良好的统筹能力,不能一味埋头苦干,要保持清醒的头脑,将所有事务理顺关系,分清轻重缓急,各个击破,要讲究方式方法,提高工作效率,做到忙而不乱,富有成效。

教学秘书在整个教学管理环节内,处于一个枢纽的位置,发挥着调度与协调的作用。教学秘书除了与本学院内的领导、师生发生联系外,还要与其他的教学部门产生联系,并负责彼此之间的协调沟通。教学秘书要协调本学院或系与学校各职能部门之间的关系,要协调学院领导与各系或教研室的关系,要协调领导和教师的关系,等等。在协调的过程中,要坚持客观公正,一切从实际出发,全面掌握情况,力戒先入为主和偏听则信。在与各方沟通时,要真诚相待,发挥好中介作用,当好“二传手”,不可凌驾于协调各方之上,把自己的意志强加于人,又要巧妙地运用协调的方法和策略,努力提高协调沟通的效果,达到事半功倍的效果。

高校的教務管理事务错综复杂,情况多样,关系多元,教学秘书绝对不能只做“苦行僧”或者“老黄牛”,只知一味应付工作,在面对具体事务时,要提高自己的统筹、协调和沟通能力,处理好多方关系,才能为整个教学活动的顺利开展提供保障,并且做到游刃有余。

(三)较强的信息处理能力。

信息处理能力,包括信息的收集、加工、传递、使用、反馈和贮存等各个环节中熟练的技能技巧和高级的操作能力。在教务管理环节中,信息以不同形式存在,学校文件、通知、会议、电话、传真、接待来访等都是获取信息的渠道。教师和学生对于学校、学院教学活动中出现的问题的反馈、师生对于教学工作的建议及意见,都是非常有效的信息。每学期的教学档案(教学三表、教材征订情况等),教师的教学工作量信息、任课情况,学生的学籍信息、报名情况、各学期的考试卷、考试成绩等,是教学管理中信息的特殊存在形式。教学秘书在工作中,要有敏锐的信息感触能力,要将搜集、掌握到的信息,及时地根据需要进行加工,传递给相关人员,并进行有效的存贮。对于学校的文件、通知等,及时汇报给领导,有助于领导布置安排,将具体工作落实到相关人员。对于师生反映的问题和提出的意见建议,要进行整理加工,将有效信息反馈给领导,给领导决策提供参考。对于教师的个人信息、教学情况、教学档案,学生的学籍信息、考试卷、考试成绩等,要进行分门别类管理,安全有效地贮存,并且在需要时可以随时检索和调用。

(四)不断学习,培养创新能力。

由于知识的迅猛增长和快速更新,教学秘书必须根据形势的发展不断接受新知识,特别是学习高等教育管理、计算机和网络等方面的知识,努力掌握教学管理的专业技能和基本方法,学习国家、学校关于教学管理方面的规章制度,学习新的教育环境下新生的理论与政策,以此指导本职工作。教学秘书要在工作中勤于思考,勇于创新,经常反思现行的工作方式和运行方法是否经得起实践的考验,是否会在操作过程中出现新的问题,该如何改进等,不断探索。要善于学习新的科学技术,运用现代化办公设备,有效地运用计算机和网络提高工作效率,改变陈旧的办事模式。要熟练使用办公软件处理各类文档,熟悉教务系统、考试管理的操作,借助网络体现办公自动化的优势。如运用公共邮箱、网络短信平台、QQ群、飞信等,改变传统的电话一一通知的重复劳动,既减少了人力资源的浪费,又节约了时间,提高了工作效率。此外,教学秘书对本院系专业教学内容也需要有一定的了解,这样才能在教学安排中更满足专业特色要求,管理工作才更有成效。

四、结语

职业素养是人类在社会活动中需要遵守的行为规范,是职业内在的要求,是一个人在职业过程中表现出来的综合品质。高校教学秘书工作的特殊性要求教学秘书不断关注、培养并提高自己的职业素养。但是,高校教学秘书的责任重大,任务繁重,头绪多,每天都处于高速运转的状态,再加上教学秘书一线工作的性质,教学秘书要面临来自工作和人际关系的双重压力,因此,在提高职业素养的同时应不忘保持良好的心理素质。教学秘书不仅要关注身体健康,而且要提高自我调节能力,学会自我控制和自我解压。在繁琐的工作中,平和的心态、坦荡的胸怀能减轻心理负担,与同事的良好沟通、丰富的业余生活能帮助其平衡工作与生活的重心。因此,教学秘书应通过不断的学习与积累,提高对本职工作的认识,提高自己各方面的能力与素养,以良好的思想政治素养、强烈的职业意识、较高的职业技能和良好的身心素质服务于优质高效的教务管理工作。

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