建筑工程检测实验室内部审核的探讨

田彬亢

按照《实验室资质认定评审准则》的要求,所有检测实验室必须定期进行内部审核(以下简称内审)。内审是实验室自身必须建立的评价机制,对实验室质量管理体系及其运行的符合性、适宜性和有效性进行系统的、定期的审核,保证管理体系的自我完善和持续改进的过程;是检查本实验室各项质量活动是否符合《实验室资质认定评审准则》和质量管理体系文件,以及满足程度,为实验室最高管理者改进和完善管理体系提供依据和条件。

1 内审的依据、范围和原则

内审的依据可以是《实验室资质认定评审准则》、实验室制定的质量方针、目标和管理体系文件;客户的要求、标书和合同条款;相关的法律、法规和标准规范。内审范围必须涉及《实验室资质认定评审准则》的所有要素和本实验室的所有场所。内审活动应遵循以下原则：客观性——依据客观证据形成内审发现;独立性——内审是授权的活动,过程应是公正、客观的,审核员不能审核与自己直接相关的活动;系统性——内审活动是有序的活动。

2 内审的具体步骤

2.1 策划和准备

实验室应在每年年初编制《年度内审计划》,内容应包括目的、性质、依据、范围、内审组人员、日程安排;每次内审前应成立内审组,由组长制定《内审实施计划》,内容包括：内审组成员、分工情况、职能分配、具体时间安排等事项;为内审活动做好准备。

2.2 实施

内部审核的实施应按照首次会议、现场审核、碰头会、开具不符合报告及末次会议的程序进行。以首次会议开始现场审核,首次会议由内审组长主持,主要介绍本次内审的具体安排(包括时间、场所和审核要素安排),首次会议时间不宜太长,应控制在半小时左右;在现场审核时,内审员应采用听、看、查、问的方法,通过与受审核部门及人员交谈、查阅文件、现场检查和验证,收集符合或不符合的客观证据,做好审核记录,对发现的不符合项经受审核方确认后开具不符合报告,得出审核结论,并以末次会议结束现场审核,在末次会议上内审组长宣读不符合报告,作出审核评价和结论,针对发现的问题向责任部门和人员提出纠正措施要求。现场审核是整个内部审核的关键环节,对现场审核的控制以及审核技巧的应用是内部审核成功的关键。

2.3 编写内审报告

内审报告是现场审核结束后所必须编写的重要文件。内审报告应对本次内审的情况进行综述,对审核中发现的不符合项作出统计、分析、归纳和评价,内审报告的编写应做到规范化、定量化和具体化。

2.4 跟踪审核验证

跟踪审核验证是内部审核工作的延伸,受审核部门对内审中发现的不符合项应进行纠正、采取必要的纠正措施,内审组长应指定内审员对受审核部门所采取的纠正措施的有效性及整改完成情况进行跟踪验证,在确认完成及合格后,做好跟踪验证记录。

2.5 总结

本年度内部审核工作全部完成后,质量部门或质量主管应对本年度内部审核工作进行全面评价,包括计划是否合适、组织是否合理、内审人员是否适应内审工作、经验教训及今后的改进等。

3 内审的基本要求

1)制定并执行内审程序。实验室应在质量管理体系文件中制定内审程序,并按内审程序开展内部审核。内审程序的内容通常包括：目的、范围、引用标准、内审的组织、基本要求、内审员的确定与责任、内审计划、内审要求、内审的分析与记录、审核报告的编制、跟踪审核等。内审程序是实验室内部审核活动总的指导和规定。

2)内审的策划。内部审核是一项有计划的活动,实验室应根据《实验室资质认定评审准则》和内审程序的规定,在年初制订《年度内审计划》并报最高管理者批准,当发现重大质量问题时或最高管理层认为需要时,可临时组织临时内审。实验室应根据《年度内审计划》预定的日程表和程序,定期地进行内部审核,以验证实验室的运作持续符合质量管理体系的要求。内审计划应涉及管理体系的全部要素和实验室所有场所,包括实验室所有技术和管理活动。内审的周期通常为一年。

3)内审人员的构成及要求。实验室内部审核由内审组实施,内审组通常设组长一名,组员若干,构成内审组的所有成员应由经过培训且具有内审员证,并经实验室专门授权的人员担任。对内审组长的要求：编制内审实施计划;组织内审组实施内审;负责与被审核部门沟通与反馈信息;主持首次会议和末次会议;向质量主管报告内审中遇到的重大问题;形成内审结论;签发不符合项通知书;编写内审报告。对内审员的要求：编制内审检查表;向受审核方传达和阐明审核要求;执行内审实施计划;记录审核发现;报告审核结果;对不符合项进行跟踪验证;收存内审记录。

4)内审结果的应用。内审结果应按要求整理、综合,形成报告,作为实验室管理评审的输入内容之一,应被及时有效地传递和充分利用。

5)内审文件管理。内审活动所形成的所有文件记录(包括程序、标准、记录、报告、表格)应做到收集整理齐全,文件格式规范化,记录保管档案化。

6)纠正措施的实施。实验室应对内审中发现的所有问题进行纠正,采取必要的纠正措施,并对纠正措施实施的有效性进行跟踪验证,防止类似问题再度发生。

4 对实验室做好内部审核的一些建议

1)领导支持,全员参与,高度重视内审工作,不断提高内审质量。内部审核是一项实验室全员参与的质量活动,实验室最高管理者应高度重视,采取各种方法提高实验室人员对内部审核的整体认识。同时,提高内部审核质量需要提高内审组和受审核方双方的整体认识,一方面,内审组要加强内审员自身能力建设,严格按照内审计划实施内部审核;另一方面,受审方应正确认识内部审核,内部审核与外部审核同等重要。2)严格内审,确保内审质量。内审组应严格按照内审计划中的依据,在所审核的范围中,查找审核证据,形成审核发现。在现场审核过程中,要体现内审员本来应该具有的客观、公正,严格内审,要多看、多听、多问、多查,争取找出质量管理体系中更多的问题项(包括基本符合项和不符合项)。只有在具有一定审核能力的基础上严格审核过程,才能形成充分的审核发现,才能为受审方整改打下基础,保证内部审核的质量,为质量管理体系的持续改进提供有力支撑。3)充分发挥内审工作的宣贯和促进作用,不断提高员工素质和实验室管理水平。实验室的质量管理体系内部审核应避免流于形式。一方面,充分发挥内审的宣贯作用,内审的过程就是对质量管理体系文件和《实验室资质认定评审准则》的宣贯过程,内审员依据实验室的《质量手册》或《程序文件》编写内审检查表,在编写的时候可以对文件的符合性和可操作性进行研究和检查,使实验室人员进一步熟悉管理体系文件的要求,充分理解各评审要素的规定;另一方面,提高内审的技巧和效率。在安排审核要素时,尽量将记录、管理职责、不合格工作的控制、纠正预防措施等要素穿插在其他各要素审核中进行,减少重复审核。实验室质量管理体系运行几年后,人员、设备、环境设施、内审和管理评审等要素均已规范,因此我们应突出审核特点,不要受年度审核计划的约束,使内审工作动起来。通过这种动态的内部审核活动,确保质量管理体系运行持续改进,促进实验室管理水平的不断提高。

[1]张建华.关于开展安全及质量标准化工地建设的探讨[J].山西建筑,2008,34(9)：235-236.