浅谈总承包项目管理费控制

张忠平

总承包管理费是总承包商为了保证总承包项目顺利实施,在项目管理过程中发生的成本消耗,包括:投标报价阶段、设计阶段、采购阶段、施工阶段直至工程质保期结束全过程的总承包管理工作所需要的人力资源消耗和物资消耗。具体包括:1)项目组人员(设计人员、采购人员、施工管理人员、辅助性服务人员)工资和各类津贴;2)项目日常费用(包括办公设施费、办公用具费等,如复印机、打印机、传真机、数码相机、电脑等);3)项目的开支(包括文件资料及其复印费、招待费、差旅费、通讯费、外地现场餐费及交通、住宿费及低值易耗品的开支)。即项目实施全过程所需要的管理成本。

为了有效控制总承包管理费,总承包项目组应按照分公司规定和项目的具体特点制定有效的项目管理费控制措施和切实可行的实施程序。

1 总承包项目管理费控制内容和程序

1.1 总承包项目管理费控制内容

总承包管理费控制包括报价阶段的成本预测、项目合同签订后的目标制定、工程实施阶段的核算、编制成本报告、根据成本报告进行分析考核、整理管理成本资料、编制最终成本报告。

1.2 总承包项目管理费控制程序

1)在分公司主管经理的领导下,由费用控制部会同项目经理按分公司有关规定和项目的具体情况制定项目管理成本计划;2)项目经理组织编制目标成本;3)总承包项目组实施目标成本;4)费用控制部会同财务部、采购部、施工部共同监督目标成本的实施情况,审定项目管理费成本报告;5)项目经理、施工经理、合同管理工程师、费用控制工程师、工程财务会计对反馈的工程信息进行分析考核。具体程序如下:总承包项目合同签订后,根据工程特点和采购计划、施工组织设计,编制项目管理成本计划,对该项目管理成本进行成本预测,并将成本计划报费用控制部审验备案;项目组根据计划成本,按项目管理成本制定出目标成本,项目经理会同财务会计、设计经理、采购经理、施工经理以计划成本和目标成本为依据对管理成本实施控制。

1.3 总承包项目管理费控制重在落实

总承包项目管理费贯穿于工程项目实施的全过程,要逐项循序地进行落实,责任到人,按照分公司制度和有关规定办理,努力抓出实效。在管理费控制过程中主要注重以下内容:

1)掌握工程基本情况。决策层及管理层要通过调查了解该项工程的标书编制情况、中标价、主要工程量、施工现场的周围环境、人员素质、工程工期以及要求的开工竣工时间、工程施工的难易程度,制定出科学的管理方案和有效的管理方法。

2)分解管理成本控制指标,高度重视管理费的控制。在总承包项目实施过程中,项目管理成本一般要占合同额的3%～5%,应高度重视该项费用的控制,降低成本消耗和支出,增加盈利百分点。

3)控制人工费成本和现场经费。a.抓好组织机构建设,成立精干、高效的总承包项目组织结构。b.建立控制招待费、差旅费、办公费、电话费、低额耗品的耗用等项开支审批制度。c.注意现场交通工具的管理,合理配置车辆,建立用车审批制度。d.抓好财务费用控制,严格按照分包合同支付项目各项费用,有审核有监督,避免管理不善带来的财务费用的损失。e.加强项目组成员的考核制度,奖罚分明。

2 总承包项目管理费控制的主要措施

2.1 建立责任制,完善管理费控制运行机制

1)健全责任制。总承包项目管理费控制与经济责任制相互补充,项目管理费控制是建立健全项目内部经济责任制的主要条件,而项目经济责任制,又是保证总承包管理费控制有效实施的重要保证,落实责任是对总承包管理费进行有效控制的关键。

2)建立完善的总承包项目管理费控制制度。在总承包项目实施过程中,为了有效地控制项目管理费的支出,防止损失和浪费,应分别建立有效的控制目标和制度。

3)提高全员成本意识。以效益引导分配是落实成本责任、提高全员成本意识的重要手段。

2.2 实行对总承包项目管理费影响因素的全过程控制

总承包项目管理的全过程也是对管理费消耗的过程,总承包项目的组织机构设置、供货商和分包单位的选择、工程的进度和质量、工程总包合同和分包合同等等都对项目管理费的发生产生直接或间接的影响,所以只有合理重视工程的全过程控制,才能有效控制管理费的消耗。

1)项目组应对项目管理成本进行目标分解,落实项目各级人员的成本责任和奖罚办法,并与项目各级人员签订成本目标责任合同,提高项目各级人员的成本意识,以动员全员参与项目的管理费控制。

2)合理设置项目管理机构,真正实现与国际接轨的项目经理负责制,使项目经理的权责利得到充分发挥。

3)严格按照招标程序进行供货商和施工分包商的选择。如果选择合格的供货商和施工分包商就会减少我们管理人员的投入,相反,如果选择了不合格的供货商或施工分包商,必然需要我们投入更多的管理人员才能达到控制工程的目的。

4)合理安排工期,严格按照总承包合同和分包合同组织工程施工,合理编制工程计划和人力资源计划,有效利用项目管理资源,避免人力资源浪费。

5)加强工程质量控制,避免因质量问题引起工期拖延等造成管理费用的增加。

6)在保证项目人员的正常生活前提下,抓好后勤保障费用的控制,厉行节约。如制定伙食费标准、劳保用品集中采购和专人管理等。

7)通过建立台账和落实到责任人制度,加强现场基础设备管理,提高完好率、利用率和装备效益,避免固定资产流失。如专人管理复印机,同时控制外来单位复印等。

8)加强项目竣工时物品的回收工作。

9)加强项目管理费核算,及时进行分析,使之控制在目标成本以内,为企业创造更多的效益。

总之,我们要向总承包项目的管理要效益,通过加强总承包项目管理费控制,提高利润增长点,从而使我们的总承包事业蒸蒸日上,蓬勃发展,为企业、国家和社会积累更多的财富。

[1]李 琨.浅议施工项目成本管理[J].山西建筑,2009,35(5):241-242.