电子文件对档案管理工作的影响及对策

池紫芬

(广州市商贸职业学校，广州510163)

电子文件对档案管理工作的影响及对策

池紫芬

(广州市商贸职业学校，广州510163)

在信息时代，随着计算机技术和网络技术的普遍应用，电子文件取代纸质文件是历史的必然趋势。它正逐步改变传统文件的处理和档案的管理方法，并将对今后档案事业发展产生深远的影响。

电子文件;档案管理;影响;对策

电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。它主要包括电子文书、电子信件、电子图纸、电子报表等。随着计算机和网络技术的普遍应用，电子文件在档案工作中大量出现，用传统的档案管理方法已无法有效地管理全新的电子文件，它在收集、整理、鉴定、保管、提供利用、档案信息编研等环节上的管理都与传统纸质文件的档案管理工作有一些不同之处。本文从五个方面谈谈电子文件给档案管理工作带来的一些影响和对策。

一、电子文件对档案业务工作的影响

1.电子文件改变了传统档案归档立卷的方式。归档立卷是传统档案工作中的一项重要内容，它是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点。纸质文件形成后先由文书部门立卷后交档案部门归档，每年集中归档一次，它已成为档案业务工作的固定程式，而电子文件打破了这个固定程式。电子文件可随时生成、更改，并及时存储到办公信息数据库中，供档案人员、技术人员和业务人员所共享。这使得文件与档案之间没有明显的界限，也无须每年一次的立卷归档工作。

2.电子文件提高档案整理、分类工作的效率。整理是传统档案工作的工作重点。它耗费了档案工作人员大量的时间和精力，纸质材料文件逐件整理，分类明确，归入适当的类目，费时又效率低。但在电子文件环境下，电子文件通过计算机信息管理系统迅速、有效、多角度地进行分类、整理，实现电子文件的高效管理。

3.电子文件内容的真实性影响档案鉴定工作的难度。电子文件内容的真实性是其是否具有保存价值的前提。由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大。根据传统档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限。而电子文件一方面由于制作方便，产生比以往更多的文件，大大增加文件管理人员的鉴定工作量;另一方面由于用户的需要，信息和数据可以重复地修改和添加，很难给电子文件划定固定的保管期限，这些都是档案鉴定工作所面临的新课题。

4.电子文件改变传统档案的保管方法。传统档案的保管维护中，主要强调防潮、防尘、防虫、防霉、防有害气体等措施，要求保管的场地面积大，须具备大量的档案架和铁皮柜存放纸质文件。而在办公自动化系统，由于电子文件信息存储的高密度性，使档案存储方式由档案柜转变为用数字存储器以及光盘、磁盘存储，极小空间可存放大量的数字文件，有效缓解了传统档案保管中档案数量庞大与库房空间相对狭窄的矛盾，为保管工作提供便利。

5.电子文件的广泛普及为传统档案工作的利用开辟了新的途径。传统档案的利用必须在档案馆进行，且受开馆、闭馆时间的制约，无法随时进行;同时文件的利用过程花费利用者大量的宝贵时间，包括路途时间、等候时间、检索时间等，然而档案馆仅能提供阅读、复制较单一的利用方式，利用效果差。进入信息时代，人们追求信息时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。电子文件充分利用现有网络资源，集中管理网络内各部门的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件，通过网络传输使需求者不受时间、地点的限制，跨地区在电脑终端检索、查询和利用，实现电子文件信息资源的共享，体现了电子文件高效快捷、便利的使用特点。

电子文件利用带来前所未有的优势的同时，也带来了纸质文件时代所没有的安全问题。主要是文件信息的安全性难以控制，由于电子文件信息与载体的可分离性和易改性使电子文件信息在利用活动中随时面临着被修改、盗窃、甚至被销毁的危险。此外，电脑病毒通过修改程序，并把自身的拷贝嵌入其中而实现对其他程序的传染，导致网络不安全隐患增加。

二、采取的对策

针对电子文件对档案管理工作带来的一系列影响，所采取的对策是:

1.建立健全电子档案管理工作的各项规章制度。档案工作的开展，需要有相关法规、制度的保证。建立健全各项规章制度，如:电子文件归档制度、保密制度、鉴定制度、电子档案备份制度、网上利用者身份确认制度和网络安全制度等，这样有利于档案管理工作有条不紊地进行。

2.档案部门介入电子文件的运作和管理。一些发达西方国家将档案管理延伸到文件管理中。比如加拿大的《文件保管期限表》，提出“电子文件从生成时就建立档案管理”的要求，这说明前端控制的重要性。从电子文件的形成，运行到归档管理，由主管部门或负责人统一协调，指定档案部门人员负责。如为确保电子文件的完整性和有效性，应从电子文件形成起就进行妥善管理;定期把符合归档条件的电子文件信息联机传输，在计算机网络上集中，并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上;具有保密要求的电子文件，上网时必须符合国家或部门的规定，要做好严格的安全保密措施，严防涉密电子文件在网络开放。

3.对电子文件凭证价值法律效力的确认。电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、复制的特征，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在，以至于难以确定其真实性、合法性、有效性，凭证价值失去基础，由于一系列技术和立法问题尚未解决。因此，目前大多数国家对电子文件的法律效力问题仍没有很明确的解决方案。我国把这个问题包含在计算机信息系统的整体法律认定上。笔者认为解决好电子文件的凭证性，必须要从管理制度、行政法规抓起，并强调以严格的技术措施来保障。

4.对电子文件内容真实性的保护。影响电子文件内容真实性的因素主要有两方面:一是电子文件信息的易改性，极易不留痕迹地改动文件信息;二是对软硬件的依赖性，由于软硬件升级换代，为了保证电子文件的可读性，必须对文件迁移，在迁移过程中造成文件部分信息的变化或失去。此外，人员素质对电子文件内容也有一定影响。因此，保证电子文件真实性需要从管理措施和技术措施两方面进行:首先，在管理上加强对参加电子文件制作和管理的人员进行严格的审查，从人员素质、综合能力、政治要求等方面多角度地选择，在源头上保证电子文件原始性、真实性。其次，在技术上通过运用电子印章或电子签名等方法对电子文件进行签发处理;在办公自动化网络中，自动对每份电子文件的修改、存贮、传输等任何操作都进行实时登记，以密码形式存贮并有防删改措施;提高软件平台的兼容性，能够读取多种文件格式，以保证文件迁移内容的真实性。

5.电子文件利用中的安全措施。电子档案在利用中的保密与安全是十分重要的，与纸质档案的利用相比，电子文件利用安全措施更加难以控制。因此，在电子档案的利用中，应采取以下方式:⑴提供利用时，应视利用者的情况而定，不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式。⑵依据电子档案内容的密级进行分层管理。通常情况下，对于内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用。对于提供利用的拷贝件制作，必须在有效监控下进行。⑶信息在传输过程中，必须对信息内容进行加密，并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换。⑷不论采取何种利用方式，系统都应对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关的记录，作为对利用工作查证的依据。⑸利用系统应有较强的容错能力，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。

6.加强培训，提高档案人员的综合素质。要通过各种方式对档案人员进行档案业务及现代化信息技术知识培训，使档案人员在掌握好本专业的同时，掌握计算机知识和操作技能，积极参与档案管理软件的开发工作，培养出复合型管理人才，以适应档案现代化管理的需要。

［1］冯惠玲.电子文件管理教程［M］.北京:中国人民大学出版社，2001.

［2］王炜，刘军.电子文件对档案工作的影响及对策［J］.北京档案，1999，(4).

［3］易碧荣.电子文件的归档管理和有效利用［J］.档案学研究，2004，(4).

The Influences and Strategies of Electronic Documents to File Management

CHI Zi-fen
(Guangzhou Trade Profession College，Guangzhou 510163，China)

Computer technology and network technology have been widely used in this information age.It is a inevitable tendency that electronic documents will take the place of paper documents.This trend gradually alters the way that we deal with the documents and manage the files，which influents the development of archival undertaking fatherly and widerly.

electronic documents;file management;influence;strategy

G276

A

1001－7836(2010)02－0183－02

(责任编辑:乔瑞雪)

2009－11－26

池紫芬(1971－)，女，广东梅州人，助理馆员，从事档案管理研究。