浅谈如何运用公共关系树立新时期档案馆形象

2010-08-15中铁二十四局集团福建铁路建设有限公司

海峡科学 2010年4期

中铁二十四局集团福建铁路建设有限公司曾莉

档案馆作为国家新时期信息产业部门,所保存信息在国家信息资源中心占有极其重要的位置。随着社会的不断发展，档案馆长期给人以神秘、保守、陌生的印象，严重影响到档案馆的发展，因此档案馆要真正赢得公众的认可，获得社会地位，笔者认为新时期的档案馆必须充分运用公共关系知识，树立公共关系意识，开展多项公共关系活动，让公众更多地利用档案资源，以此来实现档案馆的社会价值，促进社会和谐发展。

1 公共关系的内涵

公共关系一词源自英文的Public Relations。“Public”意为“公共的”、“公开的”、“公众的”，“Relation”即“关系”，两词合在一起的中文表述便是“公共关系”。1978年，在墨西哥城召开的世界公共关系协会大会上，提出公共关系是一门艺术和社会科学。公共关系的实施是分析趋势，预测后果，向机构领导人提供意见，履行一连串有计划的行动，以服务于本机构和公众的利益。简单地说，档案馆要协调和改善档案馆内部、外部关系，使档案馆的各项政策、工作和活动适应公众需求，在公众心中树立亲切、良好的形象。

2 开展公开关系活动为档案馆树立新形象的必要性

当前，档案馆受长期传统思想的束缚，往往将档案保管看得比利用重要得多，因此我国档案馆开展公共关系活动是十分有必要的。公共关系作为一门新兴的学科，与当前档案馆的发展密切相关，是宣传档案馆工作，提高档案利用率的有效途径；是改变公众对档案馆的传统旧形象，提高档案馆社会地位的最有效手段。

2.1 开展公共关系活动可以改变档案馆在公众意识中的旧形象，树立档案馆新形象

档案馆公共关系活动应借助各种传播媒介，消除公众对档案馆神秘、陌生的感觉，增加档案馆的知名度，解决目前公众对档案利用率不高，对档案馆工作不了解的现状。以此拉近公众与档案馆的距离，吸引更多公众到档案馆查阅资料，提高各种档案的利用率。档案馆有计划、有目的地通过各种公共关系活动，使公众逐步了解档案馆，改变对档案馆传统形象的认识，形成正确的档案意识，为档案馆树立新形象。

2.2 开展公共关系活动有助于协调处理好档案馆内部关系

档案馆内部上下级之间、各部门之间以及工作人员之间的关系是否融洽、协作是否齐心、集体荣誉感是否强烈，直接关系到档案馆的外部形象。开展公共关系活动可以使组织处于和谐的环境中。利用相互沟通增进档案馆内部团结，各部门相互了解、相互促进，在工作中相互配合、更加默契，逐渐营造和谐的环境来完善档案馆各项工作。在全体工作人员的共同努力下，很快就能为档案馆树立良好的形象。

3 对档案馆运用公共关系活动树立新形象的建议

3.1 改变传统观念，树立档案馆公共关系意识

公共关系意识是组织的一种团体意识，是从组织的立场出发，为组织的生存与发展而主动向社会进行沟通、协调和改善各种关系的意识。档案馆开展公共关系活动的最终目标是树立良好形象，而要实现这一目标，应当转变旧的传统观念，树立起档案公共关系意识。

3.1.1 树立公开意识，增加档案工作的透明度

树立公开意识可以提高档案馆工作人员的主人翁意识，增强档案馆的亲和力。原先对档案馆封闭的状态造成公众的误解，可以通过树立公开意识，增加档案工作的透明度，消除公众的误解。

3.1.2 树立平等双向沟通意识，坚持长期交流

档案馆树立形象的重要方式之一就是与公众的沟通，而与公众的沟通应该是双向的。一方面，档案馆要及时了解公众的需求，另一方面要将档案馆的政策、行为传达给公众，以此来消除公众对档案馆的误解。

3.1.3 树立公众利益意识，坚持互惠互利的原则

档案馆应该注意考虑自己的行为对公众利益的影响,是否保持与公众利益的一致性。公共关系活动的开展应坚持互惠互利的原则，这样一来就可以增进和维护双方利益，档案馆和公众取得共赢机率就很高，而档案馆建立的良好形象才能持久。

3.2 协调和处理好档案馆的内外关系

3.2.1 协调档案馆的内部关系

3.2.1.1 要协调好档案馆内部上下级之间以及各部门之间的关系。档案馆领导应该及时与员工进行沟通，了解他们的需求，听取他们的建议，理解他们的思想，承认和尊重每一个员工，让员工拥有档案馆主人翁精神。只有这样，才能激发工作人员的热情，增加他们的责任感，热爱自己的档案事业，使他们自觉建立并维护档案馆的形象。档案馆不仅要协调好领导与员工的关系，还要及时协调好档案馆内各部门之间关系。领导应让各部门经常沟通，了解对方的具体工作，相互理解、相互促进，支持对方的工作，以此来增加档案馆的凝聚力，使档案馆工作更加团结。档案馆内领导与员工和谐相处、各部门配合默契，工作效率也随之增加，档案馆资源配置得到优化，从此可以更好地为公众服务，使档案馆整体形象得以提高。

3.2.1.2 提高工作人员素质，强化服务意识，树立良好的个人形象。每个档案工作人员要树立形象意识，个人形象是整体形象的基础，在与社会公众的交往中，个人形象的好坏往往对档案部门的整体形象产生很大的影响。因此，档案馆一方面要提高工作人员的业务素质，培养服务意识，树立良好的形象。一名合格的档案馆工作人员，其态度一定要热情、周到、细致。档案人员服务态度的好坏，直接影响到档案利用者的心理，对于确实无法提供的档案，应向利用者诚心诚意说明档案缺失的原因，提供查找线索，而不能生硬的说“没有”二字，冷漠地拒绝利用者。另一方面要提高档案工作人员的文化素养。档案馆的每一个工作人员，都是档案馆面对社会公众的一扇窗户，工作人员文化素养的高低，直接影响到整个档案馆的文化品味。

3.2.2 积极协调与完善档案馆的外部关系

3.2.2.1 协调档案馆与政府机关的关系

我国是社会主义国家，大部分档案馆都是属于事业档案，由各级档案行政机构管理。档案馆必须协调好政府机关的关系，掌握正确的方针政策与法规等，努力按上级的计划和指示完成档案工作任务。档案馆还要向政府机关说明档案工作的重要性，以扩大档案馆在政府机关中的声誉和影响力。这样一来上级领导在考虑解决问题时首先就会想到档案馆，从而就会更加重视档案馆的建设工作，最终会在财力、物力上支持档案馆发展。

3.2.2.2 协调档案馆与利用者的关系

利用者是档案馆工作的主要对象,档案馆与利用者之间的关系是档案馆外部关系中最重要的部分。社会公众是档案馆的潜在利用者，档案馆要充分了解社会公众，根据利用者的要求，制定档案馆的工作计划，与利用者建立良好的关系。档案馆要树立“利用者是上帝”的观念，尽量满足利用者不同的需要与阅读习惯，为利用者提供全面的服务。档案馆用主动热情、周到细致的服务增加利用者满意度，让利用者再次光临档案馆，甚至于这些利用者还会成为二级传播者，向周围社会公众宣传，档案馆利用率随之就会提高，社会的影响力也会增加。

3.3 参与公众生活，全面宣传档案馆

3.3.1 与学校达成共识，建立爱国主义教育基地

学校培养着国家未来栋梁之材，档案馆往往承载着一个国家的历史。档案馆工作人员可以走到学校中成为校外辅导员，向学生讲解中国历史，讲解名人逸事等，也可通过办各种校办档案展，宣传档案知识，让学生近距离地接受有关档案以及中国各方面历史知识。又如在一些中国传统节日，如清明节纪念烈士时，档案馆工作人员就可利用自己丰富的历史知识到现场向学生生动讲述烈士的英雄事迹，这样学生更能深刻体会新中国成立的来之不易，因而触景生情强烈激发他们的爱国之情。这样一来，学生不仅受到了相关爱国知识教育，还对档案馆有了感性的认识。也许当时学生不一定就成为档案的利用者，但档案馆已在学生幼小心灵种下一粒种子，若干年后他一定会成为档案利用者之一。

3.3.2 充分利用大众媒介，全面宣传档案馆形象

大众传播对人们影响力十分广泛和巨大，是宣传档案馆形象的最佳武器。档案馆应该充分利用这个有利的武器，善于利用舆论的力量，借助新闻媒介，提高“见报率”、“上镜率”，扩大档案馆在社会上的影响力，以此来消除公众长期对档案馆的偏见。同时在利用传媒时也要注意信息网络的利用，当今社会是一个信息高速发展的时代，各级档案馆要通过互联网办好档案服务，提高档案利用率。

笔者通过调查发现，公众的互联网档案查询率高，档案馆利用互联网提高公众的档案利用率是非常有必要的。相比之下，档案馆查阅在互联网上的利用方式较传统方式存在着明显的优点，网上档案信息可以全天候24小时为公众服务，便于利用者随时随地、无须长途跋涉就能取得所需要信息，也无须档案工作人员不断到库房调卷就能阅读到大量的档案信息。但同时，我们也看到国内档案馆与国外发达国家或者与国内其他行业如图书馆相比，还存在着差距，如网上的主页设计单调、呆板、内容简单，网上服务方式单一、电子档案数字化进程慢等，这都需要档案馆与全体档案工作人员的共同努力。