对高校兼职档案员队伍建设的思考

张 韵

（仲恺农业工程学院，广东 广州 510225）

随着我国高等教育快速发展，学校的各项工作也在不断地增加和拓展，高校档案工作的涉及面越来越广，档案数量也快速增加，仅靠人数不多的专职档案工作者已经不可能实现高校档案工作的科学发展，高校档案工作服务学校与社会的能力和水平无法提升。高校档案工作要跟上时代的步伐开创高等学校档案管理、服务与建设的新局面必须加强兼职档案员网络建设队伍，充分发挥兼职档案员的作用。笔者认为，目前高校兼职档案员建设中的种种问题，并不是仅仅靠规章制度就能解决的。只有健全的考核机制、扎实的业务培训和有效的监督指导才是高校兼职档案员队伍建设的有力保障。

一、健全考核机制

由于兼职档案工作往往不计入工作量，不与收入挂钩，学校和档案馆（室）应制定相应的考核机制，定期根据兼职档案员的工作业绩进行考核，对工作出色的兼职档案员进行表彰，给予其精神和物质上的双重奖励。只有建立健全的考核制度，才能对兼职档案员的工作内容进行客观评价，使兼职档案员工作有目标，发展有方向，才能切实提高档案工作水平，保证应归档档案的质量。

制定科学的考核标准。考核标准应该结合学校实际，以各归档单位履行岗位职责情况和完成当年归档移交情况为重点。分别对分管领导和兼职档案员进行考核。从对档案工作的重视程度、应归档文件材料齐全完整程度、归档文件材料的整理质量等方面设立标准，尽可能量化，制定各项指标的百分比例。将兼职档案员的考核成绩纳入分管领导的考核成绩中，可以更加促进分管领导对兼职档案员工作的重视，提高档案工作水平。

考核标准应简单、易于操作、可行性强。不论是专职档案员还是兼职档案员应该都要对照考核标准及时、准确、有效地把握归档文件的整理质量，及时发现和解决相关问题，从而使档案室业务建设得到加强。每年年度考核应先由各归档单位自评，再由学校档案工作领导小组综合考察得出结论。评选结果确定后应召开专兼职档案员会议，在布置工作任务、总结上一阶段工作的同时，重点表扬和奖励工作表现突出的单位和个人及重视档案工作的部门领导，以树立先进典型。这样做是对兼职档案员辛苦工作的一种肯定，会让他们在潜意识中与先进比较，无形中让自己产生向上的动力。会让他们在做这项为国家、学校积累宝贵财富的工作时，保持良好的情绪和饱满的工作热情，积极主动地投入到工作中去，实现自我监督、自我鞭策、自我评价、自我控制，形成工作有序、忠于职守、爱岗敬业的良好职业道德风尚，达到档案工作的最佳状态。同时，考核的成绩还应与奖金、评职称、晋级挂钩。

考核的激励功能是促进兼职档案员队伍建设的有效手段。合理的考核方法可以成为激励各岗位人员工作、努力提高其业务水平的动力，推动档案工作不断创新。

二、扎实的业务培训

1.学校应根据自身的特点采取灵活多样的形式对兼职档案员进行业务培训

学校应根据自身的特点经常化、制度化地对兼职档案员进行档案培训，举办档案培训班，聘请校内外专家讲解有关档案知识，使兼职档案员明确职责，掌握高校档案的归档要求、归档范围、归档方法，了解文件归档整理流程。可以有计划地送一部分重要岗位兼职档案员参加国家、省、市专业培训机构组织的业务培训，使他们了解和学习到前沿的档案学理论和业务知识，开阔视野，拓宽思路。还要积极创造条件为兼职档案员提供相互交流、学习的平台。如定期或不定期地组织召开兼职档案员经验交流会，请工作出色的部门把先进经验介绍给大家，组织兼职档案员到兄弟院校档案馆（室）参观学习，以共同提高全校归档工作质量，提高其档案业务素质。还可充分利用现代化技术，将每次培训内容制作成课件挂在校园网上或刻录成光盘，使兼职档案员能随时学习，及时提高。

2.对兼职档案员进行培训应该内容灵活、具有针对性

培训内容首先要把增强兼职档案员忠于职守、爱岗敬业的精神放在首位，加强思想政治教育，增强兼职档案员的工作责任心和主动性。档案及其管理的专业知识其实并不难掌握，难的是高度的责任感和热爱这一行的爱岗敬业精神。

其次，培训内容必须具有实用性，可分门别类地、有针对性地组织培训，要从实际出发使参加培训者能学以致用，解决实际工作中的问题。要明确文件材料收集工作的分工，以解决部分兼职档案员对于本部门工作性质和职能了解不深、不能很好掌握本部门形成文件的范围和重要程度、分不清归档和不归档文件及对平时收集工作不熟悉不能及时收集整理等问题。培训的内容不能千篇一律，要注意，生动的案例和生动的语言能使每一位参加培训者取得更好的学习效果。

此外，要对兼职档案员进行计算机应用技术等方面的培训。随着科学技术的不断进步，许多高校档案部门在档案信息的收集、加工、检索、传输等方面实现了数字化，所以兼职档案员必须掌握一定的计算机应用等现代化科学技术，尽早适应电子信息技术给档案工作带来的影响和变革，懂得用现代化技术进行档案信息管理和开发利用。

三、加强监督指导

档案部门要积极主动地与兼职档案员加强联系，做到人性化与制度化管理相结合，要与兼职档案员交朋友，从情感上进行沟通，以人性化的关怀和理解，逐步强化兼职档案员的档案意识，调动其积极主动性。要随时了解归档单位的工作动态，掌握其常规工作以外的重要活动或重要工作。专职档案人员要以业务指导的方式对兼职档案员进行具体操作和一般理论方面的培训，有针对性地进行个别指导，帮助一些刚接手档案工作的兼职档案员尽快熟悉档案业务，做好本部门文件材料的立卷归档工作。抽查档案的收集、整理和归档情况，以便发现问题及时纠正。

档案工作是高校的重要基础性工作之一，也是衡量高校管理水平的重要标志。高校兼职档案员是高校档案工作的重要组成部分，是做好高校档案工作的重要力量。必须加强高校兼职档案员队伍建设才能保障高校档案工作的健康发展。

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