中小型图书馆图书编目工作之探析

2010-08-15刘欣

邯郸职业技术学院学报 2010年4期

关键词：书商本馆编目

刘欣

(晋中学院图书馆,山西晋中 030600)

中小型图书馆图书编目工作之探析

刘欣

(晋中学院图书馆,山西晋中 030600)

探讨中小型图书馆编目工作中存在的问题,分析了影响编目数据质量的诸多因素,从编目员的综合素质、外来数据的利用、制定编目细则、建立约束机制、编目外包的慎重采用等多个方面,提出了完善编目工作的具体措施。

中小型图书馆;编目工作;质量控制

编目工作就是对文献自身特征及存在状况的揭示,其直接结果就是书目数据,书目数据库是图书馆在未来信息社会生存和发展的王牌,因此数据质量至关重要。一条优秀的书目记录,必须能够准确无误地反映所编文献的个体特征,为读者提供必要的、准确的检索点。在实际工作中,尽管每位编目员都希望将工作做得最好,编目质量还是不易控制。目前,大多数中小型图书馆,编制机读目录主要还是使用“人机结合”的方式,计算机编目系统可以自动生成一些信息,但目录数据的绝大多数信息还必须由人工来收集、分析、选择、整理,并上机输入到编目系统中。在这样的机编过程中,诸多因素会影响到编目质量。

一、编目工作的障碍因素

1.著录标准化的程度

目前,我国中文图书编目普遍采用的是CNMARC格式,CNMARC格式(包括台湾的CNMARC)是根据我国出版物的一些特殊情况和规则的新变化,在 UN IMARC的基础上加上自己需要的特定字段而编制的。[1]102由于我国图书情报标准化的研究还不能完全跟上工作实践的发展,加上书目著录标准发展滞后,使得制作编目数据机构和书商各行其是,这是造成著录标准不统一、著录内容不规范的主要原因,比如国家图书馆的著录标准与 CAL IS的标准,在编目细节处理上,也就是在CNMARC格式字段著录上,也是存有差异的。还有对丛书、多卷书是集中编目还是分散编目以及在主题编目方面,没有统一规定。再者,由于CNMARC格式的不标准、不统一,加上不同层次的编目员对文字录入存在着不同的认识和对CNMARC格式著录规则的不同理解,造成了题名中的外文字母、阿拉伯数字、空格、标点等录入的不规范,从而使得编目数据内容著录不完整。编目质量的尺度是标准化、规范化,著录标准不统一、著录内容不规范影响着编目工作的质量。

2.编目员的水平

我国中小型图书馆除少数引进标准数据源外,大部分图书馆还是处在自建数据库阶段,中文图书普遍采用CNMARC格式著录,CNMARC编目非常严谨,没有经过专门的培训和长期实践,一般人员根本无法参与编目工作,由于机读目录描述方法的特殊性,编目员在机编过程中,一些人为因素极易导致编目数据质量的低下,比如编目员的思想素质跟不上,缺乏认真的工作态度和严谨仔细的工作作风以及业务能力的局限性,都可能影响到编目质量。据国外统计,检索文献信息时的误检率和漏检率 60%是编目人员的差错造成的。[2]77因此,每一位编目员的职业准则、能力水平和综合素质对编目质量而言是很关键的因素。

3.编目员对 CIP数据和套路数据过于依赖

CIP数据的实施,既节省了分编人员的脑力劳动和时间,又使得分编工作趋于标准化、规范化,并且解决了各信息部门今后的联网以及实现资源共享的书目数据难于统一的问题,不过需要注意的是某些 CIP数据存在一些不适合利用的情况,比如分类错误或不准确或不适合本馆的分类细则以及数据不完全或有误等,过于依赖 CIP数据必定会影响编目质量。

随着图书流通市场的发展和书商的成熟,为了达到促销的目的,书商往往会采用各种各样的营销方式,书商为图书馆提供的套路数据即是其一。规模较大的书商提供的套路数据可能是通过购买所得,比如购买 CAL IS数据或国图数据,这都有很高的信誉度,可是有些书商为了节约资金,随便外聘编目员来做这项工作,或者干脆对他们自己工作人员进行短期的培训就上岗,书商聘用的编目员或许有一定的编目水平和编目经验,但也不能排除编目能力一般的可能性,因此他们提供的数据质量可想而知。相对于图书馆,每个编目员都希望将记录做得准确、规范,可是由于利用了套录数据的不规范性,难免会出现错录、漏录的情况,所以说,编目员过于信赖书商提供的套路数据的做法是影响编目数据质量的又一主要因素。

4.突击编目的现象

不少中小型图书馆都经历过置原则于不顾,唯评估是从的状态,为了追求评估指标,只重数量而轻质量状况就很难避免。以我校为例,前几年由于受升本和评估指标的影响,我馆要在学校规定的有限时间内完成几十万册图书的加工,在这样的紧迫形势下,图书馆找不到更好的办法应对,唯有采取突击行为,除了馆内一些懂编目的人员外,从未对图书分编过的工作人员也都上阵,还抽调了一批勤工俭学学生来参与编目工作,这样突击编目的后果,就是编目数据质量的低下。

5.编目业务外包

近几年,由于各种原因,中小型图书馆采用编目外包的现象也很普遍。图书馆采编外包实际上是社会地位低下的图书馆突遇超常规发展机会引发的人员紧张和国内图书市场的竞争白热化的结果。[3]37承包编目业务大多数情况下是书商为了促销而被迫采取的策略,没有几家书商乐意免费提供此项服务。试想,承包商最终追求的目的只有一个,即利润最大化,当书商的利益和图书馆的利益产生冲突时,书商必然会想尽各种办法来追求更多的商业利润。[4]117-118所以说,外包编目人员的专业水平、人员的流动性、编目工作的特性以及集体主义观念等都很大程度地会影响到书商提供的编目数据质量。

6.编目细则的缺失

一个图书馆如果缺乏一套可行性较强的编目细则,编目员在实际工作中遇到有争议的问题时,就无章可循,各行其是的后果就是编目数据前后不一致、不统一。比如在分类法复分表的使用上如果不作出具体的规定,会出现标引工作的人为性;丛书和多卷书是分散著录还是集中著录如果没有规定,会出现著录工作的随意性等。再者,图书馆的工作是有继承性的,只有前期工作做得好,后来的接替者的工作才会顺利进行,不然各自为政,势必影响编目质量,造成书目数据的不一致、不统一。

7.缺乏必要的约束机制

高质量的书目数据库,是每个馆都在追求的目标。每个馆都在强调提高编目质量,但那只是属于单方面的质量要求,缺乏必要的约束机制,要高质量地完成编目工作,仍然是很难保证的。因为图书馆的每位工作人员在新的时期都会承担新的工作任务,尤其是编目部门大都实行量化管理制,工作人员都忙于新的工作任务,追求速度,忽视质量的现象就难以避免。因此没有硬性的制度约束,确实存在的数据质量问题就难以得到处理和维护,长此以往,书目数据库存在的质量问题会出现只增不减的状况。

二、完善编目工作的措施

通过对影响编目工作诸多障碍因素的分析,不难看出,一个馆编目数据质量如果不高,既有著录标准不规范的客观原因 ,也有图书馆管理机制不善的问题,更有编目员自身的内在因素,下面就对这些有碍于编目数据质量控制的问题,提出一些个人的看法和解决之道:

1.编目标准统一化

尽管CNMARC向全国各类图书馆提供了编制中文书目数据的统一标准和较为规范的参考依据,并且最大限度地方便了国内外书目信息的交换与共享,然而由于我国著录标准发展的滞后,与著录标准规范化相比还有一定的距离,要缩短这之间的差距,需要图书馆权威界的介入,有待于业内人士共同研究和开发,也要靠我们去呼吁、去推动、去影响。只有编目标准统一化,编目员在处理编目细节上才容易界定,不出差错,才能完善CNMARC数据,确保书目数据库的数据质量,进而为实现信息网络化奠定良好的基础。

2.加强编目数据库的建设

书目数据质量的如何,直接影响一个馆的形象,甚至可以说,书目质量是一个馆编目水平和管理水平综合能力的反映。因此一个馆的进取心还可以体现在对书目数据的建设上,馆领导首先要重视书目数据库的建设。

(1)认真选派编目员

CNMARC格式的著录对编目员的综合素质要求较高,编目员除了要有过硬的思想素质,还需要有很强的业务能力,不仅要熟悉 CNMARC格式的著录规则和标准,熟悉本馆的藏书特点和编目细则,还要熟练掌握计算机操作技能,并且还需要具备分析综合处理文献的能力。

(2)制定适合本馆的编目细则

每个馆都需要在严格把握国家标准的基础上,根据本馆的实际情况,制定出一套适合本馆藏书特点的编目细则。因为,任何一个馆的任何一名编目员都可能遇到一些在实际操作过程中难以界定的问题,分类法和编目规则也无法做到面面俱到,这时,本馆的编目细则就可以起到至关重要的作用。比如在复分表的使用方面、丛书和多卷书的分散还是集中著录方面都应该做出适合本馆馆情的规定,来减少编目员的随意性,进而提高数据的一致性和统一化的程度。另外,在实际工作中如果再出现新的难以定夺的情况,这时就可以集中本馆馆员的智慧,找到较为科学、合理的解决办法的同时,及时补充编目细则,为以后工作的顺利进行提供参考依据。

(3)建立质量审核制度

图书馆除了选派优秀的编目员,采取科学的、人性化的管理方法,在量化管理上要采取以人为本、区别对待、整体协调的原则外,还需要在全面质量管理上制定必要约束机制,比如建立编目质量审核制度。质量审核制度是图书馆通过审校环节对图书编目工作质量实施控制的一种管理制度。主要表现在:编目工作人员对著录数据的自校、互校和总校等多方面的管理。一名编目员,无论他的工作态度如何严谨,编目经验怎样丰富,计算机的操作技术多么熟悉,都难以做到每条数据万无一失、毫无漏错,在这样的实际情况下,审核是保证书目数据质量的重要手段。质量审核制度的目的就是将质量的隐患消除在每条记录的形成过程中,尽可能在数据传到中央库之前,做到准确无误。所以除了自校、互校以外,还很有必要选派综合素质过硬的专门人员对编目的数据进行总审核和把关。要想切实提高书目数据的质量,审核环节是必不可少的,严格的审核制度不仅是数据质量控制的重要环节,还是质量控制的表现形式。

(4)建立信息反馈制度

信息反馈制度是图书馆利用读者反馈信息对正在流通的图书编目数据质量进行的有组织、有目的地控制的一项管理制度。主要表现在:读者发现数据质量问题、相关工作人员收集整理信息、反馈数据质量问题的管理以及编目员针对反馈信息修正编目数据等多方面的管理。因为评判书目数据质量的标准,需要通过读者的查询和图书馆的各项服务工作来检验,所以说读者的信息反馈对维护书目数据质量很关键。这项制度具体操作起来,涉及到的人员比较多,不仅需要流通部门的人员配合,还要有读者的参与。所以图书馆需要建立一套完备信息反馈制度作约束,来强化相关人员的责任意识,使他们不仅积极、主动而且有组织地、有目的地进行收集、分析、整理质量信息,真正存在的数据质量问题就能够得到及时的处理,进而使书目数据库的质量得到全面的提高。

(5)慎重采用编目外包

编目外包的优点显而易见,节省人力、物力、财力和提高工作效率,但缺点也是突出的,中间控制不易操作,数据质量令人担忧。[5]83-84

编目工作相对于中小型图书馆,应该属于核心业务,对于核心业务外包一定要慎重选择,既要考虑本部门的人才结构、人员比例、馆内经费等相关问题,也需考查承包商的技术实力、服务态度、信誉度、工作效率、社会影响、以及以往的业绩等。一经采用,就要选派专门的编目员做好验收工作,把好质量关。

3.编目员的自身努力

数据质量是生命,是图书馆将自身融入整个文献资源网络、开展资源共享的基础,编目员必须意识到自己肩负的责任。作为数据库建设的主体因素,每一位编目员都要更新编目理念,从传统的“以藏为主——学术梳理”到“藏以致用——馆藏报道”而跃至今天的“利用至上——信息整合”,努力使自己的知识结构具有现实意义和前瞻意义。[6]1尤其在现今编目也外包的趋势下,既要看到有利的一面,也要有一定的危机感,要审视图书馆编目员的未来,找好自身努力的方向。

具体工作时,首先要端正工作态度,注意著录细节,对于 CIP数据要经过综合分析,根据本馆的实际情况有选择地参考;对于的套录数据也要有选择地利用,需要详细核对套录数据中各个著录项目内容是否著录完整。许多套录数据著录项目有明显的缺漏,编目员需要对其加以补充。尽管有些套录数据比较规范、标准,具体到每个图书馆的编目部门来说,都要根据本馆的编目细则来对其进行增、删、改等局部的修整,来适应本馆的馆情。比如,各馆的分类细则不同,编目员就应该对套路数据的分类号进行调整以顺应本馆使用。对于套录数据,不论是书商提供的,还是联机联合编目下载的数据,都不能过于迷信或只图省事而全盘照搬。