浅议西部民族地区高校档案信息化建设

许典利

(广西民族师范学院 党委办公室,广西 崇左 532200)

浅议西部民族地区高校档案信息化建设

许典利

(广西民族师范学院 党委办公室,广西 崇左 532200)

高校档案信息化建设是高校信息化建设的重要组成部分。本文阐述了信息时代西部民族地区高校档案信息化建设的重要意义和目前存在的主要问题,并就西部民族地区高校档案信息化建设应采取的有效途径进行了系统的探讨和论述。

西部民族地区;高校档案;信息化建设

随着信息技术的飞速发展,信息资源数字化、网络化的进程进一步加快,高校档案数字信息化的建设成为档案界关注的热点。高校档案数字信息化,有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点。因此,加快高校档案信息化建设步伐,构建准确、及时、经济、安全的档案信息数字化系统,是摆在高校档案管理工作者面前迫切需要解决的问题[1]。

一、西部民族地区高校档案信息化建设的重要意义

我国是一个多民族国家,除汉族外还有55个少数民族。在960万平方公里的陆地国土和300万平方公里的海洋国土上,民族自治区域面积占全国总面积64%,大部分是边疆地带。各民族都有悠久的文明历史和灿烂的传统文化。西部民族地区在我国历代的政治、经济、边防和多元文化舞台上都扮演过重要角色。西部民族地区高校档案是民族文化的组成部分,也是整个中华民族文化知识宝库的重要组成部分。加强西部民族地区高校档案信息化建设,是推进西部民族地区高校档案业务工作、适应国家信息化建设和档案事业发展的必然要求,对繁荣我国西部民族地区文化教育事业,增强民族团结,增进民族文化交流,发展西部民族地区经济社会发展都具有重要的现实意义。

二、西部民族地区高校档案信息化建设存在的主要问题

1.思想观念陈旧。长期以来,大部分档案工作者已经习惯传统的管理观念、理论和方法,沿袭的是传统的信息建设、管理和传递方法,而且没有要改变它的意识和压力,不愿意运用新的技术和方法来改变目前的工作方式,有目的地利用信息资源和积累信息资源的能力较差。加上一些高校领导在新形势下对档案信息化建设的重要性缺乏应有的了解和足够的认识,对档案管理自动化的必要性、紧迫性感受不深,热情不高,没有建立档案信息化的领导决策机构,也没有将档案信息化建设列入议事日程。这种由于档案管理人员信息意识的缺乏、档案管理理念的陈旧、管理手段的简单,造成当今档案管理人员获取和传递档案信息的途径单一、管理效率低下。因此,推动高校档案信息化建设,档案管理人员必须要更新思想观念,改变传统模式,充分借助高校发达的校园网,用新的视角、新的途径和新的手段来改变相对落后的管理状态,从而提升档案管理水平。

2.基础设施滞后。由于西部民族地区经济社会发展落后,不少高校的经费投入基本放在学科专业建设、科学研究和教学基础设施建设等紧密相关的项目,对档案基础设施建设的投入比较少,所以很多高校的档案基础设施落后,设备简陋,档案数字化管理水平也比较低,基本上是一片空白。经费投入不足严重制约西部民族地区高校档案信息化建设。一方面,国家对高等教育的投入相对比较少;另一方面,西部不少高校学费总收入偏低,对档案信息化建设的投入自然就会大打折扣。总之,西部民族地区高校档案工作技术和设备的落后,缺乏外在压力和内在的推力,致使档案管理处于乏力状态。

3.管理体制比较混乱。《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》虽然颁发了很多年,但是,“统一领导、分级管理”的档案管理体制在高校还没有得到真正落实。目前,一些地方政府和当地高校的档案管理工作几乎是各自为政,政府很少过问学校档案工作,学校也很少与政府联系沟通。学校内部管理体制的不完善,也制约档案工作人员的主动性、积极性和创造性的发挥。

4.档案管理队伍整体素质低。目前,西部民族地区高校档案管理的工作人员素质普遍不高,大多数没有接受过专门的档案管理专业培训,没有高学历、高职称,也没有参加任何培训学习,对自身工作的认识也不够,缺乏学习本职工作的积极性,在知识结构、人才结构和能力结构方面仍存在着问题。有些高校的档案室是学校安置、分流富余人员的“收留所”,既掌握现代科学技术、又精通档案业务的复合型人才相当匮乏。同外界交流也少,没有见识,档案管理基本还是过去计划经济体制下的工作的延伸,相对比较呆板,没有活力,领导也不是很重视,导致高校档案管理工作停滞不前,阻碍了高校档案事业的发展。

三、西部民族地区高校档案信息化建设的途径

1.充分认识信息化建设的必要性[2]。一是促进工作效率的提高。信息化管理,可改善档案管理工作。只有实现档案信息化,才能冲破档案利用的种种局限,使档案管理部门从封闭走向开放,从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为社会提供高效、优质的服务。二是普及率的提高。档案信息化建设,是建立在现代信息技术普遍应用基础之上,利用信息化手段,对档案信息资源进行处理及有效管理,通过网络设施互连和提供利用,以实现档案资源共享,促使档案资源普及率提高,同时也让利用者享受到方便快捷的服务。虽然档案涉及到安全性和保密性等诸多问题,但是这并不影响档案信息化的建设和发展,只要强化安全与保密意识,加强网络安全管理,采取科学有序的管理策略,就可以建起最好的防火墙。三是利用率的提高。档案工作的直接目的就是为有需求者提供服务。档案不是文物,对档案进行系统管理也是为了“利用”而不是为了“保存”。从“利用”这个角度来说,档案信息化大大提高了利用者的有效率和使用率。所以在档案信息化建设过程中,要考虑到是否能为学校各类利用者提供系统的、具有参考价值的档案信息。四是发展的必然性。档案产生的基础是高校日常工作中所产生的有价值资源。现高校管理实现办公自动化、资源信息化、数字化,所以档案采集工作必然是要随之而信息化的。通过信息化手段更好地管理高校档案资源。

2.强化宣传工作。高校档案信息化建设是一项全新的、开创性的工作,是一项复杂的系统工程,广大师生员工可能对这项工作的意义和实施办法不了解。为确保此项工作的顺利开展,高校档案馆(室)要主动做好电子文件归档意义、归档范围和归档办法的宣传工作。要通过多种渠道和途径,扩大宣传面,提高大家对档案信息化建设的认识。

3.加强基础设施建设。档案信息化基础设施建设关系到档案信息化建设的成败和整体水平。近年来,随着西部大开发的逐步推进,民族地区高校受到党中央、国务院的高度重视,对西部民族地区的教育投入的经费比重加大,学校领导应借此机遇,不断提高档案室的硬件建设,改善库房保管条件,增添现代化的计算机设备,保障档案室的资金投入,把档案室的建设提高到一个新的高度。高校档案部门的信息化硬件设施建设应主要以面向应用和面向需求为主,照顾到前后步骤的衔接。可根据学校财力情况与档案部门可支配的资金数量,制定一个中长期的硬件基础设施建设方案,采取逐年分步添加的方法。在硬件的采购与替换中可采取新机器高配置为服务器,旧机器低配置为终端,使有限的资金通过累加,最大限度的发挥效能。

4.重视人才建设。人才是高校档案信息化建设的关键,建立一支高素质的档案管理干部队伍是高校档案信息化建设应具备的现实基础,档案工作人员整体素质如何,关系到高校档案信息化建设的进程。为了适应档案信息化建设的需要,必须加强档案部门的人才储备,积极引进档案管理专业人才和计算机专业人才。我们面临的是科技革命日新月异的时代,随着档案信息化建设的发展,档案工作的重点必然向更深层次的信息领域进展,因此,一方面要引进相关领域人才,一方面要对现有档案工作者进行针对性的培训,如加强计算机、信息、网络和多媒体等知识和技术的培训。更新其知识结构,提高档案工作者的专业水平。档案人员要不断提高自身素养,恪守档案工作纪律,认真贯彻执行《档案法》,严守党和国家的机密,适应新形势,树立超前的管理意识,发挥其自身的协调能力及与各部门建立良好的关系,不断提高自身综合素质。

5.加强档案信息化标准化、规范化体系建设[3]。档案管理标准化是档案管理现代化和信息化的一项重要环节。现在,档案信息化建设工作已引起国家有关部门的重视和关注,相关的法律法规正逐步健全和完善。因此,各高校应该根据自己学校的实际情况,结合一些已经出台的国家相关标准,积极制定适合本校档案信息化建设的标准。

推进西部民族地区高校档案信息化建设势在必行。高校要紧紧抓住西部大开发这个有利契机,提高认识,更新观念,正视眼前困难,用发展的办法解决前进中遇到的问题,采取切实有效措施推进档案信息化建设,为社会和学校提供高效优质的服务。

[1]全国档案信息化建设实施纲要[N].2002-11-25.

[2]丁梅.试论高校档案信息化建设[J].兰台世界,2007(3).

[3]王淑敏,尉迟荔.关于加强档案信息化建设的几点思考[J].档案学,2003(2).

Construction of College’s Archives Informatization in West China’s Ethnic Regions

Xu Dianli
(Guangxi Normal University for Nationalities,Chongzuo,Guangxi 532200,China)

As an important part of informatization drive in colleges,the construction of college’s archives informatization in west China’s ethnic regions in IT age is investigated to find out its significances and major problems at present and to propose the effective approaches on this drive.

west China’s ethnic region;archives in college;informatization construction

[文献标识码]A

1673-8861(2010)01-0114-03

2010-01-23

许典利(1974-),男,壮族,广西隆安县人,广西民族师范学院党委办公室副主任,馆员。主要研究方向:档案管理。