高校图书馆与院系资料室文献资源共建共享探讨

范家全

（安徽师范大学图书馆，安徽芜湖241000）

高校图书馆与院系资料室文献资源共建共享探讨

范家全

（安徽师范大学图书馆，安徽芜湖241000）

高校图书馆与院系资料室文献资源共建共享是网络环境下节约人力物力、满足高校教学科研需求的必然之举。必须明确校园内文献资源共建共享体系的建设目标和建设保障，并从前期准备、运行共建和资源共享等三个阶段对校园内文献资源进行共建共享。

高校图书馆；院系资料室；资源共建；资源共享

3．提供全方位服务的需要。

高校图书馆与院系资料室实行资源共享，可以整合、优化人力资源和文献资源，集中力量开展各类信息服务活动。例如，举办新书展览、专题介绍、咨询服务，进行各种专题讲座、报告会等，有条件的院系资料室可以为专家、教授开展跟踪服务、专题服务等深层次的个性化服务，还可以将本学院的特色收藏、教师和科研人员的讲义及科研成果、研究生毕业论文、学术会议资料、专家言论等资料按统一的分类标准和体系，建立起目录清晰、结构合理、著录规范的特色数据库，使之成为高校网络信息资源的分支和重要组成部分。

二、高校图书馆与院系资料室文献资源共建共享的可行性

高校图书馆与院系资料室的主要任务都是为教学科研提供服务，都是高校文献保障体系的组成部分，性质相同，任务相同，都是收集、整理和研究文献信息资料，开展文献信息服务。

计算机管理、校园网络等现代信息技术手段为高校图书馆与院系资料室文献资源共建共享提供了技术支持，而图书馆自动化建设积累的经验能够为文献资源共建共享提供业务指导。全校的文献资源可以纳入一个自动化管理系统，实现文献资源建设的整体规划和最佳利用。

可以借鉴和参考各兄弟院校的成功经验。近年来，文献资源共建共享工作已在很多兄弟院校开展并取得了许多成功的经验。主要有几种模式：一是基础条件好，资金比较充足的资料室，成立图书馆分馆，如南京师范大学。二是规模较小的资料室，院系不单独设立资料室，由图书馆专门设“室”，馆、院系共建，如武汉大学数学与统计学院资料室就由武汉大学图书馆同数学与统计学院共建。三是图书馆与院系资料室建立联合目录数据库，如广西师范大学图书馆。

因此，高校图书馆与院系资料室实现文献资源共建共享是完全可行的，各学院可以根据自己的校情，建设

高校图书馆是高校的文献信息中心，为高校的教学和科学研究提供切实有效的文献信息保障。院系资料室是文献保障体系的一个有机组成部分，为本院系师生提供专业文献信息服务。图书馆与院系资料室都是为教学、科研服务的学术性机构，是信息化的重要基地。

随着科学技术的不断进步和各学科的发展，边缘学科、交叉学科越来越多。教学、科研工作人员对文献信息的需求也在不断变化，迫切需要大量内容新颖、类型完整、形式多样、来源广泛的信息。单靠高校图书馆或院系资料室，都不能够满足教学科研工作人员对文献信息的需求。在这一背景下，高校图书馆与院系资料室共同协作，进行文献信息资源共建共享，不但十分必要，而且刻不容缓。

一、高校图书馆与院系资料室文献资源共建共享的必要性

1．丰富藏书、节约经费的需要。

目前，文献数量急剧增加，书刊价格不断上涨，而高校图书馆与院系资料室之间、各院系资料室之间缺乏整体的文献资源建设规划，相互之间缺少采购沟通和协调，使本来拮据的文献经费得不到合理有效的利用。高校图书馆与院系资料室文献资源共享可以有效地解决经费不足和文献资源重复收藏的矛盾，节省经费，提高资金利用率。

2．藏书互补、完善职能的需要。

高校图书馆服务于全校师生，它的职能决定了藏书范围广、内容覆盖面大的特点，即以“广”、“博”见长；院系资料室则直接为本院系教学、科研服务，专门收集本院系相关专业文献资料，具有学科“专”、内容“深”的特点。通过文献资源共建共享，可以整合文献资源，提高文献资源利用率，增强文献资源的购买力，保证学科文献资源品种的稳定增长和应有的覆盖面，使读者获得更多的文献信息，更大范围地为读者服务，从而以最小的投入获得最大的效益。能满足教学科研需求的文献信息保障系统。

三、确立图书馆与院系资料室文献资源共建共享体系建设目标

要实现高校图书馆与院系资料室文献资源的共建共享，首先要明确建设的目标，只有目标明确，才能使工作有条不紊地推进，才能最终实现校园文献资源的共建共享。本文以安徽师范大学为例，对高校图书馆与院系资料室文献资源共建共享的目标和具体实施进行论述。

建设目标：利用现代信息技术手段，以建设联合目录数据库为基础，建立全校文献信息资源共建系统、书目信息服务系统和文献资源利用系统，建设图书馆与院系资料室统一领导、统筹规划、分工协作的一体化管理机制，为全校教学科研人员提供书刊及其他文献资源的网络公共查询，支持图书馆及全校各学院资料室联机合作编目，实现全校甚至国内、国际间馆际互借和文献传递，扎扎实实为教学和科研服务，为重点学科建设及高校总体目标的实现提供强有力的文献保障。

1．文献信息资源共建系统。

文献信息资源共建系统是文献信息资源共享最基本的物质基础，是文献信息资源共享的前提。

（1）联合采购。根据高校院系资料室建设的需要进行资源分工和布局，利用高校的文献采购系统在订购文献前进行书目的查重与协调。通过文献的集中采购、协调采购，减少不必要的重复，保证必要的品种，使文献信息资源达到合理的分布与经费的合理使用。

（2）联机合作编目。合作建立具有统一标准的书刊联合目录数据库，在此基础上按院系学科的侧重，负责文献的采集和整序工作，保证编目的规范性、标准性和完整性，这是高校资源共建、共知、共享的基本前提和保障。

（3）特色数据库建设。院系资料室可将本院的特色收藏，教师和科研人员的讲义及科研成果、研究生毕业论文、学术会议资料、专家言论等资料按统一的分类标准和体系，建立起目录清晰、结构合理、著录规范的特色数据库，使之成为高校网络信息资源的分支和重要组成部分。

2．书目信息服务系统。

通过书目信息服务系统可以为科研人员和学生提供校内所有文献资源的联合目录，使读者可以直接了解文献的收藏情况、收藏地点。同时还可以通过该系统连接到全国性或地区性的书刊联合目录数据库，为读者提供网上联机公共目录检索服务。

3.文献资源利用系统。

文献信息资源利用系统可为科研人员和学生提供更多的文献信息资源，使图书馆与院系资料室之间实现文献互借、文献复制、文献互阅、网上信息咨询。

四、高校图书馆与院系资料室文献资源共建共享体系建设保障

1．领导重视，认识统一。

高校图书馆与院系资料室文献资源共建共享工作涉及图书馆与各院系，领导要高度重视，认识统一。要充分发挥高校文献信息工作委员会的决策作用，由本校文献信息工作委员会领导全校文献体系的整体建设，图书馆在这一决策机构中也要充分发挥其应有的作用。

2．图书馆与院系领导通力合作。

充分发挥图书馆在业务和技术上的优势，有计划、有步骤地把各院系资料室的业务建设统一到与图书馆一致的规范上来。

3．统筹规划，节约经费，合理收藏。

按院系的学科建设、专业设置、读者特点等，由本校文献信息工作委员会进行统筹规划，确定图书馆和资料室在文献收藏方面各自的重点和范围，有效地利用经费，形成有重点、有特色、合理化的文献资源布局。制定全校统一的分编条例及标准，逐步实现各文献收藏部门对文献分类、编目的标准化、规范化，建立全校书目中心，并在此基础上建立全校自动化公共检索系统，为读者最大限度地利用图书馆和资料室的各种文献资料信息创造条件。

4．加强经费投入，重视人员培训，保证持续发展。

为做好文献资源共建共享工作，学校每年应保证一定的经费投入量，用以购置必需的文献资源。还应加强对院系资料员的学习培训工作，帮助院系资料员提高业务水平。

五、图书馆与院系资料室文献资源共建共享工程具体实施

1．前期准备阶段。

由高校文献信息工作委员会召集会议，全面动员，明确职责，布置任务。规定统一的图书馆自动化管理系统，以真正实现资源共享。各院系根据共建共享工作需要配备必备的计算机等相关硬件设备，同时调配人员（可组织部分特困学生勤工助学），协助完成编目工作。图书馆对各院系资料室人员进行业务指导和培训，培训主要内容是中国图书分类法第四版、文献著录总则、普通图书著录规则、CALIS联机合作编目手册等。

2．运行共建阶段。

（1）建立健全数据库建设的标准、规范和条例，数据库建设执行统一格式、统一标准。

（2）制定分编细则。以文献著录总则、普通图书著录规则、中国机读目录格式、CALIS联机合作编目手册为标准，与采编部图书编目细则保持一致，制定回溯建库工作分类排架号的选取规则，数据录入字段的选取规则等。

（3）确定数据回溯模式。由于卡片或账本回溯容易造成一些数据错误、数据遗漏等问题，再加上有些院系财产账建立得尚不完备，因此，各院系资料室藏书宜采用图书实物直接回溯的方式。

（4）制定工作范围与工作流程。科学地选定工作范围可以保证工作的顺利进行，由于各院系图书资料种类较多、数量较多，文献资源共建工程需分步骤进行，应先期完成中文普通图书的联合书目数据库建设工作，再完成连续出版物、外文图书等。

确定工作范围后，还要制定工作流程，合理的工作流程是高质量和高效率的保证。

3．资源共享阶段。

制定全校文献信息共享规则是共建、共享的保证。在建设好书目数据库的基础上，制定共享原则，实现校内信息共享和服务共享。高校文献信息保障体系的建设目标就是要走整体发展的道路，为全校培养高层次人才和进行学科研究提供文献信息保障。原则上所有的文献资源都应在共享的范围。但考虑到院系资料室藏书特点、人员编制等问题，一步到位地采取与图书馆相同的全开放型服务条件还欠成熟，可以逐步进行。首先由学校文献信息委员会制定标准，可以采取有限借阅的方法，即资料室文献以阅览、提供复印为主，条件许可的学院可以提供外借，但期限可比图书馆的短，以便提高流通速度。在取得一定程度的共享经验后，再开通多方面、较高层次的共享服务。

高校图书馆与院系资料室文献资源实现共建共享可以充分提高文献信息资源利用率，为教学和科研提供强有力的文献资源保障，是网络环境下资源建设的发展需要，是合理配置校内文献资源、避免重复和浪费的明智之举。其建设过程中的经验和教训还可以为更大范围的文献资源共建共享工作提供借鉴和参考。

责任编辑 刘云华

G253

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1008-6463（2010）04-0094-02

2010-09-03

范家全（1967-），男，安徽芜湖人，安徽师范大学图书馆馆员，高级程序员，研究方向为计算机信息处理与信息检索。