会计电算化条件下的内部控制探讨

王丽颖，张敬民

（1．梨树县最低生活保障管理中心 财务科，吉林 梨树 136500；

2．梨树农村成人高等专科学校 财经系，吉林 梨树 136500）

会计电算化是以电子计算机技术为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称。［1］基于它本身的特点，与手工会计相比，具有运算速度快、存储容量大、高度数据共享、检索查询速度快捷、制作报表容易、数据分析准确等特点。它的使用，可以节约会计人员的大量人力、物力和时间。控制与会计是不可分割的。内部控制制度是指一个单位为了保证各项业务活动的有效进行，保护资产的安全完整和有效运用，防止、发现和纠正错误、舞弊与欺诈行为，保证会计真实、合法、完整，提高经营管理水平和效益，为实现经营管理目标而制定和实施的一系列具有控制职能的方法、措施和程序的总称。

一、会计电算化对内部控制的冲击

由于会计电算化与传统的手工会计相比有明显的不同，这使得在传统手工会计下的有关内部控制制度不再适应电算化条件下的要求，需要企业及时调整内部控制制度。电算化会计对内部控制制度的兑现主要表现在以下几个方面：

（一）控制对象的改变

在原来手工操作下，内部控制的对象主要是实际操作的人，而电算化条件下，由于相关的工作大都由机器来自动完成，所以内部控制的控制对象由以对人的控制为主转变为对人、机的共同控制。

（二）存储介质的变化

在手工操作环境下，企业的经济业务主要是有纸化处理，所有业务均记录于纸张之上，这些纸质原始数据若被修改，则容易保留修改的线索和痕迹，这也是传统纸质数据的一个重要特征。但是，电算化系统下对业务的处理采取无纸化的形式，会计数据被直接记录在磁盘或光盘上，是肉眼不可见的，很容易被删除或篡改，并且可以做到不留痕迹，这样就很难辨别哪一个是业务原始记录。［2］另外，磁质介质易受损坏，所以会计数据也存在丢失或毁坏的风险。因此，在计算机中如何使磁性介质上的数据安全可靠，防止数据被非法修改是一个非常重要的问题。

（三）内容控制范围的变化

传统的内容控制主要针对交易的处理。由于计算机技术的使用，增强了会计处理能力，给会计工作增加了新的内容，同时也要求增加新的控制措施。这就使得内部控制制度的范围相应地扩大了。原来手工操作中没有的控制制度也相应地出现了。比如数据编码的控制、网络安全的控制、访问权限的控制等。

（四）审查、复核等控制被削弱

在手工会计系统中，审查、复核是很有效的控制措施。对于每一项经济业务的所有环节都有具有相应权限人员的审查复核并签章，自然形成了层层复核、道道把关的严格控制机制。而在电算化会计信息系统中，绝大部分处理是由计算机自动完成。［3］审查、复核等控制被削弱，甚至消失了。

（五）财务网络化带来的问题

近几年来，随着计算机网络技术的发展，会计信息网络化系统日趋普及，网络技术的广泛应用在很大程度上弥补了单机电算化系统的不足。虽然网络技术的应用使电算化会计系统的内部控制更趋完善，但同时也带来了新的问题。［4］财务软件的网络功能主要是通过互联网通讯技术，实现各项工作的远程操作，包括：远程报账、远程报表、远程审计、网上支付、网上催账、网上报税、网上采购、网上销售、网上银行等。要实现这些功能就必须有相应的内部控制制度做保障，这也加大了会计电算化系统安全控制的难度。网络黑客的恶意攻击、蓄意破坏或者病毒的感染等，都将可能使整个系统陷于瘫痪。

二、会计电算化系统下内部控制存在的主要问题

（一）会计软件本身存在的问题

会计电算化的最大载体就是会计软件，如果会计软件在设计、安装或者使用过程中出现问题，就很可能造成系统中数据被破坏甚至丢失。目前，很多会计软件是由专业的软件公司开发设计的，这就存在着开发和使用脱节的问题。如果在设计、开发中存在安全隐患，投入使用后会暴露出更多的问题。

其次，随着电算化水平的提高和系统功能的强大，对计算机知识水平和操作能力的要求越来越高，在岗的财务人员虽然经过一系列计算机和电算化的培训，但与实际操作水平还有一定差距。

（二）会计人员素质的问题

目前，我国会计人员的知识结构、年龄结构、业务能力等，有很多不能适应电算化会计的要求。这些会计从业人员，虽然接受过各种计算机技术的培训，但由于会计电算化的培训往往流于形式，而且培训教材大多老化，跟不上计算机技术的发展形势，这是造成会计人员实际操作能力差的主要原因。这种现象在一定程度上限制了ERP的推广与应用。

（三）电算化系统的安全问题

由于电算化信息系统和手工会计信息系统有着明显的不同，所以电算化信息系统下的安全性问题也比较突出：主要涉及到非法窃取密码；恶意修改破坏会计资料；物理因素导致数据丢失；网络的恶意攻击等等。这些因素的存在，时刻威胁着会计信息的安全。

（四）内部稽核的难度加大及审计成本的提高

在会计电算化条件下，要对公司的财务信息进行审核，必须保证公司相关会计资料的安全，在审核的过程中，不能泄漏公司的机密，这就要求审核人员要有良好的职业道德修养。同时，对会计系统进行审计，审计人员不仅要精通相关的会计知识，还要对所审计的会计信息系统比较了解并要具备处理复杂电脑数据的能力。因此，要对这些人员进行系统的培训，这就极大地增加了审计所需的时间和成本。

三、会计电算化条件下的内部会计控制措施

内部控制制度的健全和有效执行是会计电算化信息真实可靠的保证。内部会计控制的目的就是保证会计资料的真实性和完整性，提高会计信息质量，预防违法犯罪和舞弊行为的发生，保护单位财产安全，避免或降低各种风险，从而提高企业经济效益。强化电算化条件下的内部控制制度，尤为重要。

（一）加强制度宣传，培养职业道德素质

加强制度重要性的宣传力度，提高员工尤其是管理人员的认识，注重会计人员职业道德素质的培养。通过法律引导，督促企业健全内部控制制度，提高管理水平，当前应加强《会计法》、《内部会计控制规范》等法律法规的宣传力度，提高全社会、各行业尤其是管理当局对内部会计控制制度重要性的认识。注重会计人员职业道德素质的培养尤为重要，职业道德教育还要和岗位责任制考核结合起来，定期考评，将评估结果存入技术档案，作为晋升专业职务的条件之一，以使会计人员自觉用职业道德约束自己。

（二）建立健全会计档案管理制度

会计档案是重要的会计资料，在会计电算化的条件下，更要注重对会计档案的管理工作。在电算化下，会计档案更多的是以磁性介质来储存的。这些磁性介质由于本身的特点，对保管环境的要求更高。这就要求企业在保管这些会计档案时，针对不同的介质，采取不同的保管方式，做好防水、防火、防尘、防消磁等工作；对重要的会计档案要留有不同的备份，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失；所有软件文档资料、程序说明书等均按机密文件管理；报废的计算机，应将硬盘格式化，以免造成会计数据的泄密。

（三）加强系统安全与网络安全控制

加强系统安全控制，防止未经授权的人员动用各种系统资源，保护程序和数据的安全。为此，企业应当设立内部操作制度，严禁非电脑操作人员操作财务专用电脑；对操作人员实行身份认证控制，每次操作都要进行认证；对操作人员进行权限控制；数据处理和存储相隔离。针对网络安全问题，主要通过数据的备份、软盘的专用及杀毒软件的使用、接口保密等技术来保证网络的安全。

（四）加强内部审计工作

内部审计是保障内部控制的重要手段，这就要求企业内部必须建立一个不依附任何职能部门的、相对独立的内部审计机构，受公司最高层直接领导，独立行使审计监督权。通过内部审计，更清楚地了解内部控制措施是否能够保证为单位提供真实可靠的财务信息。

在会计电算化的条件下，内部审计工作的方式、方法也发生了相应的变化，因此，对内部审计工作者提出了更高、更严格的要求。即对会计资料要进行定期和不定期的审计，审查电算化会计账务处理是否正确、各项费用的开支标准是否正确、各种数据资料是否统一、相关的内部控制制度是否得执行、会计档案的保管是否符合要求等。通过内部审计工作者的工作，保证会计电算化系统下的会计信息正确无误。

（五）加强会计人员培训，提高会计人员素质

要使会计人员能够适应会计电算化的要求，必须加强对会计人员的培训。企业要高度重视对电算化会计人员的培养工作，积极组织会计人员学习电算化知识和技能，支持和鼓励会计人员参加会计电算化知识的继续教育和学历教育，培养对大批精通电算化程序的高级技术人才，使企业的电算化水平迅速提高。

综上所述，随着生产力的发展和科学技术的进步、信息技术的高度发展、全球经济一体化的进程加速，企业要顺应会计电算化的发展潮流，在采用电算化进行相应的账务处理时，要不断完善企业的内部控制制度，充分发挥会计电算化高效性和准确性的优势，保证企业财产的安全，为企业经营决策提供完整、准确的会计信息。任何工作都要与时俱进，会计电算化作为一种比较先进的会计事务工作模式，同样需要与时俱进，在实践中不断改进和完善，更好地为经济建设服务。

［1］ 蔡和平.会计电算化的产生与发展对企业内部控制的影响［J］.经济师，2007，（5）.

［2］ 白世武.浅析电算化会计信息系统的内部控制［J］.科技信息，2007，（12）.

［3］ 张岚.试论会计信息系统对内部控制制度的影响［J］.时代金融，2006，（11）.

［4］ 肖红军.探讨会计电算化的内部控制问题［J］.商情（财经研究），2008，（4）.