加强企业科研经费财务管理的探讨

刘艳玉

(中国石油集团测井有限公司,陕西西安710021)

加强企业科研经费财务管理的探讨

刘艳玉

(中国石油集团测井有限公司,陕西西安710021)

随着国家综合国力的不断增强,为推动科技创新、增强各行业的研发实力,国家、上级部门拨款资助企业进行研究开发和科技创新,以推动科技成果产业化发展;许多企业单位承担了大量的科研课题,因此,企业科研经费的核算及管理也尤为重要。

科研经费;项目管理;经费管理

科研经费是保证科研项目顺利进行必不可少的条件,科研经费的管理是企业管理的主要内容。如何通过科学、有效的管理,利用有限的经费最大限度地提高科研投资效益,是科研人员及科研管理人员应该探讨的问题。企业科研经费主要来源渠道有政府拨款、上级部门拨款及自筹项目经费。科研经费在大多数企业作为专项经费来管理,自身存在一定的特殊性,科研课题从立项到预算再到出具决算报告等诸环节,很大程度上脱离了项目承担单位的财务管理,给项目管理和经费管理带来了诸多不便。因此提出了如下对策。

一、加强项目长的综合业务培训,提高预算管理水平

大部分企业科研项目的管理实行项目长负责制,即项目长负责项目立项初期的可行性研究、经费预算、合同签订、出具财务决算报告等。项目长由于对项目所需经费缺乏专业知识,重视不够,科研项目立项时所报预算基本上没有经过太多的可行性论证,没有相关的财务专家参与预算论证,项目人员对于预算项目的理解不够专业,不了解项目成本核算的内容,而且没有与单位财务部门结合,致使预算编制不科学、不合理,总数基本上是大概数,分项数没有进行详细测算,因此会造成预算与实际情况偏差很大。而预算编制关系到日后的项目成本核算,批准的项目预算就是日后项目支出的合法依据,这就造成没有纳入预算而实际又必须开支的项目支出合情不合法的问题。因此,为减少类似问题的发生,要制定统一规范的预算管理制度,精细预算管理,减少预算执行过程中的偏差。项目长应具备一定的财务基础知识,在编制经费预算的过程中要结合项目实际、并把财务管理工作提前,让财务人员协助编制科学、合理、严谨的预算,为日后预算顺利执行打下良好的基础。

二、强化科研经费日常支出管理

日常支出管理是科研经费财务管理的一个重要环节,直接关系到经费支出的合理、合法性和经费预算的符合度。强化科研经费日常管理,就是要在经费预算的控制范围内,在取得合法凭据的基础上,把好专款专用这个关,使各项正常支出及时核销。在这个环节上,财务人员要做好以下工作:审核原始单据的合理合法性、每项支出是否与研究课题相关、是否有充足的预算指标、支出是否取得了相关负责人的同意、与支出相关的经济合同、验收报告是否齐全、间接费用分摊的依据是否合理等。此外,财务人员还有两项极为重要的工作,一是对即将结题的项目检查是否还有未报销的费用、实物已领用但未进行账务处理的原材料;二是分期付款但尚未执行完毕的经济合同。就笔者本人的经验来说,这两个因素将给项目成本核算带来很大的影响,所以财务人员一定要加强项目执行过程中的财务监督。

三、合理确定间接费用分配方式,实行科研项目全成本核算

实行科研项目全成本核算,一方面可以为管理者提供真实合理的费用支出依据,另一方面在市场经济条件下可以合理制定收费依据,同时为执行好国家所得税优惠政策提供依据。因此必须把应有科研项目承担的相关间接费用合理分摊到项目成本。在理论上,费用分摊可能存在一个最佳标准。有一些共同费用的分摊标准比较明确,如水电费按实际耗用量分摊;但是,更多的共同费用没有明确的分摊标准,费用分摊类似于内部税收,它是政策导向的,不同标准可能会有不同的后果,如按人员为标准可能会促使某些项目尽量少雇佣人员,此外,还可以按比例为标准、按协商标准等。因此,没有绝对完美的分摊标准。费用分摊方式有如下3种:项目总经费比例、当期成本支出比例、项目参与人员比例。使用项目参与人员比例进行分摊是一种相对合理的方法。另外,为满足项目全成本核算的要求,内部单位之间要加强结算,合理确定结算价格,特别是为科研提供试验的支出,往往被大家忽略掉了。

四、应加强科研中间产品管理

针对政府拨款、上级部门拨款的科研项目,特别是样机制造和软件开发项目,都会形成一定的科研中间产品,如石油企业开发形成的测井仪器、解释处理软件等,由于日常研发支出已在科研成本中列支,这些中间产品成了实物资产。如果不进行监管,很可能企业会隐瞒这部分中间产品的销售收入,私设小金库,导致国有资产流失。就目前的管理现状来看,相当多的企业在这方面的管理是缺失的。笔者认为,不管是上级监管部门还是企业内部都要加强科研中间产品的管理,登记造册,明确形成时间、存放地点、保管人、移动情况等要素,对于可形成收益的科研中间产品,及时确认资产,积极进行处理,一方面防止国有资产流失,另一方面形成效益最大化。

五、做好科研经费审计工作,加大监控力度

为加强科研经费的使用监管,上级监管部门应定期指定专人对科研经费的使用进行专项审计。审计人员的组成包括专业技术人员和财务专家,审计的重点在于经费使用的合理性及与预算对比的符合程度。目前大多数监管机构在进行科研经费审计时,重点都在经费使用与预算的符合度,因为没有相关的技术人员参与,对支出与项目研究内容的相关性无从考证,但从根本上来说,支出的合理性比预算对比的符合率更为重要。在对待经费使用结果上,应区别对待,不能一味追求“拨多少钱就花多少钱”的效果,发现项目经费不按规定使用的,应及时予以纠正;无法纠正的,停止拨款,并追回剩余经费;项目完成后尚有经费结余的,收回剩余经费或转拨给其他项目。总之,要搞好科研经费审计工作,进一步加大预算执行过程的监管力度,规范科研经费开支范围和标准,堵塞财务管理中的漏洞,逐步建立起从项目立项申报、预算编制、中期评估到决算编报的全过程监督制度,确保科研资金安全。

六、制度建设是加强科研经费管理的重要保证

科研经费财务管理必须规范统一、有据可依。承担科研项目的单位要自觉遵守财经纪律,严格按财经纪律办事,自省自律,认真查找和纠正项目管理中存在的问题。加强科研经费财务管理,制度建设是保证,要建立一套科学性、操作性强的、行之有效的科研经费财务管理办法和制度。可根据国家和上级部门的相关政策制度,结合本单位实际,制定出一套科学合理的科研经费财务管理办法。完善相关奖惩措施,充分调动项目研发人员的积极性,加强各相关部门的配合,避免造成预算编制与财务部门脱节、项目财务决算报告与财务账面数不一致等现象。同时,在经费管理中要坚持原则性与灵活性相结合的原则,尽可能为科研工作开展提供好的服务。

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责任编辑 胡号寰 E2mail:huhaohuan2@126.com

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1673-1395(2010)04-021-02

20100325

刘艳玉(1976—),女,陕西西安人,会计师,主要从事财务资产管理工作。