浅析建设施工的合同管理

何颖洁,刘 玲

(江西铜业集团公司永平铜矿,江西铅山 334506)

浅析建设施工的合同管理

何颖洁,刘 玲

(江西铜业集团公司永平铜矿,江西铅山 334506)

介绍了合同管理的主要任务,合同管理是项目管理的核心,合同管理工作始终贯穿于项目管理的全过程。合同分配着工程任务,在项目中,目标和计划的落实是通过合同来实现的。阐述了合同管理的意义和作用,针对合同管理中出现的合同法律体系不完善、不重视合同文本分析、合同管理意识淡薄、缺乏有效的分包合同管理、不重视合同归档管理等问题提出了一些建议和对策,目的旨在加强建筑施工企业的合同管理,维护企业的合法权益。

合同;管理;工程

1 概述

建设施工合同是指承包人按照发包人的要求,依据勘察、设计的有关资料、要求,进行施工建设、安装的合同。是承发包双方为实现建设工程目标,明确相互责任、权利、义务关系的协议;是承包人进行工程建设,发包人支付价款,控制工程项目质量、进度、投资,进而保证工程建设活动顺利进行的重要法律文件。有效的合同管理是促进参与工程建设各方全面履行合同约定的义务,确保建设目标(质量、投资、工期)的重要手段。

建设施工合同的内容包括工程范围、建设工期、工程质量、工程造价、技术资料交付时间、材料和设备供应责任、拨款和结算、竣工验收、质量保修范围和质量保证期、双方相互协作等条款;其合同文本主要内容如下:

协议书名称:

协议书包括发承包双方全称;工程概况;工程承包范围和方式;合同工期、质量标准;合同价款;组成合同的文件;甲方关于按照合同约定支付合同价款的承诺及乙方按照合同约定进行施工、竣工交付工程及质量保修的承诺;生效日期及条件。

通用条款:

通用条款是双方都需认可的词语、合同文件和对于工程事务的处理方法。包括双方的一般权利和义务;施工组织设计和工期;质量与检验;合同价款与支付;设备材料供应;工程变更;竣工验收与结算;违约、索培和争议;其他有关安全施工、发现文物及地下障碍物的处理方法、工程分包、不可抗力、保险、担保、合同解除、合同生效与终止的处理方法。

专用条款:

规定以上内容和结合具体工程的一些特殊规定。

附件:

(1)乙方承揽工程项目一览表;

(2)甲方供应材料设备一览表;

(3)工程质量保修书。

2 合同管理的主要任务

合同管理是项目管理的核心,合同管理工作始终贯穿于项目管理的全过程。合同规定了工程任务,在项目中,目标和计划的落实是通过合同来实现的。它详细地、具体地定义着工程任务相关的各种问题。

2.1 合同签订前的主要任务

先对招标文件进行分析和合同文本审查,并作出相应的分析报告,对合同的风险性及可以取得的利润作出评估。其次进行工程合同的策划,如分包合同策划,解决各合同之间的协调问题。再次为工程预算、报价、合同谈判和合同签订提供决策的信息、建议、意见等,对合同修改进行法律方面的审查,配合企业制定报价策略,配合合同谈判。

2.2 合同签订后的主要任务

(1)建立合同的保证体系,以保证合同实施过程中的一切日常事务性工作有秩序地进行,使工程项目的全部合同事件处于控制中,保证合同目标的实现。

(2)对合同实施情况进行跟踪;收集合同实施的信息,及各种工程资料,并作出相应的信息处理,将合同实施情况与合同分析资料进行对比分析,找出其中的偏离,对合同履行情况作出诊断,提出合同实施方面的意见、建议,甚至警告。

(3)进行合同变更管理。主要包括:参与变更谈判、对合同变更进行事务性处理、落实变更措施、修改变更相关的资料、检查变更措施的落实情况。

(4)日常的索赔和反索赔工作。

2.3 合同确定了项目的组织关系

合同规定着项目参加者各方面的责权利关系和工作的分配情况,直接影响着整个项目组织和管理系统的形态和运作。

3 合同管理的意义和作用

3.1 规范建设各方行为的需要

目前,从建筑市场经济活动及交易行为看,工程建设的参与各方缺乏市场经济所必须的法制观念和诚信意识,不正当竞争行为时有发生,加之市场机制难以发挥应有的功能,从而加剧了建筑市场经济秩序的混乱。因此,管理部门必须加强建设工程施工合同的管理,规范市场主体的交易行为,促进建筑市场的健康稳定发展。

3.2 施工合同是承发包双方履行义务、享有权利的法律基础

为保证建设项目的顺利实施,通过明确承发包双方的职责、权利和义务,合理分摊承发包双方的责任风险,建设工程合同通常界定了承发包双方基本的权利义务关系。如发包方必须按时支付工程进度款,及时参加隐蔽工程验收和中间验收,及时组织工程竣工验收和办理竣工结算等。承包方则必须按施工图纸和批准的施工组织设计组织施工,向业主提供符合约定质量标准的建筑产品等。

3.3 合同是处理建设项目实施过程中各种争执和纠纷的法律证据

建设项目由于建设周期长、合同金额大、参建单位众多和项目之间接口复杂等特点。在合同履行过程中,业主与承包商之间、不同承包商之间、承包商与分包商之间以及业主与材料供应商之间不可避兔地产生各种争执和纠纷。而调处这些争执和纠纷的主要尺度和依据应是承发包双方在合同中事先作出的各种约定和承诺,如合同的索赔与反索赔条款、不可抗力条款、合同价款调整变更条款等等。作为合同的一种特定类型,建设工程合同同样具有一经签订即具有法律效力的属性。

4 目前合同管理存在的主要问题

4.1 法律有待健全

当前我国建筑、合同法律体系还不够完善,部分法律条文不够严谨,有漏洞可钻。有法不依、执法不严的问题时有发生。

4.2 不重视合同文本分析

合同主体不当;文字不严谨;条款不全面,不完整,有缺陷,有漏洞,挂一漏万。

4.3 合同管理意识淡薄

不习惯按合同办事,出现问题不找合同,而是习惯于协调。大多数项目管理机构都未设立合同管理部门,缺乏可行的有效的合同管理体系和具体的操作流程,不能对工程进行及时的跟踪和有效的动态合同管理。合同归口管理、分级管理和授权管理机制不健全,合同管理程序不明确,或有制度不执行,该履行的手续不履行,缺少必要的审查和评估步骤。缺乏对合同管理的有效监督和控制。

4.4 缺乏有效的分包合同管理,只有从合同而没主合同

总承包商和各专业分包商之间及各分包商之间经营因合同界限不清,责、权、利不明确,互相推诿,影响工程建设的顺利进行。特别是土建和水电、设备安装之间的交接部分,扯皮更多。

4.5 专业的合同管理人才匮乏

建设合同涉及内容多,专业面广,合同管理人员需要有一定的专业技术知识、法律知识和造价管理知识。合同管理是高智力型的、涉及全局的,又是专业性、技术性强、极为复杂的管理工作,对合同管理人员的素质要求很高。管理人才的缺乏也是影响建设项目合同管理效果的一个重要因素。

4.6 不重视合同归档管理,管理信息化程度不高,合同管理手段落后

一些建设项目合同管理仍处于分散管理状态,合同的归档程序、要求没有明确规定,合同履行过程中没有严格监督控制,合同履行后没有全面评估和总结,合同管理粗放。没有按照现代项目管理理念对合同管理流程进行重构和优化,没能实现项目内部信息资源的有效开发和利用,建设项目合同管理的信息化程度偏低。

5 建议与对策

5.1 加强合同管理体系和制度建设

项目建设各方要重视合同管理机构设置、合同归口管理工作。做好合同签订、审查、授权、公证、履行的监督管理。建立健全合同管理制度,严格按照规定程序进行操作,提高合同管理水平。同时建立以合同管理为核心的组织机构。企业内部应建立合同管理组织,使合同管理专业化。要确立合同与成本、工期、质量等管理子系统的界面,将合同管理融入施工项目管理全过程中。及时准确的了解工程的种种情况,从整体上把握工程的顺利进行。

5.2 加强合同管理意识,重视合同管理

要从思想上真正意识到合同的重要性,强调按合同要求施工,而不仅仅是按图施工。但是,意识的形成是一项长期的工作,企业的领导应该重视这项工作,常抓不懈。可以经常举办学习班、讲座等方式,提高全员的合同管理意识。

5.3 加大合同管理力度,保证施工合同全面履约

为保证施工合同全面履行,管理部门应把施工合同管理工作列为整顿规范市场工作的重要内容。要在严把审查关的基础上,加大合同履约管理力度。对资金不到位的项目不予办理工程报建手续,不得组织招投标,建设行政主管部门不予办理施工许可;坚决取缔垫资、带资施工现象,努力净化建筑市场,进一步维护承包商的合法利益。

5.4 制定合同管理工作制度,明确合同管理的工作流程

为保障管理流程的顺利实施,制定必要的工作制度是十分必要的。如:合同交底制度;责任分解制度;每日工作报送制度;进度款的审查批准制度等。对于一些经常性工作,如图纸批准程序、工程变更程序、分包商的索赔程序、分包商的帐单审查程序,材料、设备、隐蔽工程、已完工程的检查验收程序、工程进度付款帐单的审查批准程序、工程问题的请示报告程序等,应规范工作程序,做到有章可循。

5.5 加强分包合同和合同变更管理

在订立分包合同时要充分考虑工程的实际情况,划清合同界面,明确双方各自的权利和义务。同时合同管理人员还需要建立分包合同档案,对分包范围和部位进行动态跟踪管理。合同变更在工程实践中是非常频繁的,变更意味着索赔的机会,在工程实施中必须加强管理。合同管理人员应该记录、收集、整理所涉及到的种种文件,如图纸、各种计划、技术说明、规范和业主的变更指令,并对变更部分的内容进行审查和分析。

5.6 加强合同及相关文件归档管理工作,为合同顺利履行创造条件

合同文本及相关资料同属重要法律文件,发生之后应及时建帐并妥善保存。由于建设项目周期长,涉及专业多,面临情况复杂。在经过一个长时间的建设过程之后,很多具体问题要依靠相应资料予以解决。为此,做好资料归档工作决不是简单的文档管理问题,应专人负责,负责到底。另外,要加快合同管理信息化步伐,及时应用先进管理手段,改善合同管理条件,不断提高管理水平。

5.7 重视合同管理人才的培养

合同管理人员首先必须是优秀的工程技术人员,同时还必须熟练掌握和运用各种法律、法规;熟悉合同履行和工程索赔管理;熟悉工程造价和会计帐务;精通合同业务,胜任合同拟稿、修改、谈判和解释。

6 结语

现代社会是合同社会。建立以合同管理为龙头的项目管理体系,才是抓住了问题的关键。研究项目管理,就不得不研究合同、研究如何制定与执行合同。可以说,离开合同,就没有工程质量,也没有对进度与费用的管理,合同管理已经成为了经济建设的基础,因此,建立以合同管理为核心的项目管理体系,是提高项目管理水平的必由之路。一个企业的经营成败和合同与合同管理有密切关系。只有重视合同、重视合同管理,才能有效的降低工程风险,增加企业利润。

REFERENCES

[1] 成虎.建设工程合同管理与索赔.东南大学出版社,2008.

[2] 建设工程施工管理.中国建筑工业出版社.

[3] 周吉高.建设工程专项法律实务.法律出版社.

On ContractManagement of Project Construction

HE Ying-jie,L IU Ling
(Jiangxi Copper Corporation Yongping CopperMine,Yanshan 334506,Jiangxi,China)

Contractmanagement is the core of project management.This article illustrates the meaning and function of contract management,problems existing and puts for wars to some suggestions and countermeasures.

contract;management;project

F273.7

:C

:1009-3842(2010)01-0105-03

2009-12-28