高校办公室协调工作的方法和艺术

刘娟

（淮阴工学院院长办公室，江苏淮安223003）

高校办公室协调工作的方法和艺术

刘娟

（淮阴工学院院长办公室，江苏淮安223003）

协调是办公室工作的一项重要职能，协调工作的质量，直接关系到办公室工作的质量和效率，关系到办公室的形象，关系到领导决策的落实。因此，具备良好的协调技能，掌握高超的协调艺术，是出色完成办公室工作的保证。

办公室工作协调工作领导决策协调艺术

协调工作是办公室工作的重要方面，其不同于领导层的协调，有其自身的特点。领导层的协调，主要目的是进行决策；而办公室的协调，则是服务于、服从于领导的决策，受领导的指派去进行协调，主要任务是：正确处理各种矛盾，克服工作难点，及时妥善解决问题，最大限度地调动各方面的积极性，在共同的目标下，做到步调一致，密切配合，保证党的路线方针政策和重大决策与重要工作部署得到顺利贯彻落实。

一

学校办公室协调工作的目的，在于理顺学校管理工作的各种关系，加快工作节奏，提高学校的管理效益。为了达到这一目的，学校办公室在协调工作中应掌握一些基本的协调方法。

（一）规劝疏导式协调

客观规律要求学校办公室在从事协调工作时，要把协调事项放在学校全局的位置上加以考虑。有许多事情从局部看是可行的，但从全局看，则是不可行的。此时，不可行的就应该放弃，不能不顾全局利益，甚至损坏全局利益。但协调对象一时还想不通，甚至还闹别扭、有情绪。在这种情况下，就需要和风细雨地规劝和疏导。疏导的办法就是要耐心中肯地进行说服教育，对事情进行分析说明，并表示要顾全大局。规劝疏导关键在于以理服人，因此要平心静气，不可操之过急。

（二）命令式协调

又叫强制性协调，是一种迅速、及时、强硬的协调方式。事物在发展变化过程中处于渐变的状态，因此，在协调中遇到突发性事件，应当机立断，强行加以处置，以免贻误时机，造成不良后果。一要把握好“热”处理和“冷”处理的关系。对要求紧迫的事情，要做到急事急办，特事特办。对那些复杂又不太着急的事情，不妨暂缓办理，以便寻找出更佳的处理方案和办法。二要运用好借助“内力”和“外力”的关系。在处理问题上，既要善于运用好“内力”，按照政策规定、上级意图、传统做法进行协调，又要善于借助好“外力”，研究、学习、运用他人经验搞好协调。三要处理好复杂问题简单化和简单问题复杂化的关系。当协调工作遇到矛盾时，头脑要清醒，抓住重点，在纵横交错的矛盾中及时理出头绪。而对那些看似简单实则复杂的问题，在协调时要想得周密些。四要坚持平等协商，主动协商，充分尊重对方，进行平等协调。

（三）建议式协调

协调的一项重要内容是为领导参谋，提建议。发挥协调中的参谋作用应把握三点：一是对协调过程中需要领导决策的问题，应了解清楚情况、有分析、有解决办法，以便于领导决策时参考；二是要明确自己的职责，提出的建议要与协调工作密切相关，不能牵涉与此无关的情况，以免分散领导精力；三是要摆正自己所处的位置，多用请示的语气和表达方式，不能越俎代庖，强迫领导采纳用自己的建议。

（四）会议式协调

会议是协调工作的重要方式。工作会议最为常见，座谈会、研讨会、情况交流会、现场会也都可以成为协调工作的有效形式。通过会议进行协调时，学校办公室可将需要协调的事项、要求、办法等提出方案交会议审议，通过会议作出决定，协调各方面的工作。接受学校领导委托，由学校办公室出面，召开协调会议，部署、检查工作，这是当问题涉及几个部门的工作时常用的办法。召开这种会议主要是为了统一思想认识，如果需要作出决定，仍应提出方案交校领导审定。座谈会、研讨会、情况交流会等主要是通过沟通信息、探讨研究问题来进行了解，取得共识。

（五）商榷式协调

协调者以平等的身份、商榷的态度，用探讨的口气发表自己的意见，征询对方的看法，共同寻求解决问题的最佳办法，达到协调目的，这就是商榷式协调。在重大问题未决策前学校领导同各基层单位一起寻找方案；学校各部门之间，为了达成某种协议共同进行磋商；一般都采用商榷的方式。与商榷方式相反的是把自己的观点强加于人，或上级压下级、以多数压少数的做法，其结果只能是适得其反。

（六）沟通式协调

在大多数情况下，部门之间产生矛盾的直接原因在于认识的差异和分歧，而这种差异和分歧往往是由于对某些信息了解和掌握的多寡迟早不同而造成的，或者是彼此间的误解所致。沟通式协调就是学校办公室及时、有效地向有关方面通报新情况和信息，包括学校领导的指示和设想，有关的政策、法律规定、上级文件、历史资料、国内外信息、本校工作动态、新的理论知识等，从而帮助各方面熟悉全面情况，既知己，又知彼，克服思想上的局限性，有助于问题的解决。当然沟通要有原则，不能无原则地乱“通”。

（七）随机式协调

在实际工作中，大量的情况和问题属于新出现的，或具有新的特点和不确定性，并没有一种现成的模式和协调解决办法。解决这类问题，只能根据实际情况，采取不同的方法，这时的协调工作就要相机行事，临场应变，如建议学校领导联合办公，或到现场调查处理问题，或与有关方面及时取得联系等。

二

协调方法是协调工作的手段与途径，协调艺术是创造性地运用协调方法的技能和技巧。通俗地讲就是为达到协调目的，完成协调的任务而采取的手段、方法和技巧，而这些手段、方法和技巧就是桥或船，没有这些东西，就不可能到达实现协调目的的彼岸。要想取得协调工作良好的效果，除了必须掌握一些协调的方法外，还得讲究一定的协调艺术。

（一）善于进行沟通

从管理学的角度，沟通是协调的前提，协调是沟通的结果。在某种意义上说，沟通也是一种协调。因此，学会运用沟通的艺术，可以促进有效的协调。

1.注意观察。所谓观察，即协调者凭借感觉器官直接认识协调客体。在协调过程中，尤其是在协商阶段，各方的利益需要常常通过各自的言谈举止表露出来，办公室人员要勤于观察，要善于倾听，从语言和非语言的信息传递中加以判断、分析，以确定各方的态度和倾向。如谁赞成什么和为何赞成，谁反对什么和为何反对，谁保持中立和为何中立，以及各方必保的目标、争取的目标和让步的目标等，都可以通过观察找到根据。

2.巧用幽默。即协调者使用某种幽默形式调节协调气氛。在协调进入关键阶段，协调气氛呈现紧张状态。这时，办公室人员可使用双关语、俏皮话、轶事、故事、反语等幽默形式调节气氛，从而缓解协调对象的紧张情绪，并冲淡或消除彼此之间的对立、僵持、争执等消极情绪。

（二）随机变通处理

协调是一个动态而多变的过程，协调者必须根据变化了的情况，随机对协调的内容、协调的程序、协调的目的和协调的方式等作出相应的调整。

当协调遇到困难而出现僵局时，协调者应避重就轻，迂回前进。如果只求速度，则会欲速则不达。在各种协调活动中，常会出现如果按照现有政策或既定方针行事，矛盾难以解决，协调无法进行。这就需要协调者从实际出发，作出非原则性的变动，以促进协调的成功。变通的方法有沿用惯例、比照办理、折衷行事等。特殊情况下，也不妨破例行事。

（三）有效控制局面

有效的协调必然伴随着有效的控制，控制是协调不可分割的组成部分。所有有效控制局面，就是协调中的控制艺术，如捕捉时机、把握环境和留有余地等。

1.捕捉时机。任何事物的发展变化都存在着时机，即事务向着有利方向发展的时间条件。协调是一种动态的管理过程，也同样存在着时机。由于时机因人、因地、因事而异，办公室人员要驾驭有利时机，就必须有强烈的时机意识和敏锐的判断能力。

2.把握环境。协调环境是协调活动赖以存在和发展的空间条件，大凡成功的协调，都与协调者能够把握环境有关。把握协调环境有三层含义：首先，要熟悉背景，如熟悉协调对象的组织概况、协调活动的社会动向和协调中可能发生的变化；其次，要创造气氛，如强化信息沟通、增强感情投资和运用舆论导向等；最后，要因地制宜，根据不同的对象，采取不同的办法。

3.留有余地。在学校办公室的协调工作中，有常规性协调和非常规性协调。所谓非常规性协调，即对以往未曾出现、无现成经验、也无章可循的偶发性事件的协调。为了减少常规性协调的盲目性，应付协调环境的意外变化，协调者在确定协调目标、拟定协调方案、实施协调计划和商定处理意见等方面，都要留有余地，做好多种打算，以至最坏的打算。

（四）积极化解矛盾

缓和矛盾、化解矛盾也是一种协调艺术。有效的调和不仅能淡化和平息对立情绪，为协调创造和谐的气氛，而且能促进协调各方作出一定的妥协或让步，进而消除对立，重归于好。

1.长于劝说。对于被协调者因矛盾而产生的争议、纠纷或冲突，学校办公室的首要任务是防止矛盾的扩大和激化，劝说是实现这一任务的妙法。劝说的核心是以理服人，使人听从。这就要求协调者运用劝说的技巧，如说长不道短、重提旧交情和寻找共同点等。劝说有劝导、劝告、劝诫和劝阻等类型，协调者可视协调对象和协调环境加以选择。

2.保持中庸。中庸是儒家的一种主张，意指待人接物采取不偏不倚、调和折中的态度。在协调中有条件地保持中庸，有时也能收到理想的效果。如在协调各方固执己见、相持不下的时候，适当采取中庸的做法，可以打破僵局，给协调带来转机。运用这种技巧，办公室人员要学会居中行事，折中处理；要善于诱导各方相互让步，有舍有取；要拿出妥协方案，劝说各方接受；要会察言观色，满足各方的心理需求，等等。

［1］程勉中.学校办公室管理基础.中国档案出版社，1999-12.

［2］苏朝晖.试论办公室系统的协调功能.办公业务，2002-1.

［3］章明春.高校办公室工作中的协调和信息服务职能.漳州职业技术学院学报，2007-4.